x建筑公司記錄管理制度
建筑公司記錄管理制度
1.目的
對(duì)公司管理體系記錄進(jìn)行有效控制,客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映體系運(yùn)行的有效性,用來(lái)證明符合綜合管理標(biāo)準(zhǔn)的要求。
2.范圍
適用于公司的綜合管理體系運(yùn)行記錄的控制。
3.相關(guān)文件
3.1《文件控制管理程序》
4.定義
5.職責(zé)
5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)為總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。
5.2責(zé)任部門
本制度的責(zé)任部門是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督檢查,負(fù)責(zé)建立公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全記錄總清單,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。
5.3相關(guān)部門
本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責(zé)為:建立本部門綜合管理記錄清單,本部門工作記錄清單,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理;負(fù)責(zé)本部門記錄的編制、標(biāo)識(shí)、貯存、保管。
5.4執(zhí)行層
本制度的執(zhí)行層是項(xiàng)目部,其職責(zé)為:建立本項(xiàng)目綜合管理記錄清單,本項(xiàng)目各相關(guān)工作記錄清單,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理;負(fù)責(zé)本部門記錄的編制、標(biāo)識(shí)、貯存、保管。
6.工作程序
6.1記錄的分類和范圍
記錄分為三類:
環(huán)境因素識(shí)別評(píng)價(jià)記錄;危險(xiǎn)源識(shí)別和重大危險(xiǎn)源評(píng)價(jià)記錄;法律法規(guī)獲取識(shí)別記錄;目標(biāo)、指標(biāo)記錄;環(huán)境/職業(yè)健康安全管理方案記錄;培訓(xùn)記錄;產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)記錄;與產(chǎn)品有關(guān)要求記錄;采購(gòu)控制記錄;過(guò)程確認(rèn)記錄;監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備控制記錄;不合格品控制記錄;分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄;內(nèi)外信息交流、協(xié)商產(chǎn)生的各種記錄;文件控制記錄;運(yùn)行控制所需的各種記錄;應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)記錄;監(jiān)視測(cè)量記錄;事故事件調(diào)查處理記錄;不符合糾正和預(yù)防措施記錄;記錄管理的記錄;內(nèi)審、管理評(píng)審記錄等。
6.2記錄的媒介形式
記錄的媒介形式為紙上表格和文字的形式,也可用其他形式,如采用磁帶、磁盤、照片、膠片等。
6.2記錄的標(biāo)識(shí)與編目
6.2.1為便于記錄的檢索和管理,每一種記錄應(yīng)有唯一的編號(hào)。
6.2.1.1對(duì)于與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄,其編號(hào)格式為:
md/jl-***-**
記錄順序號(hào)
綜合管理標(biāo)準(zhǔn)號(hào)
'記錄'拼音縮寫
明大公司代號(hào)
同時(shí)為滿足記錄標(biāo)識(shí)唯一性原則,記錄上還應(yīng)注明:記錄編制部門、編制日期、發(fā)生同類記錄的次數(shù)及本記錄總頁(yè)數(shù)和當(dāng)前頁(yè)號(hào)(發(fā)生同類記錄的次數(shù)編號(hào)在記錄表格no:處填寫)。
6.2.1.2對(duì)于上級(jí)規(guī)定的建筑工程施工技術(shù)資料有關(guān)的記錄,仍沿用原統(tǒng)一表式編號(hào)。
6.2.2編目
記錄保管部門應(yīng)將記錄分類保存,進(jìn)行編目,以便存取和檢索。
6.4記錄填寫
記錄應(yīng)做到保持清晰、數(shù)據(jù)真實(shí),并按要求正確填寫,且不應(yīng)涂改,文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、內(nèi)容要完整,簽證手續(xù)要齊全。
6.5記錄的收集、貯存、保護(hù)、保存期限、移交和歸檔的控制。
6.5.1綜合管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄,由相應(yīng)部門保存,保存期限為三年。
6.5.2工程竣工后,由項(xiàng)目部編制竣工技術(shù)資料,交工程部審核后,移交使用單位。,由公司工程部負(fù)責(zé)歸檔。竣工技術(shù)資料應(yīng)長(zhǎng)期保存。
6.5.3對(duì)于記錄的保護(hù),項(xiàng)目部應(yīng)做到裝袋或裝盒,防污、防潮、防火;檔案保管應(yīng)滿足檔案管理的環(huán)境條件,利于檢索和貯存,并注意做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬、防潮等工作。
6.5.4采用其他媒介形式的記錄,也應(yīng)有相應(yīng)的儲(chǔ)存條件,如軟盤應(yīng)注意防潮、防壓、防光、防磁,以避免儲(chǔ)存內(nèi)容丟失,必要時(shí)可復(fù)制備份。
6.6記錄的查閱、借閱
因工作需要查閱歸檔后的記錄,查閱人員需填寫《文件查閱、借閱、銷毀申請(qǐng)表》,經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱或借閱。
6.7記錄處置的控制
6.7.1各部門保管的綜合管理體系運(yùn)行的記錄超過(guò)保管期時(shí),由本部門填寫《文件查閱、借閱、銷毀申請(qǐng)表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。
6.7.2歸檔的記錄,按照《企業(yè)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。
6.8辦公室每季度對(duì)各部門和項(xiàng)目部的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理記錄的控制情況進(jìn)行一次檢查工作
