x建筑公司文件管理制度2
建筑公司文件管理制度
1.目的
對(duì)與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別,并在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運(yùn)行有關(guān)的文件的控制。
3.相關(guān)文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)是總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。
5.2本制度的責(zé)任部門(mén)是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。
5.3相關(guān)部門(mén)
本制度的相關(guān)部門(mén)是公司各職能部門(mén),其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的使用和管理;建立本部門(mén)受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。
5.4執(zhí)行層
本制度的執(zhí)行層是項(xiàng)目部,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部文件的使用和管理,建立本部門(mén)受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:
6.1.1第一類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊(cè):向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等:表述綜合管理體系的目標(biāo)指標(biāo)和如何實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的文件。
6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。
6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動(dòng)和過(guò)程的信息。
6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)。
6.2文件的編號(hào)
6.2.1綜合手冊(cè)的編號(hào)
md/sc -2010
批準(zhǔn)年號(hào)
手冊(cè)
明大公司代號(hào)
6.2.2綜合管理體系程序文件編號(hào)
md/c*-**-2010
批準(zhǔn)年號(hào)
程序編號(hào)
程序文件
明大公司代號(hào)
6.2.3各部門(mén)/項(xiàng)目部產(chǎn)生的文件(如:指導(dǎo)書(shū)、指南、規(guī)章制度等)
md/ gl(gy)-**-****
批準(zhǔn)年號(hào)
順序號(hào)
工藝技術(shù)文件代號(hào)
管理文件代號(hào)
明大公司代號(hào)
6.2.4記錄編號(hào)
見(jiàn)《記錄控制管理程序》
6.2.5部門(mén)簡(jiǎn)稱
工程部(工)、經(jīng)營(yíng)經(jīng)營(yíng)預(yù)算部(經(jīng))、辦公室(辦)。
6.2文件的受控狀態(tài)
6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)并標(biāo)明其版序號(hào)。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件應(yīng)分類編制受控文件清單,并對(duì)受控文件實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,及時(shí)獲得本行業(yè)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊(cè)由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門(mén)按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會(huì)審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門(mén)/項(xiàng)目部編制,根據(jù)文件性質(zhì)由公司各業(yè)務(wù)主管部門(mén)審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權(quán)限者,執(zhí)行相應(yīng)文件)。
6.4.4對(duì)于外來(lái)文件的適用性,應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。
6.5文件的發(fā)放
6.5.1對(duì)綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應(yīng)由規(guī)定的人員對(duì)文件的充分性和適宜性進(jìn)行審批,審批后方可進(jìn)行發(fā)放。
6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門(mén)根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個(gè)場(chǎng)所,確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
6.5.3當(dāng)對(duì)原文件有新的需求時(shí),可填寫(xiě)《文件復(fù)制(領(lǐng)用)申請(qǐng)表》,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用文件或復(fù)印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動(dòng)中必要時(shí)對(duì)文件重新進(jìn)行評(píng)審與更新,對(duì)更新文件再次批準(zhǔn)。
6.6.1當(dāng)文件的內(nèi)容、形式需要更改時(shí),由申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)表》,由原文件審批人簽發(fā),當(dāng)原審批人不在職時(shí),由現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后,應(yīng)通知使用有效文件的各場(chǎng)所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。
6.6.2當(dāng)文件經(jīng)過(guò)多次修改或發(fā)生大幅度變動(dòng)時(shí),由原編制部門(mén)提出申請(qǐng),換版發(fā)行,同時(shí)收回所有舊版文件,以防誤用。
6.6.4對(duì)于作廢的文件,由原編制部門(mén)回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進(jìn)行銷毀。出于積累知識(shí)或其它正當(dāng)理由而保留的作廢文件,必須加蓋'作廢'標(biāo)識(shí),由原編制部門(mén)登記。
6.7應(yīng)確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫(xiě)亂畫(huà),并易于識(shí)別文件的有效性。
6.8外來(lái)文件包括政府頒布的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來(lái)文件得到識(shí)別,應(yīng)按照文件控制要求進(jìn)行受控和發(fā)放。
