服務公司合同管理制度
行政人事管理制度文件
――科技服務公司合同管理制度
一、目的
為加強公司的合同管理工作,實現(xiàn)公司合同管理的制度化、規(guī)范化,預防與減少工作失誤,維護公司合法權益,擬定以下合同管理制度。
二、適用范圍
本制度適用于所有公司對外簽訂合同。
三、職責
(一)行政管理部:合同專員負責公司經(jīng)濟合同、業(yè)務收購合同的電子版存檔,紙質(zhì)版打印、回收、建檔、保管工作,負責招商部租賃合同的打印、分發(fā)、登記、回收、存檔、保管工作。
(二)合同承辦部門:負責合同的編寫、修訂。
(三)總經(jīng)辦:負責合同法律內(nèi)容審核。
(四)財務部:負責合同款項結算。
(四)其他關聯(lián)部門:負責合同專業(yè)技術及經(jīng)濟商務內(nèi)容審核。
四、合同的訂立
(一)公司推行合同示范文本制度。對在生產(chǎn)經(jīng)營活動中大量發(fā)生的常見合同,如《房屋出租合同》、《租賃合同》,應組織編制有關業(yè)務通行的規(guī)范合同文本,原則上不予更改,如有特殊情況要進行修改的,由合同承辦部門負責修改。
(二)規(guī)范合同文本修改以及其他合同訂立應遵循以下流程:合同承辦部門修改/編制合同→總經(jīng)辦審核→相關部門審核→合同簽訂。
(三)合同承辦部門應對合同相對方的主體資格、資質(zhì)、資信情況和履約能力等進行了解和調(diào)查;合同承辦部門在授權范圍內(nèi)與合同相對方進行談判;重大合同項目談判,應當由承辦部門牽頭,組成由商務、財務、技術、法律人員參加的談判小組,按專業(yè)和職責分工歸口把關,提出并優(yōu)化談判方案。對專業(yè)性強、技術內(nèi)容復雜的合同,應有相關技術專家參與談判,專家意見納入合同歸檔資料。
五、合同的履行
(一)合同正式生效前,不得實際履行合同。
合同生效后,合同承辦部門應當全面履行合同約定,落實質(zhì)量、數(shù)量、進度、工程變更、工期(交貨期限)、驗收、工程交接、付款等內(nèi)容,同時應接受合同主管部門對履約情況的監(jiān)督檢查。
(二)合同履行期間,合同承辦部門應妥善保管與合同相關的雙方函電、文書、傳真、往來憑證等相關證明資料。
(三)因合同履行情況發(fā)生變化需變更合同條款,承辦部門在征得總經(jīng)辦的同意并經(jīng)合同審核部門審核、合同管理部門備案后,與外部單位進行溝通協(xié)調(diào)更改合同。
六、合同管理
(一)招商部《房屋出租合同》管理
招商部《房屋出租合同》管理流程:行政專員打印合同→招商部經(jīng)理登記領用合同→招商部經(jīng)理發(fā)放給招商專員→招商專員簽約→招商部經(jīng)理審核合同→提交合同專員→合同專員審核、存檔并更新信息
1.行政管理部合同專員及時打印好帶有編號的合同,每份一式兩份,并蓋好合同章,各區(qū)域的合同編號均有分類(例:平樂村合同編號為pl00000、
