公司總部辦公管理制度范本
公司總部辦公管理制度
1.目的
為加強公司總部辦公管理,提高辦公效率,降低辦公成本,特制定本制度。
2.原則
2.1 辦公管理貫徹 '規(guī)范、效率、效益'的理念。
2.1.1 規(guī)范:以制度規(guī)范辦公管理。
2.1.2 效率:有助于提高整體工作效率。
2.1.3 效益:減少資源耗費,降低成本。
3.范圍
3.1 辦公管理的范圍包括:
3.1.1檔案管理。
3.1.2 辦公用品管理。
3.1.3 郵發(fā)管理。
3.1 4 文件打印管理。
3.1.5 辦公現(xiàn)場管理。
4.檔案管理
4.1 歸檔范圍:
4.1.1 由公司總部接收和發(fā)出的正式公文。
4.1.2 公司總部接收和發(fā)出的重要文書,主要指及總部及下屬公司各類規(guī)劃、年度計劃、規(guī)章制度、統(tǒng)計資料、財務審計報告及報表、勞動工資報告及報表、經(jīng)營情況報告及報表、公司級會議記錄、領導報告、決議、合同、協(xié)議、項目方案、通告、傳真電報等。
4.1.3 總部職員及下屬公司委派人員人事檔案、委任書。
4.1.4 各類證書
4.1.5 以上內(nèi)容的電子檔案
4.2 檔案管理由綜合管理部指定專人負責,規(guī)范編碼,設立卷宗。密級檔案必須保證安全。
4.3 檔案的借閱與索取
4.3.1 專業(yè)經(jīng)理以上級借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.3.2 部門總經(jīng)理借閱機密級以下密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.3.3 總裁可直接提檔所有檔案。
4.3.4 公司其他人員借閱絕密級文件需由總裁簽準,需借閱其他密級檔案時,需經(jīng)部門負責人批準,并辦理借閱手續(xù)。
4.3.5 借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總裁批準方可復制,一般內(nèi)部檔案由綜合管理部總經(jīng)理批準方可摘錄和復制。
4.4 檔案的銷毀:
4.4.1 任何組織或個人無權隨意銷毀歸檔的檔案材料。
4.4.2 若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級檔案須經(jīng)總裁批準后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,經(jīng)綜合管理部總經(jīng)理批準后方可銷毀。
4.4.3 經(jīng)批準銷毀的檔案,檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。
5.公文打印管理
5.1 本制度所指公文為公司對外的請示、報告及其它文書,對內(nèi)的以總部或部門名義發(fā)布的各類正式文件。
5.2 公司公文的打印工作由綜合管理部負責。
5.3 各部打印的公文、文件須經(jīng)本部門負責人簽字,交綜合管理部統(tǒng)一打印。
5.4 各部門打印的公文、文件一式兩份交綜合管理部統(tǒng)一存檔。
6.辦公用品的管理
6.1辦公室用品的采購:
6.1.1 綜合管理部制定每月辦公用品計劃及預算,報總經(jīng)理批準,并負責采購。
6.1.2 負責采購人員要做到價格合理、數(shù)量適中、品種滿足工作需要。
6.2 辦公用品入庫
6.2.1 采購人員購入的物品必須附有合格證及入倉單,倉庫保管員收票時要當面點清數(shù)目,檢查包裝是否完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應立即拆包清點數(shù)目,如發(fā)現(xiàn)實物與入倉單數(shù)量、規(guī)格不符,應向交貨人提出并通知有關負責人。
6.2.2 庫房物資存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別設帳。
6.2.3 物資入庫后,應當日入帳。所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確,不得隨意涂改
6.2.4 物資出庫須填出庫單,經(jīng)綜合管理部總經(jīng)理批準后方可出庫。
6.2.5 庫房物資一般不可外借特殊情況由綜合管理部總經(jīng)理批準。
6.3 辦公用品發(fā)放。
6.3.1 綜合管理部按計劃分發(fā)給各部門,由部門負責人指定專人領發(fā)。
6.3.2 計劃以外辦公用品領用,須經(jīng)綜合管理部總經(jīng)理批準方可領用。
6.3.3 新聘人員辦公用品,綜合管理部根據(jù)部門提供的名單,負責為其配備。
7.郵發(fā)管理
7.1 7.1 綜合管理部統(tǒng)一管理各部室郵發(fā)信件、郵件。所有公發(fā)信件、郵件由收發(fā)員登記,負責寄發(fā)。
7.2 綜合管理部負責在每年根據(jù)各部門的需要制訂報刊訂閱計劃報總裁審核批準后,辦理有關訂閱手續(xù)。
7.3 綜合管理部指定一名報刊管理人員每日負責將報刊進行處理、分類登記,并及時送達有關部門。
8.辦公現(xiàn)場管理。
8.1 員工形象的基本要求。
8.1.1 衣冠整潔、得體,按規(guī)定佩帶公司標志。
8.1.2 男員工不得留長發(fā)、胡須,女員工應化淡妝。
8.2 工作行為要求。
8.2.1 坐立規(guī)范,舉止文雅大方。
8.2.2 不聊天喧嘩。
8.2.3 不隨意串崗。
8.2.4 不用電話閑聊。
8.2.5 不做與工作無關的事。
8.2.6 參加重要會議注意關閉手提電話、bp機(或置震動檔)。
8.3 辦公環(huán)境要求。
8.3.1 每天下班前整理一次辦公環(huán)境。
8.3.2 辦公桌上擺放物品簡潔、整齊。
8.3.3 辦公區(qū)內(nèi)潔凈有序。
8.3.4 辦公區(qū)內(nèi)不任意懸掛、張貼物品。
8.3.5 辦公區(qū)內(nèi)除會客室外嚴禁吸煙。
9.附則
9.1 綜合管理部根據(jù)本制度制訂有關實施細則并下發(fā)落實。
9.2 全資子公司、絕對控股子公司參照本制度制訂本公司相關制度,要注意與本制度的接口。
9.3 本規(guī)定解釋權歸綜合管理部。
9.4 本規(guī)定經(jīng)總裁審批,從發(fā)布之日起生效。
