第1篇 物業(yè)公司辦公會(huì)議管理制度
物業(yè)公司辦公管理制度:會(huì)議管理制度
第一條管理原則:
一、為保證管理效率和會(huì)議質(zhì)量,根據(jù)服務(wù)中心日常工作安排和服務(wù)規(guī)范要求,制訂本管理制度。
二、會(huì)議管理制度旨在增強(qiáng)會(huì)議的規(guī)范性和操作性,提供會(huì)議質(zhì)量和效果。
第二條會(huì)議組織
會(huì)議組織遵照'誰(shuí)提擬,誰(shuí)組織'的原則。
一、部門綜合會(huì)議:公司員工大會(huì),整體工作部署、安排、計(jì)劃總結(jié)等,由辦公負(fù)責(zé)組織,部門領(lǐng)導(dǎo)主持召開。
二、專業(yè)會(huì)議:公司性技術(shù),業(yè)務(wù)綜合會(huì),由主管部門提出,部門負(fù)責(zé)人審批,部門主管負(fù)責(zé)組織召開。
三、部門工作會(huì):各部門召開的工作會(huì)由各部門負(fù)責(zé)人決定召開并負(fù)責(zé)組織。
四、外辦會(huì)議:有外辦單位組織的各種會(huì)議,由辦公負(fù)責(zé)組織安排。
五、會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定:
(一)主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng),檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況,做好會(huì)前準(zhǔn)備。
(二)主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后,將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等,進(jìn)行必要的說(shuō)明。
(三)會(huì)議進(jìn)行中,主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況,對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制,并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。
(四)屬討論、決策性議題的會(huì)議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時(shí)提交與會(huì)人表明意見;對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
(五)主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人(部門)達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。
第三條會(huì)議安排
一、行政事務(wù)會(huì)--總評(píng)當(dāng)月行政工作情況,安排布置下月工作任務(wù)。
二、公司員工大會(huì)--總結(jié)上期工作情況,部署本期工作任務(wù)。
三、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)--匯報(bào)、分析公司計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)成果,評(píng)價(jià)各方面的工作情況,肯定成績(jī),指出失誤,提出改進(jìn)措施,不斷提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。
四、部門事務(wù)--檢查、總結(jié)、布置工作。
五、每周例會(huì)--每周五2:30由部門負(fù)責(zé)人組織召開例會(huì),提出對(duì)各部門的工作安排及各部門匯報(bào)一周工作情況,布置下周工作安排。
六、每日晨會(huì)--每天早上8:00由部門負(fù)責(zé)人組織召開晨會(huì),聽取各部門昨日的工作匯報(bào),存在問(wèn)題,提出具體要求,對(duì)本日工作進(jìn)行安排。
七、臨時(shí)會(huì)議--主要是臨時(shí)交辦的工作任務(wù),突發(fā)事件,和其他外辦單位會(huì)議等。
八、會(huì)議安排的原則--小會(huì)服從大會(huì),局部服從整體,臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)?公司例會(huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。
九、公司月度例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi),其他會(huì)議盡量控制時(shí)間。
第四條會(huì)議準(zhǔn)備:
一、會(huì)議主持人和召集單位都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作(會(huì)議 議程,提案,匯報(bào)總結(jié)提綱,發(fā)言要點(diǎn),工作計(jì)劃草案決議決定草案,落實(shí)會(huì)場(chǎng),安排好座位,通知參會(huì)者)。
二、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議,月中無(wú)調(diào)整的,不再另行通知,由中心/部門按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人;
三、屬下列情況之一者,按'誰(shuí)提擬,誰(shuí)通知'的原則進(jìn)行會(huì)議通知:
1、未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議;
2、雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃,但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明;
3、其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。
4、參加公司例會(huì)人員無(wú)特殊原因不能請(qǐng)假,如請(qǐng)假需經(jīng)主持人批準(zhǔn)。
四、會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門;
五、會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議,應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知;涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。
六、會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:
1、會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料(如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等)準(zhǔn)備的組織工作;
2、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實(shí)會(huì)場(chǎng),布置會(huì)場(chǎng),備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等;
3、公司總部召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。
第五條會(huì)議紀(jì)律:
一、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì),并在《會(huì)議簽到表》上簽到,主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人,考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。
二、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅,緊扣議題。
三、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。
四、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議,原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。
五、遵守會(huì)議紀(jì)律,與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會(huì)人處,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請(qǐng)離開會(huì)場(chǎng)。
六、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。
七、討論式會(huì)議 參會(huì)人員應(yīng)知無(wú)不言,集思廣義,一經(jīng)會(huì)議決定之事,應(yīng)按期完成。
八、遲到、早退、缺席按正?？记谥贫忍幚?通知人員未通知到位同樣予以考勤處理
第六條會(huì)議記錄:
一、各類會(huì)議原則上由辦公負(fù)責(zé)記錄。
二、部門會(huì)議由部門主管或指定人員負(fù)責(zé)記錄。
三、 下列情況下,應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要:
(一)公司各類臨時(shí)行政會(huì)議;
(二)須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議;
(三)其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。
第七條會(huì)議室管理:
一、公司所有的員工非接待客人和參加會(huì)議,不得隨意進(jìn)入和會(huì)議室。
二、愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持清潔,會(huì)議結(jié)束后要整理好會(huì)場(chǎng)。
三、不得隨意移動(dòng)會(huì)議室,接待室的家具和物品,不得隨意拿走接待室的報(bào)刊,雜志等資料。
第2篇 物業(yè)管理公司辦公會(huì)議制度
物業(yè)管理公司辦公會(huì)議制度
一、會(huì)議種類及時(shí)間
1、公司月經(jīng)營(yíng)例會(huì)定于每月28日18:00召開;公司半月經(jīng)營(yíng)例會(huì)于每月15日18:00召開,以網(wǎng)絡(luò)會(huì)議形式,部門負(fù)責(zé)人參加;
2、各項(xiàng)目部周例會(huì)定于每周五下午18:00,每月第一次周例會(huì)要求班長(zhǎng)(含)以上管理人員全部參加,以后周例會(huì)主管以上人員參加;
3、服務(wù)中心每天召開工作例會(huì),做會(huì)議記錄,并以郵件形式報(bào)公司(指“總經(jīng)理、總辦和品質(zhì)部”以下相同);
4、部門全體員工會(huì)議各職能部門每周召開一次,服務(wù)中心每月至少召開一次,做好會(huì)議記錄并報(bào)公司。
二、會(huì)議要求
1、部門工作計(jì)劃和月報(bào)應(yīng)于每月27日12:00前報(bào)公司,半月報(bào)于15日12:00前報(bào)公司。每延誤一次罰款責(zé)任人50元。
2、與會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘到達(dá),不得無(wú)故遲到、缺席。因故不能按時(shí)參加公司級(jí)會(huì)議時(shí),須向總經(jīng)理請(qǐng)假,因故不能按時(shí)參加部門級(jí)會(huì)議時(shí),應(yīng)向部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假。無(wú)故遲到者,一次罰款20元;無(wú)故缺席者,一次罰款50元。
3、如遇特殊情況,公司級(jí)會(huì)議開會(huì)時(shí)間、方式(地點(diǎn))、參會(huì)者需要變更時(shí),由總辦負(fù)責(zé)通知,通知不及時(shí)罰款10元/次人。
4、公司會(huì)議由總辦組織并負(fù)責(zé)作記錄,并于次日下午18:00前整理出會(huì)議紀(jì)要并發(fā)至各部門郵箱。
5、相關(guān)部門應(yīng)定期召開部門會(huì)議,時(shí)間、地點(diǎn)、范圍由部門經(jīng)理根據(jù)本部實(shí)際情況自行擬定,并將相關(guān)信息通知總辦。
6、與會(huì)人員在會(huì)議開始前應(yīng)將手機(jī)置于靜音和振動(dòng)狀態(tài)。如因工作需要必須接聽,經(jīng)主持人同意后應(yīng)到室外接聽,否則罰款50元。手機(jī)每響鈴一次,罰款20元。
7、會(huì)議內(nèi)容未正式發(fā)布前,嚴(yán)禁外傳,公司同意傳達(dá)的內(nèi)容應(yīng)及時(shí)向員工傳達(dá);否則,對(duì)責(zé)任人處以100~500元的罰款。
