第1篇 物業(yè)設施設備檔案管理制度
物業(yè)設施設備檔案管理制度
1目的對設施設備技術(shù)資料進行控制,確保設施設備的可追溯性。
2適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設施設備技術(shù)資料的管理和控制。
3職責
3.1工程技術(shù)部辦公室負責對技術(shù)資料建檔并進行管理和控制。
3. .2工程技術(shù)部文員負責技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。
3. .3各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設施設備的資料管理。
4操作步驟
4.1技術(shù)資料的收集
4.1.1新購設備技術(shù)資料的收集
4.1.1.1 新購設備進行開箱驗收時,工程技術(shù)部文員負責收集設備隨帶的技術(shù)資料。
4.1.1.2 設備技術(shù)資料的原件應交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。
如使用部門需要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對其進行復印,并將復印件提供給使用部門。
4.1.1.3 復印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。
4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。
接管驗收完畢后,接管驗收小組負責將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。
小區(qū)可保留備份件或復印件。
4.1.3其他技術(shù)資料的收集
4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時應注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。
4.1.3.2 工程技術(shù)部文員平時應注意收集有關(guān)設備及設備廠家的最新技術(shù)資料。
4.2技術(shù)資料的存檔
4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。
4.2.2 工程技術(shù)部文員負責對技術(shù)資料進行編號。
4.2.3 工程技術(shù)部文員應建立“技術(shù)資料登記表”,記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數(shù)及復印件保存部門等。
4.3技術(shù)資料的使用
4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要,應由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。
由文員進行復印,核對無誤后并進行分發(fā),同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。
4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設備技術(shù)資料,必須出示部門負責人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。
4.4技術(shù)資料的作廢
4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應予以處理以下情況技術(shù)資料要進行作廢處理:a)該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴重抵觸,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的設備的技術(shù)資料;
c)因本身存在較大錯誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。
4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準。
4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章,同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”,并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準后定期統(tǒng)一銷毀。
4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準后,加蓋“保留”章后方可保留。
5記錄技術(shù)資料發(fā)放表。
第2篇 z物業(yè)轄區(qū)設施設備檔案管理制度
物業(yè)轄區(qū)設施設備檔案管理制度
1目的
對設施設備技術(shù)資料進行控制,確保設施設備的可追溯性。
2適用范圍
適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設施設備技術(shù)資料的管理和控制。
3職責
3.1工程技術(shù)部辦公室負責對技術(shù)資料建檔并進行管理和控制。
3..2工程技術(shù)部文員負責技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。
3..3各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設施設備的資料管理。
4操作步驟
4.1技術(shù)資料的收集
4.1.1新購設備技術(shù)資料的收集
4.1.1.1新購設備進行開箱驗收時,工程技術(shù)部文員負責收集設備隨帶的技術(shù)資料。
4.1.1.2設備技術(shù)資料的原件應交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對其進行復印,并將復印件提供給使用部門。
4.1.1.3復印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。
4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集
公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。接管驗收完畢后,接管驗收小組負責將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復印件。
4.1.3其他技術(shù)資料的收集
4.1.3.1工程技術(shù)部文員平時應注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。
4.1.3.2工程技術(shù)部文員平時應注意收集有關(guān)設備及設備廠家的最新技術(shù)資料。
4.2技術(shù)資料的存檔
4.2.1技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。
4.2.2工程技術(shù)部文員負責對技術(shù)資料進行編號。
4.2.3工程技術(shù)部文員應建立'技術(shù)資料登記表',記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數(shù)及復印件保存部門等。
4.3技術(shù)資料的使用
4.3.1技術(shù)資料如有分發(fā)需要,應由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。由文員進行復印,核對無誤后并進行分發(fā),同時填制'技術(shù)資料發(fā)放表'。
4.3.2公司員工需要查閱相關(guān)的設備技術(shù)資料,必須出示部門負責人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。
4.4技術(shù)資料的作廢
4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應予以處理
以下情況技術(shù)資料要進行作廢處理:
a)該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴重抵觸,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的設備的技術(shù)資料;
c)因本身存在較大錯誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。
4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準。
4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按'技術(shù)資料發(fā)放表'限期三日收回。
4.4.4所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋'作廢'章,同時填寫'作廢技術(shù)資料處理記錄表',并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準后定期統(tǒng)一銷毀。
4.4.5因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準后,加蓋'保留'章后方可保留。
5記錄
技術(shù)資料發(fā)放表
技術(shù)資料登記表
作廢技術(shù)資料處理記錄表
第3篇 物業(yè)設施設備檔案管理制度-9
物業(yè)設施設備檔案管理制度9
1目的
對設施設備技術(shù)資料進行控制,確保設施設備的可追溯性。
2適用范圍
適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設施設備技術(shù)資料的管理和控制。
3職責
3.1工程技術(shù)部辦公室負責對技術(shù)資料建檔并進行管理和控制。
3..2工程技術(shù)部文員負責技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。
3..3各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設施設備的資料管理。
4操作步驟
4.1技術(shù)資料的收集
4.1.1新購設備技術(shù)資料的收集
4.1.1.1新購設備進行開箱驗收時,工程技術(shù)部文員負責收集設備隨帶的技術(shù)資料。
4.1.1.2設備技術(shù)資料的原件應交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對其進行復印,并將復印件提供給使用部門。
4.1.1.3復印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。
4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集
公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。接管驗收完畢后,接管驗收小組負責將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復印件。
4.1.3其他技術(shù)資料的收集
4.1.3.1工程技術(shù)部文員平時應注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。
4.1.3.2工程技術(shù)部文員平時應注意收集有關(guān)設備及設備廠家的最新技術(shù)資料。
4.2技術(shù)資料的存檔
4.2.1技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。
4.2.2工程技術(shù)部文員負責對技術(shù)資料進行編號。
4.2.3工程技術(shù)部文員應建立“技術(shù)資料登記表”,記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復印份數(shù)及復印件保存部門等。
4.3技術(shù)資料的使用
4.3.1技術(shù)資料如有分發(fā)需要,應由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。由文員進行復印,核對無誤后并進行分發(fā),同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。
4.3.2公司員工需要查閱相關(guān)的設備技術(shù)資料,必須出示部門負責人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。
4.4技術(shù)資料的作廢
4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應予以處理
以下情況技術(shù)資料要進行作廢處理:
a)該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴重抵觸,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的設備的技術(shù)資料;
c)因本身存在較大錯誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。
4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準。
4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。
4.4.4所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章,同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”,并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準后定期統(tǒng)一銷毀。
4.4.5因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準后,加蓋“保留”章后方可保留。
5記錄
技術(shù)資料發(fā)放表
技術(shù)資料登記表
作廢技術(shù)資料處理記錄表
