小區(qū)大廈業(yè)主檔案管理制度-6

小區(qū)大廈業(yè)主檔案管理制度-6

小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度6

1.0業(yè)主檔案構成規(guī)定

1.1業(yè)主檔案

1.1.1 業(yè)主個人資料

1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話

1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式

1.1.1.4 身份證件復印件

1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務登記、企業(yè)法人代碼證復印件(企業(yè))

1.1.1.6業(yè)主(法人)照片

1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)

1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))

1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

1.1.2.2家庭成員工作或學習單位及聯(lián)系方式

1.1.2.3與業(yè)主關系

1.1.2.4各自照片

1.1.2.5各自聯(lián)系方式

1.1.3產籍資料

1.1.3.1購房合同復印件

1.1.3.2房地產權書復印件

1.1.3.3房屋面積測繪資料

1.1.3.4收樓通知書

1.1.3.5收樓證明書及確認書

1.1.3.6收樓驗收表

1.1.3.7業(yè)主領取物品(資料)記錄表

1.1.3.8鑰匙托管書

1.1.3.9防火責任書

1.1.3.10精神文明公約

1.1.3.11業(yè)主(臨時)公約

1.1.3.12前期物業(yè)管理服務協(xié)議(如有)

1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務公約(細則)

1.1.3.14房屋使用說明書及質量保證書

1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協(xié)議

1.1.4物業(yè)使用資料

1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質證書、裝修管理服務協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)

1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄

1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄

1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單

1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄

1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權書、申請書、保證書

1.1.4.7各種整改通知、費用單據(jù)、函件

1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)

2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定

2.1業(yè)主檔案由客戶服務部設專人統(tǒng)一負責管理,客戶主管負管理責任

2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

2.3業(yè)主檔案應按照《業(yè)主檔案構成規(guī)定》逐步安善內容

2.4業(yè)主檔案應保持完整、準確并及明更新

2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施

2.6 對業(yè)主檔案的保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進行編號、分類、集中存放

2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內容有關和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理

2.8 對保管的業(yè)主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應立即查找,并確介檔案的完整性

2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)

2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時,應將變化情況及時記錄在業(yè)主檔案中

2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱

2.12業(yè)主檔案應永久保存,并注意適時更新

2.13業(yè)產檔案應包括的內容(包括但不限于):業(yè)主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等

2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰