第1篇 集團公司檔案管理制度怎么寫
集團公司
(三) 第一章總則
第一條 為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條 本工作細則適用于江蘇__ __ 實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。第二章日常事務工作細則
第三條 檔案人員崗位職責
(一) 貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二) 負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三) 督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四) 負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。
(五) 負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。
(六) 負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。
(七) 做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八) 收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九) 對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。
(十) 認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條 流程圖
(一) 接收流程:材料齊全缺少材料
1.執(zhí)行標準
(1) 應歸檔文件齊全完整;
(2) 應歸檔文件為原件;
⑶ 及時登記;
2. 處理措施
(1) 檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2) 未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;
(二) 借閱流程
1.執(zhí)行標準
(1) 借閱登記;
(2) 保持文檔完整;
⑶ 遵守。
2. 處理措施
(1) 違反規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;
(2) 涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。
⑶ 由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4) 檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。第三章附則
第五條 檔案管理考核辦法
(一) 為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二) 檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;
(三) 集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;
(四) 檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五) 考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。
(六) 考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。
第六條 本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經(jīng)辦。
第七條 本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。
第2篇 集團公司檔案管理制度3
集團公司檔案管理制度(三)
第一章總則
第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條本工作細則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務工作細則
第三條檔案人員崗位職責
(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。
(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。
(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。
(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執(zhí)行標準
(1)應歸檔文件齊全完整;
(2)應歸檔文件為原件;
(3)及時登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執(zhí)行標準
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;
(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;
(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。
(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。
第六條本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經(jīng)辦。
第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。
第3篇 水務集團公司檔案管理制度
河套水務集團公司檔案管理制度(暫行)機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的珍貴資料進行科學保存和管理，以便于在工作過程中總結工作經(jīng)驗，指導工作開展，提供可靠依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的指導作用和記查作用，根據(jù)目前集團公司的辦公條件，特制定本制度以規(guī)范集團公司檔案管理工作。
一、公司檔案管理的基本原則
集中管理與分散管理相結合，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理，其他部門業(yè)務檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。
二、公司檔案的歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀要、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目申報資料、工程技術資料等具有參考價值的文件資料。
三、公司檔案管理責任
集團公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設專(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責：
1、要維護好公司及各部門的原始工作資料及單據(jù)齊全完整;
2、要負責及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應的目錄，以便于工作需要時索引查找;
3、檔案管理員要有良好的保密習慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負責收回;
4、要樹立高度的法制意識和觀念。
四、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料。歸檔資料應為電子版和打印件各一份。
3、凡應該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負責及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
4、各部門以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。
五、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負責人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經(jīng)理核批。
3、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
六、檔案管理工作檢查與考核
集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核，具體要求如下：
1、沒有設置檔案管理人員崗位，扣1分;
2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;
3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;
4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;
5、沒有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴重，扣0.5分
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負責人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀。
4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
公司檔案管理制度
公司檔案管理制度是一篇規(guī)則方案的范本，由課件之家為您精心整理，如果您覺得公司檔案管理制度不錯的話，請把公司檔案管理制度加到您的收藏夾里面或告訴你的朋友。
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。
凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第4篇 某某集團公司檔案管理制度
某集團公司檔案管理制度
第一條 范圍及職責
1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門需存檔的資料:
2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;
2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;
2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡建設實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設計方案等;
2.5 商場
2.6 招商部:
2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。
3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。
5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統(tǒng)一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續(xù)。
2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。
4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。
第三條 銷毀
1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。
2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領導批準。
3、凡經(jīng)批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
2、本制度的解答權歸人事行政部。
第5篇 房地產(chǎn)集團公司項目檔案管理制度
房地產(chǎn)集團有限公司項目檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規(guī),結合 本公司實際,特制定本制度。
第二條 項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。
第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。
第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 檔案的分類
第五條建設工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項目建議書及批復;
2、可行性研究報告及批復;
3、項目評估意見;
4、環(huán)境影響報告書(表);
5、設計任務書、計劃任務書;
6、選址意見書。
(二)基礎、設計、施工前準備資料
1、基礎資料
(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。
2、設計文件
(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;
(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;
(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;
(4)經(jīng)過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。
3、施工準備資料
(1)征用土地批準文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補償安置協(xié)議書;
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協(xié)議書;
(5)建設工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。
第六條 施工技術文件資料
(一)開工報告,停工、復工報告;
(二)施工組織設計、施工方案;
(三)圖紙會審紀要;
(四)工程技術、質(zhì)量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;
(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術復核記錄;
(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;
(十四)構件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;
(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調(diào)試記錄;
(十七)工程變更設計聯(lián)系單;
(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;
(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗收記錄;
(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評定表;
(二十三)分項、分部工程質(zhì)量評定表;
(二十四)竣工報告;
(二十五)交工驗收材料;
(二十六)設計、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術總結,工程監(jiān)理總結,工程試運行記錄;
(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;
(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報告;
(三十)工程質(zhì)量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計。
第七條 竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類建筑、結構專業(yè)圖;
2、各類電氣專業(yè)圖;
3、電信專業(yè)圖;
4、煤氣專業(yè)圖;
5、各類給、排水工程專業(yè)圖;
6、供熱、冷專業(yè)圖;
7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;
3、構筑物結構圖;
4、各種管線特征點圖;
5、管網(wǎng)綜合圖。
第八條 竣工測量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;
2、竣工測量施測方案;
3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,
4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點的觀察手簿
2、光電測距記錄;
3、水準觀測手簿;
4、平面、立面求算值的計算書;
5、控制點分布略圖、成果表。
(三)地形測量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖
;
2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。
第九條 建設(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;
(四)工程延期、費用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報告;
(六)工程移交證書。
第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。
第三章 檔案的收集和歸檔
第十一條 在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內(nèi)負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質(zhì)量關。
第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。
第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。
第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。
第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:
(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;
(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。
第四章 檔案的組卷和移交
第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,分類科學、組卷合理。
第二十一條 項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷。
第二十二條 施工技術文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。
第二十五條 項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。
第二十六條 項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。
第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內(nèi),綜合管理部應主動與當?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。
第二十八條 移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。
第五章 附則
第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。
第三十條 本制度自印發(fā)之日起施行。
第6篇 集團公司檔案管理制度
《xx集團檔案管理制度》
第一章總則
第一條為了加強集團檔案管理工作，確保檔案的完善和齊全，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關文件精神，結合集團實際情況，制定如下檔案管理制度。
第二章立卷歸檔
第二條歸檔范圍
凡記述反映本單位各種活動，具有查考利用價值并已辦理完畢的文件均屬歸檔范圍，確定歸檔與不歸檔應遵照國家檔案局有關規(guī)定執(zhí)行。
第三條歸檔時間
1、辦理完畢的工作文件和應歸檔的報表，在月底或次月10日前整理立卷，移交檔案室，并辦理移交、接收手續(xù)。
2、基建文件材料待工程竣工收后及時歸檔。
3、會議文件、照（底）片、獎狀、錦旗、錄音（像）帶等，采取平時歸檔方法進行，即隨時產(chǎn)生隨時歸檔。
第四條收集整理要求
1、按照歸檔范圍及時、完整、準確收集本單位工作中形成的各種文件材料。
2、歸檔的文件其制作程序符合規(guī)范要求，制成材料具有耐久性。
3、卷內(nèi)文件材料排列有序，反映問題集中，保持文件間的有機聯(lián)系。
4、案卷標題簡明確切，能充分提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。
5、卷內(nèi)頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內(nèi)容填寫清楚、正確、完整。
6、卷內(nèi)文件無金屬物，破損的文件必須修復，案卷裝訂結實美觀。
7、檔案分類、組卷科學，便于保管和利用。
8、應編制好各類檔案的檢索工具、無積存、零散材料。
第三章檔案室管理
第五條檔案庫房必須符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的要求；設置窗簾，配備滅火器、溫濕度計、空調(diào)等保護設施，四周無危及庫房安全的隱患。
第六條定期搞好庫房衛(wèi)生，檢查檔案破損、褪變情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
第七條檔案庫房專人管理，無關人員不得隨意進入庫房。
第四章檔案統(tǒng)計
第八條要定期對檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結構及檔案的形成規(guī)律進行分析，為制定檔案工作計劃，總結經(jīng)驗教訓提供依據(jù)。
第九條要保證數(shù)字的準確性，堅持實事求是，嚴格認真對待每一個文字，如實反映情況，使統(tǒng)計數(shù)字準確，符合客觀事實。
第十條對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時統(tǒng)計，并按規(guī)定向檔案管理部報送檔案工作情況統(tǒng)計表。
第十一條對本公司檔案及檔案工作情況要定期調(diào)查，及時進行統(tǒng)計分析，并按規(guī)定上報集團行政管理中心檔案管理部。
第十二條檔案統(tǒng)計工作必須遵循國家統(tǒng)計工作要求，執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》，用科學的標準和方法使統(tǒng)計工作科學化。
第五章檔案保管
第十三條對接收進綜合檔案室的檔案，應按規(guī)定嚴格分類、組卷、編目，對不符合要求的案卷進行必要的補充、加工整理。
第十四條加強檔案管理，編制科學、實用的檔案檢索工具，方便對檔案的有效利用。
第十五條積極做好檔案的利用工作，建立借閱登記和利用效果登記
第十六條加強檔案信息資源的開發(fā)利用，維護檔案實體的完整與安全。
第十七條對保管期滿后沒有參考利用價值的檔案，經(jīng)過集團行政管理中心有關
部門和集團行政負責人的批準，造具清冊后進行銷毀。
第十八條對檔案保管情況要定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，應及時進行修補、復制或其他處理。
第六章檔案保密
第十九條不該說的機密，絕對不說。
第二十條不該問的機密，絕對不問。
第二十一條不該記錄的機密，絕對不記錄。
第二十二條不得在公共場所傳播與機密有關的事項。
第二十三條不得在不保密的地方存放機密文件。
第二十四條不得隨意向他人提供機密材料。
第二十五條不準把檔案資料帶出檔案室
第二十六條嚴格執(zhí)行查閱規(guī)定和各種管理制度。
第二十七條復印機密文件、資料，嚴格按復印有關規(guī)定辦理。
第二十八條檔案員調(diào)動工作時，應認真辦好移交手續(xù)。
第七章檔案利用
第二十九條凡本單位各部門需查閱檔案材料，應辦理查閱登記手續(xù)，查閱機密檔案需經(jīng)檔案歸屬部門的權限領導簽字同意后方可查閱，未經(jīng)審批人員不得查閱檔案。
第三十條未辦理查閱手續(xù)和發(fā)現(xiàn)查閱手續(xù)不全者，檔案室拒絕提供查閱檔案。
第三十一條查閱檔案只限在指定場所進行，未經(jīng)批準不得將案卷帶出檔案室。
第三十二條在借閱過程中，應保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁、撕毀、污損、劃杠、拆角、添字等，對無故損壞檔案者視情節(jié)輕重酌情處理。
第三十三條嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
第三十四條檔案員認真對歸還的檔案進行復查其完整程度，辦理注銷手續(xù)，并視情況及時追究。
