第1篇 投資項目檔案管理制度規(guī)定
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。
第一條 “投資項目”是指：
(一) 因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
第二條
(二) 因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。 建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負責建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。
第三條
全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設(shè)以下四類檔案，并將各項目本身作為目：
(一) 全資投資項目類;
(二) 合資合作投資項目類;
(三) 內(nèi)地投資項目類;
(四) 境外投資項目類。
第四條
全資投資項目檔案包括的必要文件是：
(一) 新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;
(二) 給政府的請求報告和政府批文;
(三) 企業(yè)章程和董事會決議;
(四) 總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);
(五) 資信證明或資金來源證明;
(六) 產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(七) 項目實際投資金額證明材料;
(八) 歷年經(jīng)營業(yè)績。
第五條
合資合作投資項目檔案包括的文件是：
(一) 新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二) 外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三) 給政府的申請報告和政府批文;
(四) 合資企業(yè)合同書;
(五) 合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六) 合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七) 合資各方資信證明或資金來源證明;
(八) 各方(中方)主管單位意見;
(九) 合資各方委派的董事名單;
(十) 進口設(shè)備、辦公用品清單;
(十一) 工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二) 產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(十三) 項目實際投資金額證明材料;
第六條
(十四) 歷年經(jīng)營業(yè)績。 內(nèi)地投資項目包括的必要文件是：
(一) 給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二) 企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三) 合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四) 企業(yè)成立或變更時的政府批文;
(五) 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;
(六) 派出負責人的法人授權(quán)委托證明書;
(七) 會計師事務(wù)所的驗資報告;
(八) 當年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;
(九) 銀行開具的資信證明;
(十) 企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;
(十一) 政府主管部門批文;
(十二) 工商局批文;
(十三) 外出興辦企業(yè)當?shù)卣呐?
(十四) 外出興辦企業(yè)當?shù)毓ど叹峙?
(十五) 外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
(十六) 項目實際投資金額證明材料;
第七條
(十七) 歷年經(jīng)營業(yè)績。 境外投資項目檔案包括的必要文件是：
(一) 給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;
(二) 可行性研究報告;
(三) 海外公司合同、章程;
(四) 投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五) 投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;
(六) 外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來源的書面審查材料;
(七) 政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;
(八) 政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九) 海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十) 項目實際投資金額證明材料;
第八條
項目檔案的收集和保管
(一) 投資發(fā)展部設(shè)建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應(yīng)認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復(fù)印件;
(二) 各項目負責人將項目文件交給建檔員時，建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人，并由文件交付人簽字認可;
(三) 文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字，按性質(zhì)進行編號、歸檔;
(四) 項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。
第九條
項目檔案的查閱
(一) 總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù);
(二) 集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱;
(三) 外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;
(四) 項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復(fù)制時，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;
(五) 查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。
第十條
所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應(yīng)追究其責任。
第十一條
由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第2篇 投資項目檔案管理規(guī)定制度
投資項目檔案管理規(guī)定
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。
第一條“投資項目”是指:
(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。
第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負責建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營
性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類
投資項目文件資料的管理。
第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項
目本身作為目:
(一)全資投資項目類;
(二)合資合作投資項目類;
(三)內(nèi)地投資項目類;
(四)境外投資項目類。
第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;
(二)給政府的請求報告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(七)項目實際投資金額證明材料;
(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:
(一)新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書;
(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進口設(shè)備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(十三)項目實際投資金額證明材料;
(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第六條內(nèi)地投資項目包括的必要文件是:
(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;
(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;
(六)派出負責人的法人授權(quán)委托證明書;
(七)會計師事務(wù)所的驗資報告;
(八)當年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當?shù)卣呐?
(十四)外出興辦企業(yè)當?shù)毓ど叹峙?
(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
(十六)項目實際投資金額證明材料;
(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;
(二)可行性研究報告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;
(六)外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項目實際投資金額證明材料;
第八條項目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負責項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認真配合其
工作
,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理
辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;
(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時,建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱
、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進行編號、歸檔;
(四)項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。
第九條項目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或
借用手續(xù);
(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準證明。經(jīng)執(zhí)委
會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后
,方
能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查
閱理由;
(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時,必須經(jīng)
執(zhí)委主任批準,由建檔員詳細登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時,建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。
第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職
,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責任。
第十一條由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續(xù)
,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
