應急管理局安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度
應急管理局安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度
一?總?則
第一條?為加強和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰案卷管理，提高執(zhí)法工作質量，根據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》、《安全生產(chǎn)違法行為行政處罰辦法》、《安全生產(chǎn)監(jiān)管檔案管理規(guī)定》等規(guī)定，結合我市實際，制定本制度。
第二條?本制度所稱行政處罰案卷，是指將對行政程序本身的記載以及行政行為所根據(jù)的一切文獻資料，按照行政執(zhí)法過程的關聯(lián)性，進行排列、編注頁碼、填寫目錄并裝訂成冊的行政執(zhí)法文書組合。
第三條?行政處罰案件具體承辦人應當收集、核查、修補、整理案件的各種文書及證據(jù)材料，對案卷制作的真實性、完整性、規(guī)范性、科學性負責。
第四條?全市安全生產(chǎn)執(zhí)法工作應按本制度做好行政處罰案件案卷立卷歸檔工作。
二?案卷材料排列原則
第五條?適用一般程序作出的行政處罰類案件，涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的案件和一般以上事故處罰案件，原則上應當實行一案二卷（正卷、副卷）一號。依法不宜公開的案件材料和行政處罰集體討論記錄，應當裝入副卷。適用簡易程序作出的行政處罰案件和前款規(guī)定以外的其他事故類處罰案件實行一案一卷。
第六條?案卷文書材料編目順序，應遵循行政執(zhí)法程序，按照執(zhí)法階段，遵守如下排序原則：
1.證據(jù)及密切關聯(lián)材料依時間排序。
2.實體決定在前，程序決定在后；批復件在前，請示件在后；正件在前，附件在后；轉發(fā)件在前，原件在后；結論件在前，依據(jù)件在后;法律文書在前，其他證據(jù)材料及相關材料在后。
3.同一案件中行政執(zhí)法對象不同的，法人文書材料在前，個人文書材料在后。
4.同一案件中行政處罰對象同類的，處罰重的在前，處罰輕的在后。
5.附圖或附表的文件材料排序，文字材料在前，附圖或附表在后。
6.事故案卷中，負責事故調(diào)查的人民政府的批復文件（附事故調(diào)查報告）排在結論性文書之前，其余事故調(diào)查材料作為證據(jù)材料按時間順序排列。
三?案卷材料排列順序
第七條?適用簡易程序作出的行政處罰案卷材料排列順序為：
（一）案卷封面；
（二）卷內(nèi)目錄；
（三）行政（當場）處罰決定書；
（四）送達回執(zhí)；
（五）立案審批表；
（六）罰款收據(jù)；
（七）結案審批表；
（八）現(xiàn)場檢查記錄、詢問筆錄及相關證據(jù)。
第八條?適用一般程序作出的行政處罰案卷材料排列順序為：
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.行政處罰決定書；
4.送達回執(zhí)；
5.案件處理呈批表（決定）；
6.立案審批表；
7.行政處罰集體討論記錄；
8.行政處罰告知書；
9.聽證告知書；
10.案件處理呈批表（告知）；
11.罰款催繳通知書；
12.延期繳納罰款審批表；
13.延期繳納罰款批準書；
14.強制執(zhí)行申請書；
15.罰款收據(jù)；
16.案件移送審批表；
17.案件移送書；
18.結案審批表；
19.對當事人制發(fā)的其他法律文書（按照制發(fā)日期先后排列）；
20.證據(jù)材料：
（1）現(xiàn)場檢查記錄（初次）；
（2）責令限期整改指令書；
（3）現(xiàn)場檢查記錄（復查）；
（4）整改復查意見書；
（5）現(xiàn)場處理措施決定書；
（6）強制措施決定書；
（7）詢問通知書；
（8）詢問筆錄（附被調(diào)查和被詢問人的身份證明、授權委托書、委托人的身份證明）；
（9）企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件、法人代表（企業(yè)負責人）及安全管理人員培訓合格證書、相關人員任職文件等證明材料；
（10）當事人陳述；
（11）證人證言；
（12）鑒定結論（包括委托鑒定書、鑒定機構資質證明、鑒定報告、抽樣取證記錄等）；
（13）有關書證（包括帳冊復印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復印件等）；
（14）有關物證（包括實物、現(xiàn)場照片、實物照片等）；
（15）視聽資料、計算機數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明）；
（16）勘驗筆錄；
（17）其他證據(jù)材料。
21.查封、扣押財物處理憑證（轉退還財物清單、當事人收回財物收據(jù)）；
22.沒收物品的處理記錄（統(tǒng)一入庫的，附入庫單；銷毀的，附銷毀記錄及照片；拍賣或變賣的，按規(guī)定保存相應手續(xù)材料，包括沒收物品變價款收據(jù)）；
23.案件處理過程中形成的應歸檔并可以公開的其他材料；
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.案源材料（包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監(jiān)督檢查報告、上級機關交辦或者有關部門移送的材料）；
4.案件調(diào)查終結報告；
5.聽證報告書等材料；
6.其他有關內(nèi)部討論材料。
第九條?事故行政處罰類案卷材料排列順序為：
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.事故調(diào)查報告批復；
4.事故調(diào)查結案請示；
5.事故調(diào)查報告；
6.行政處罰決定書；
7. 送達回執(zhí)；
8.案件處理呈批表（決定）；
9.立案審批表；
10.行政處罰集體討論記錄；
11.行政處罰告知書；
12.聽證告知書；
13.案件處理呈批表（告知）；
14.罰款催繳通知書；
15.延期繳納罰款審批表；
16.延期繳納罰款批準書；
17.強制執(zhí)行申請書；
18.罰款收據(jù)；
19.案件移送審批表；
20.案件移送書；
21.結案審批表；
22.對當事人制發(fā)的其他法律文書（按照制發(fā)日期先后排列）；
23.證據(jù)材料：
（1）現(xiàn)場檢查記錄（初次）；
（2）責令限期整改指令書；
（3）現(xiàn)場處理措施決定書；
（4）強制措施決定書；
（5）詢問通知書；
（6）詢問筆錄（附被調(diào)查和被詢問人的身份證明、授權委托書、委托人的身份證明）；
（7）企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件、法人代表（企業(yè)負責人）及安全管理人員培訓合格證書、相關人員任職文件等證明材料；
（8）當事人陳述；
（9）證人證言；
（10）有關書證（包括帳冊復印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復印件等）；
（11）有關物證（包括實物、現(xiàn)場照片、實物照片等）；
（12）視聽資料、計算機數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明）；
（13）勘驗筆錄；
（14）其他證據(jù)材料。
24.查封、扣押財物處理憑證（轉退還財物清單、當事人收回財物收據(jù)）；
25.案件處理過程中形成的應歸檔并可以公開的其他材料;
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.案源材料（包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監(jiān)督檢查報告、上級機關交辦或者有關部門移送的材料；頁碼起始頁）；
4.安全監(jiān)管部門檢查事故單位整改落實情況報告；
5.事故單位落實防范和整改措施的情況報告；
6.組成事故調(diào)查組通知；
7.調(diào)查組成員名單及簽字；
8.技術鑒定報告（含技術專家組名單及簽字）；
9.事故單位營業(yè)執(zhí)照復印件等主體證明材料；
10.傷亡者基本情況及相關醫(yī)學病理證明（含身份、勞動關系、收入等）；
11.調(diào)查詢問筆錄（被詢問人的身份證明材料附后，包括被詢問人的身份證復印件、授權委托書、委托人的身份證復印件）;
12.當事人陳述;
13.證人證言;
14.鑒定結論（包括鑒定委托書、鑒定機構的資質證明、鑒定報告、抽樣取證記錄等）;
15.有關書證（包括帳冊復印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復印件等）;
16.有關物證（包括實物、現(xiàn)場照片、實物照片等）;
17.視聽資料、計算機數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明）;
18.勘驗筆錄;
19.其他證據(jù)材料（與案件定性有關聯(lián)、具有證明力的其他證據(jù)材料）;
20.財物處理單據(jù)（轉退還財物清單、當事人收回財物收據(jù)）;
21.事故調(diào)查組內(nèi)部討論記錄及簽名；
22.其他事故調(diào)查組成員單位意見；
23.事故善后處理情況；
24.其他需要搜集整理入卷材料；
四?案卷材料填寫要求
第十條?行政執(zhí)法案卷內(nèi)所有執(zhí)法文書應統(tǒng)一使用《安全生產(chǎn)監(jiān)管執(zhí)法手冊》印發(fā)的執(zhí)法文書式樣。
第十一條?案卷封面內(nèi)容要求為：
（一）題頭：注明案件辦理部門。
（二）文書文號：文書文號是案卷首頁的編號，由地區(qū)簡稱+文書簡稱+年份+序號組成。序號可以按照本單位統(tǒng)一編寫，如“福應急案〔2019〕1 號”文書文號應當與其他執(zhí)法文書一致。
（三）卷宗類別：正卷和副卷。
（四）案件名稱：案件名稱應當準確、簡潔描述，直接反映案件的要素，并且在案件材料中保持前后一致。
案件名稱表述主要分為以下三類：
1.事故類：事故單位+事故發(fā)生月日+事故等級+事故類別+案，如“xx 公司12.13 較大坍塌事故案”；
2.違法行為類：違法主體+違法行為+案，如“xx 公司違法轉讓安全生產(chǎn)許可證案”。
3.非法行為類：違法主體+非法行為+案，如“xx 公司未取得安全生產(chǎn)許可證案”。
（五）類別：案卷類別分為簡易程序行政處罰案卷和一般程序行政處罰案卷，一般程序案卷又分為事故案卷和非事故案卷。
（六）案由：案由是對案件性質的初步定性，按照違法行為分類填寫。具體如下：
1.安全生產(chǎn)行政許可類違法；
2.安全生產(chǎn)管理機構和管理人員類違法；
3.安全生產(chǎn)建設項目類違法；
4.安全生產(chǎn)規(guī)章制度類違法；
5.安全生產(chǎn)教育培訓類違法；
6.安全生產(chǎn)資金投入類違法；
7.安全生產(chǎn)隱患管理類違法；
8.生產(chǎn)安全事故應急救援類違法；
9.安全生產(chǎn)承包租賃類違法；
10.安全生產(chǎn)警示標志類違法；
11.重大危險源管理類違法；
12.安全生產(chǎn)中介機構類違法；
13.安全設備使用維護類違法；
14.生產(chǎn)經(jīng)營單位作業(yè)現(xiàn)場管理類違法；
15.生產(chǎn)安全事故報告類違法；
16.生產(chǎn)安全事故責任類違法；
17.其他類違法案件，對違法行為定性后填寫。
（七）立案日期：同立案審批表的審批時間。
（八）結案日期：同結案審批表的審批時間。
（九）辦理結果：處理結果應當寫明當事人違反的法律規(guī)定、處罰依據(jù)和處罰內(nèi)容，引用法律條文應具體到條、款、項、目，并且與行政處罰決定書相一致。
（十）承辦人員：填寫該案件具體承辦人姓名。
（十一）歸檔日期：具體存檔的時間。
（十二）歸檔號數(shù)：按照本單位統(tǒng)一的順序排列編號。
（十三）保存期限：按檔案管理要求填寫。
第十二條?卷內(nèi)目錄內(nèi)容包括序號、文件名稱及編號、日期、頁號、備注五項。
序號即卷內(nèi)文件的編號，以整份文件材料為單位，一文一號，使用阿拉伯數(shù)字排列填寫。
文件名稱及編號應當填寫文件材料全稱及文件編號，無編號的文件應填寫制發(fā)或者提供該文件的法人組織和個人名稱。
日期應當填寫文件材料制成或印發(fā)的日期。
頁號即卷內(nèi)文件所在之頁的頁碼，填寫每份文件的起止頁碼。
備注根據(jù)需要填寫文件說明事項,如復印件。
卷內(nèi)目錄應當填寫真實、全面、客觀，與卷內(nèi)材料相符；
無簽字以及行文日期等材料，應考證補充清楚再填寫。
第十三條?卷內(nèi)備考表是填寫該卷有需要加以說明與解釋的情況，包括：盒內(nèi)文件情況說明（如卷內(nèi)材料件數(shù)、頁數(shù)；卷內(nèi)文件是否完整，有無破損；是否有重要價值或特別意義的文件等）；整理人（由檔案整理者簽名）；檢查人（由案卷質量審核者簽名）；日期（由檢查人填寫）。?卷內(nèi)備考表放置于案卷末頁。
第十四條?案卷封面、目錄、備考表一律采取打印制作。
五?案卷材料的整理
第十五條?整理完畢的案卷，質量應符合下列標準：
文件材料齊全完整；排列分類系統(tǒng)條理；書寫標記整齊規(guī)范；裝訂折疊美觀簡潔。
第十六條?按照“誰辦案、誰立卷”的原則，從調(diào)查或者立案之日起，承辦人員就應當開始系統(tǒng)收集有關文書，做好立卷的前期準備。承辦人員應當自案件辦結之日起15 日內(nèi)立卷完畢。
第十七條?在行政處罰決定發(fā)生法律效力后，當事人提起行政復議或者行政訴訟形成的檔案，可以合并入原案卷保管，或者另立附卷保管。
第十八條?案卷文書材料一般應使用打印的文書原件，尺寸規(guī)格為a4 型紙；不能使用文書原件的，可使用與原件核對無誤的a4 型紙張復印件，并注明出處及加蓋文書原件保管單位公章。
第十九條?案卷材料確需手工填寫的，不得使用不耐久字跡材料書寫，應使用碳素墨水、藍黑墨水或墨汁書寫，字體工整、清晰。文書材料有涂改的應更換修正后的文書原件，不能更換的，應由相關人員在涂改處按指印確認。
第二十條?案卷文書材料整理應注意下列事項：
（一）照片與破損、字跡模糊或容易褪色的鉛筆、圓珠筆等文書材料以及紙張較小、輕薄的文書應復印或托裱，復印件應置于原件前面；
（二）大于a4 型標準規(guī)格的紙張應折疊，小于a4 型標準規(guī)格的紙張應托裱；
（三）案卷裝訂不得覆蓋住字跡或圖表畫面；
（四）需要附卷保存的信封，要打開展平加貼襯紙,并保留郵票、郵戳；
（五）文書材料上的金屬物必須剔除，以防銹蝕；
（六）案卷裝訂應當采取線裝，加蓋檔號章。
第二十一條?案卷材料除空白頁外，凡載有文字、圖表的正反面均一頁編一號，依次用阿拉伯數(shù)字逐頁編寫頁碼。編碼可用頁碼機戳蓋。正頁在右上角、反頁在左上角編寫，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁碼。
第二十二條?歸檔的錄音帶、錄像帶、視頻等聲像檔案，應轉換成格式統(tǒng)一的數(shù)字信息進行存儲，并在載體上注明當事人的姓名、案由、案號、承辦單位、錄制人、錄制時間、錄制內(nèi)容，并按形成順序逐盤登記造冊歸檔。歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應裝訂入卷；不能裝訂入卷的，應拍照入卷，證物放入證據(jù)袋內(nèi)，并貼上標簽，注明證據(jù)名稱、數(shù)量、種類、制作的時間、地點和所在案件案卷號等事項。
六?案卷的移交
第二十三條?案件承辦人應在每年3 月底前，將上一年度已辦結的案件檔案移交本單位檔案室集中統(tǒng)一保管。移交前應由檔案管理人員對案卷和附卷證物進行當場清點接收，編制移交清冊，辦理移交手續(xù)。電子文件應當隨紙質案卷一并移交。不符合規(guī)定要求的，退回辦案人員重新整理后歸檔。
第二十四條?案件承辦人調(diào)動或者工作崗位調(diào)整的，應當在調(diào)動手續(xù)辦理完畢前或者崗位調(diào)整后一個月內(nèi)辦理完檔案移交手續(xù)。
第二十五條?受委托的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）安全生產(chǎn)監(jiān)管部門實施行政處罰形成的案卷材料，應當依據(jù)本標準的規(guī)定，將有關案卷材料整理完畢后，及時移送委托機關歸檔管理。
第二十六條?已經(jīng)歸檔的案卷，一般不得從中抽取或者增添材料。確需抽取或者增添材料的應征求檔案管理員的同意后，應當經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負責人審核后，報安全監(jiān)管部門分管執(zhí)法工作的負責人審批同意后，按立卷要求辦理。
第二十七條?案卷的借閱必須嚴格執(zhí)行審批制度，履行審批手續(xù)。安全監(jiān)管系統(tǒng)內(nèi)因工作需要查閱和摘錄案卷材料的，應當填寫檔案借閱登記表，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負責人審核、分管執(zhí)法工作負責人審批同意后，方可查閱和摘錄。查閱和摘錄原則上在檔案室進行，不劃道、涂改、拆卷、裁剪、拍照、撕毀等。確需復制案卷材料的，應經(jīng)主要負責人審批同意。
安全監(jiān)管系統(tǒng)外的單位和個人需要查閱、摘錄和復制案卷材料的，應當出示公函、工作證（居民身份證）等有效證明，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負責人審核、分管執(zhí)法工作負責人審批同意后，按國家有關規(guī)定進行查閱、摘錄和復制。外借案卷的，應經(jīng)主要負責人審批同意。借出單位禁止轉借其他單位和個人使用。
接收借出的案卷時，要認真驗收和清點核對。對存在的短缺、涂改、增刪、污損等情況，應報告分管執(zhí)法工作負責人及時追查處理。珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不得借出。
七?案卷的保管和銷毀
第二十八條?案件檔案保存期限分為永久和定期兩種，定期采用標時制，根據(jù)歸檔材料的價值定為30 年或者10 年。保存期限自立卷之日起開始計算。簡易程序案卷的保存期限為10 年。一般程序案卷中，未經(jīng)部門負責人集體討論決定的非事故案件的保存期限為30 年；經(jīng)部門負責人集體討論決定的非事故案件、所有事故案件、具有典型意義的案件、有本級人民政府領導或者上級領導批示的案件、涉及國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私的案件的保存期限為永久。
第二十九條?按照國家規(guī)定的檔案銷毀標準，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負責人鑒定后，書面報主要負責人審批，填寫案卷銷毀登記表，由兩人以上（一名銷毀人、一名監(jiān)督人）負責銷毀，并在銷毀登記表上簽名，嚴禁把銷毀的檔案出售給任何單位和個人。銷毀檔案的請示報告和銷毀登記表應立卷存檔。
八?附則
第三十條?本制度屬于福泉市安全生產(chǎn)行政執(zhí)法工作規(guī)范，用于指導和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰工作，涉及相關法律問題處理上以上位法為準。國家、省對實施行政處罰及法律文書制作另有明確規(guī)定的，從其規(guī)定。
第三十一條?本制度由福泉市應急管理局負責解釋。
第三十二條?本制度自發(fā)布之日起實施。
