顧問物業(yè)管理處資產管理制度
顧問項目管理處資產管理制度
1、目的:
為了加強資產管理,監(jiān)督并促進資產的妥善保管、合理使用,不斷提高資產的利用率和完好率,根據公司實際情況制定本制度。
2、適用范圍:
****管理處。
3、職責:
綜合管理部負責管理處資產整體管理工作,各部門負責部門資產管理。
4、方法和過程控制:
4.1 固定資產、低值易耗品的劃分標準及管理范圍。
4.1.1固定資產:凡滿足下列條件之一的資產均納入固定資產管理范疇內。
4.1.1.1直接服務于企業(yè)經營,單位價值在1000元以上,使用期限超過一年以上的。
4.1.1.2非經營用,單位價值在2000元以上,使用期限超過二年以上的。
4.1.2低值易耗品
4.1.2.1單位價值在100元以上的各種物品,不能列入固定資產核算范圍,但屬于一次領用,多次消耗,建立備查薄,納入本辦法的管理范圍。
4.1.2.2單位價值在100元以下的各類辦公用品及耗材,此類物品一次性領用,一次性攤銷,直接計入期間費用,不在本辦法的管理范圍之列。
4.1.3本辦法管理范圍之內的物品以下統(tǒng)稱資產。
4.2管理原則
4.2.1對資產實行歸口管理,即財務部負責資產的金額核算和控制。綜合管理部對實物進行分級管理,即綜合管理部負責全公司資產的統(tǒng)一協(xié)調及各部門的資產管理,具體辦理資產的購置、領用、轉讓、維修、報廢、使用等手續(xù)。各部門負責人應及時將資產變更情況報于綜合管理部備案,綜合管理部按月出具部門調整情況報財務部,做到帳實相符。
4.2.2建立誰使用誰負責、誰丟失誰賠償?shù)呢熑问褂弥贫?做到資產有人管、損壞有人賠。部門負責人對本部門領用的資產負責,責任人發(fā)生變更,必須辦理資產交接手續(xù)。所有資產未經公司批準一律不允許外借。
4.2.3公司資產細類:公司資產共分為以下細類:
4.2.3.1電腦設備類;
4.2.3.2家私類;
4.2.3.3機械、工具、設備類;
4.2.3.4通訊設備類;
4.2.3.5保安消防器械類;
4.2.3.6電子、電器類;
4.2.3.7其它類。
4.2.3.8資產在分類記帳時按照從1-7的順序,能進入上一級類別的不進入下一級類別。
4.3管理細則
4.3.1編號
由財務部、綜合管理部根據各部門具體情況對納入本辦法管理范圍內的物品按財產類別和使用部門進行詳細分類和對應編號,統(tǒng)一造冊。
4.3.1.1固定資產編號采用四段碼格式
即:部門--資產類別--資產名稱--順序號,以各段碼的首位拼音為簡碼,如:z--g--電腦---01
表示為綜合管理部(z)固定資產(g)編號為01的電腦。
4.3.1.2低值易耗品編號采用四段碼格式
即:部門名--資產類別--資產名稱--順序號
如:z--d--辦公桌--02
表示為綜合管理部低值易耗品編號為02的辦公桌
4.3.2采購
4.3.2.1使用部門填寫《申購單》,由綜合管理部進行核查(若有同類資產閑置或配置過量,有權統(tǒng)一調配,防止重復購置,造成資源浪費)。
4.3.2.2如需采購,則由經理審核后轉綜合管理部在兩天內完成詢價,并將三家報價單、物資請購單及報批文件交財務、經理審核。
4.3.2.3 經經理審核之后如需采購的采購單報公司副總審批,采購預計金額小于5000元的經公司副總審批即可,大于(或等于)5000元的申購單,除需經副總審批外還需經公司總經理審批。
4.3.2.4 綜合管理部憑管理處(公司)批復的《申購單》及'報批文件'實施購置。
4.3.3入庫
4.3.2.1實物到位后,綜合管理部倉庫管理員四小時內辦理相應的資產驗收手續(xù)。如驗收不合格,則返回采購,如合格辦理入庫,填寫一式三聯(lián)《入庫單》,(采購員、財務部、倉庫各一聯(lián)),并建立明細帳存檔備查。
4.3.2.2有關技術方面的鑒定由管理處確定的專業(yè)人員進行驗收,并出具驗收報告。申請付款時,必須將發(fā)票、驗收報告、入庫單備齊粘貼,做好付款憑據。
4.3.2.3財務部應按規(guī)定設立固定資產、低值易耗品明細分類帳,依據發(fā)票、入庫單及驗收報告等確定其入帳價值。
4.3.2.4制卡片:每一資產設立'資產卡片',由綜合管理部倉庫管理員負責在24小時內完成資產卡片的制作,辦法管理范圍內的物品均須實物到人,每一卡片指定一名責任人,注明資產編號、名稱、使用部門、責任人。
4.3.2.5變更:責任人變更時由綜合管理部負責更換卡片。
4.3.4領用(資產轉移)
4.3.4.1 使用部門填寫《領用單》,經部門主管、管理處經理審批后,由財務部會計在4小時內登記資產轉移,開具《資產轉移單》,完成資產轉移手續(xù)。
4.3.4.2責任人填寫《資產使用(保管)責任書》對資產的正常使用及完好性等負一切相關責任。
4.3.4.3綜合管理部倉庫管理員開具一式三聯(lián)《出庫單》(倉庫、領用人、財務各一聯(lián)),并及時變更登記各部門資產新增、轉移等。
4.3.4.4倉庫:按物品類別記錄資產物品的出入庫情況,并負責月底會計資產帳目同倉庫明細帳核對工作。
4.3.5維修、報廢及處置
4.3.5.1資產的維修、報廢,由使用人報部門主管、綜合管理部,由綜合管理部在8小時內根據損壞情況,做不同處理,小修理應由內部專職人員自行維修;需外修的,填寫《申請報修/報廢單》寫明維修數(shù)量、設備狀況、維修費用等,報財務、管理處經理在4小時內審核后,根據不同情況報公司批復,維修、報廢金額小于5000元的須經公司副總審批,大于(或等于)5000元的,除經公司副總審批外還須經公司總經理審批;屬人為造成的損壞,按損壞程度由責任人賠償。
4.3.5.2資產的維修(如電腦、對講機、車輛等),須建立維修檔案,按資產編號詳細記錄該資產的維修情況。綜合管理部倉庫管理員負責管理處的維修記錄。
4.3.5.3 資產處置:由于管理處經營調整,對部分閑置不用或配置過量的資產要及時收回,可由各部門在綜合管理部領取《物品返還表》,經綜合管理部經理簽批后,退回倉庫
,注銷原使用部門和責任人,由綜合管理部調配給申購其它部門,以保證資產的充分利用及避免浪費;無法收回且難存放的資產,可由使用部門提出處理意見,報管理處經理、財務部及公司批復后,按市場現(xiàn)行價售賣,減少閑置占有資金及庫房占用。
4.3.6盤點:各部門及倉庫建立資產月度盤點制度,在每月25日進行盤點,30日前出具盤點表,綜合部主管及財務部會計在各部門完成盤點后于24小時內完成資產復盤,并且出具盤點報告交管理處經理,對重要資產進行不定期抽查,在資產盤點中如發(fā)現(xiàn)資產丟失或無故損毀,要查明原因和責任人員,并及時提報處理意見。
4.3.7實物負責人變更、移交
4.3.7.1部門內部資產調整,由本部門主管監(jiān)交實際使用人之間的資產交接手續(xù),并報倉庫管理員。
4.3.7.2部門之間、職能部門與公司之間資產發(fā)生調整時,由綜合管理部負責監(jiān)交,并將調整結果備案。
4.3.7.3實物負責人調離本崗位,必須由綜合管理部負責監(jiān)交,并據此登記資產轉移事項。
4.3.7.4離職移交:離職人員所使用的資產必須辦理移交,由綜合管理部、部門負責人監(jiān)督,財務部方可結算工資,否則造成損失要追究部門負責人和當事人的責任。
4.3.8合理調配
4.3.8.1資產調配:綜合管理部根據各部門的申請?zhí)岢龊侠碚{配意見,由綜合管理部填寫一式四聯(lián)《資產調撥單》(綜合管理部一聯(lián),財務部一聯(lián),調入、調出部門各一聯(lián)),相關人員簽字,辦理實物責任轉移手續(xù)。固定資產須經管理處經理批準;低值易耗品經部門主管、綜合管理部主管批準后辦理。調動(指部門與部門之間),必須重新調整辦公設施,須在綜合管理部辦理有關手續(xù)。
4.3.8.2人員增加需要增配辦公設備時,由使用部門與綜合管理部聯(lián)系解決,根據需要給予申購、調配、增補,不允許私自挪用。
4.3.9資產受贈:資產因其他公司撥入、贈與而取得應填寫價格,如原價無法查得或無原價者,由綜合管理部會同財務部等相關部門予以估價,重置入帳。
4.3.10跟蹤管理
4.3.10.1綜合管理部應保證資產的及時、經濟購置、調配,加強資產的日常管理、監(jiān)控,對資產在使用當中發(fā)生的不正當使用行為要及時進行制止,對使用部門在屢次勸告無效的情況下,根據情節(jié)輕重報公司處理。
4.3.10.2分析資產的使用、維修等情況,使資產使用合理、配置有效;
4.3.10.3實物負責人將資產在使用中發(fā)生的問題,及時反饋給倉庫管理員,并針對資產的實際使用情況,提出合理化建議。
4.3.10.4財務部門應加強核算、分析,定期出具資產財務分析報告,以利公司相關決策需要。
4.3.11建立賠償制度:資產發(fā)生損壞、短少時,若因人為造成(由綜合管理部、財務部、相關部門共同進行責任鑒定),實物負責人需按市場維修價格或同類商品(同等新舊)的重置價格進行賠償,直至追究法律責任。(各部門主管可根據本部門的情況,制定符合本部門的資產賠償制度,將賠償落實到實際現(xiàn)責任人)。
4.3.12日常管理流程
4.3.12.1資產日常管理分工表
日常管理分工
綜合管理部
1、保管公共辦公場所和公用財產
2、監(jiān)督財產使用,進行財產調配、維護
3、辦理資產轉移、退庫、交接,填寫資產調撥通知單
4、制作'資產卡片',核對使用部門資產盤點表
5、鑒定資產丟失損毀責任、辦理資產報損申請
6、負責資產變更后的換卡、銷卡工作
財務部1、監(jiān)督資產轉移、交接。
2、鑒定資產丟失損毀責任、辦理資產報損申請
3、組織資產對帳,對帳中發(fā)現(xiàn)的問題提報處理意見
使用部門1、負責資產的安全使用和妥善保管
2、定期檢查、及時反映本部門領用資產狀況
3、認真做好部門內部使用人、責任人的變更登記工作。
5.資產操作表格
1、《物資請購單》
2、《物資采購三家比對明細表》
3、《入庫單》
4、《出庫單》
5、《資產轉移單》
6、《調撥單》
7、《資產盤點表》
8、《物資領用登記表》
9、《物資使用責任書》
10、《資產報修/報廢/處置申請單》
