某管理處財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定
為了規(guī)范公司財(cái)務(wù)管理,現(xiàn)將華文花園管理處的各種收支管理規(guī)定如下:
一、收款規(guī)定
1.管理處在為業(yè)主辦理交樓手續(xù)時(shí),就開(kāi)始收取首期管理費(fèi);此后,每月的管理費(fèi)以及各項(xiàng)代收代繳費(fèi)用,應(yīng)書(shū)面通知業(yè)主于每月5日前到管理處繳交;
2.管理處財(cái)務(wù)部全權(quán)負(fù)責(zé)各項(xiàng)費(fèi)用的及時(shí)收繳,并及時(shí)整理相關(guān)資料;
3.公司財(cái)務(wù)圖章保存于管理處主任室,財(cái)務(wù)人員若因公借用須填寫(xiě)借據(jù),方可挪用;
4.公司收款相關(guān)票據(jù)均保存于主任室,由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員專(zhuān)人申領(lǐng),出納員須按收費(fèi)項(xiàng)目分類(lèi)開(kāi)單(管理費(fèi)、水電費(fèi)、停車(chē)費(fèi)、::開(kāi)發(fā)商管理費(fèi)及水電費(fèi)、裝修押金);
5.每月各項(xiàng)收款記錄必須在當(dāng)月月末最后一天,連同所開(kāi)單據(jù)及時(shí)、如實(shí)上交管理處主任室,并由管理處主任、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)和出納員三方進(jìn)行切實(shí)核實(shí)賬目;
6.月底財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)必須作好各項(xiàng)收款的統(tǒng)計(jì)工作,統(tǒng)計(jì)表必須分類(lèi)、分月、分業(yè)主統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)表必須分本月應(yīng)收金額、實(shí)收金額;業(yè)主欠費(fèi)情況也應(yīng)分月列出、并統(tǒng)計(jì)累計(jì)欠費(fèi)數(shù);本月統(tǒng)計(jì)表應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)和出納員雙方簽字后送交主任室;
7.對(duì)于欠費(fèi)情況,管理處財(cái)務(wù)部每月15日向未繳交管理費(fèi)的業(yè)主、租戶發(fā)出催款通知單,在催款通知單限期內(nèi)若欠費(fèi)單位未能繳清所欠費(fèi)用,財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)呈報(bào)管理處,由管理處具體實(shí)施催交措施。業(yè)主欠繳三個(gè)月管理費(fèi)后,開(kāi)始按每天千分之一計(jì)收滯納金。財(cái)務(wù)部每發(fā)一份通知單,都要做好記錄,并須充分了解業(yè)主拖欠原因,并將其拖欠金額、時(shí)間一起及時(shí)上報(bào)管理處;
8.對(duì)于臨時(shí)停車(chē)收費(fèi)及新增的收款或代收項(xiàng)目,財(cái)務(wù)部應(yīng)定期評(píng)估核實(shí),并以書(shū)面的形式上報(bào)管理處主任。
二、報(bào)銷(xiāo)規(guī)定
1.管理處辦理報(bào)銷(xiāo)前,應(yīng)在有效原始發(fā)票或收據(jù)背面附注用處、用途、經(jīng)手人、證明人、時(shí)間等說(shuō)明;后進(jìn)行分類(lèi)粘貼,并在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單上寫(xiě)明費(fèi)用類(lèi)別及其金額;費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單經(jīng)管理處主管審查后,交管理處主任審核,經(jīng)會(huì)計(jì)人員制單后到出納處報(bào)銷(xiāo)。
2.對(duì)不真實(shí)、::不合法的原始憑證,以及手續(xù)不全的單據(jù),財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo);
3.各項(xiàng)費(fèi)用開(kāi)支必須取得相應(yīng)的原始憑證,費(fèi)用金額在100元以上的,原則上其原始憑證必須是收款單位蓋有公章的正式發(fā)票;
4.當(dāng)月費(fèi)用開(kāi)支報(bào)銷(xiāo),原則上必須在當(dāng)月到財(cái)務(wù)部辦理,不得拖延到下月;對(duì)于拖延的單據(jù),財(cái)務(wù)部將視情況是否給予辦理,并將有關(guān)情況反映到管理處主任知悉。
三、押金規(guī)定
1.管理處收取的各項(xiàng)押金,實(shí)質(zhì)上是歸業(yè)主所有;對(duì)于交樓時(shí)收取的按(押)金,管理處財(cái)務(wù)部人員必須嚴(yán)肅對(duì)待,認(rèn)真記錄,并將款項(xiàng)及時(shí)存于銀行帳戶;嚴(yán)禁將各項(xiàng)押金挪作它用,違者將追究其責(zé)任。
2.財(cái)務(wù)部人員應(yīng)認(rèn)真作好每筆押金的收退記錄,月底匯總統(tǒng)計(jì),并將統(tǒng)計(jì)表交至主任室;
本規(guī)定自2023年12月1日起執(zhí)行。
東莞市峰啟物業(yè)管理有限公司
2023年11月11日
