物業(yè)轄區(qū)控制中心管理程序制度
物業(yè)管理公司程序文件
--控制中心管理程序
1.目的
規(guī)范控制中心的工作內容,明確控制中心的職責。
2.范圍
適用于公司各業(yè)務部門(沒有控制中心的管理處,由部門經理指定人員或崗位執(zhí)行控制中心的功能)。
3.職責
3.1 管理處經理負責對控制中心工作的指導、檢查。
3.2 控制中心負責人負責對控制中心工作的具體組織、落實、實施。
4.方法和過程控制
4.1 對控制中心內部管理
4.1.1 對控制中心值班人員的要求:必須經過相關消防知識、本管理處消防設備操作的培訓,且考核合格,具備處理緊急事件能力,大廈控制中心人員須持有深圳市消防局頒發(fā)的《消防上崗證》。
4.1.2 對在控制中心代班、頂班的人員要求:必須經過相關消防知識的培訓,由部門經理指定的人員擔任,代班時間不得超過30分鐘,并在中心交接班記錄的備注欄填寫代班人姓名、代班時間及代班期間的重要事項?？刂浦行?大廈)須保存經部門經理確認的可在控制中心代班、頂班的人員名單。
4.1.3 控制中心是整個管理服務區(qū)域的控制樞紐,負責對接到的信息進行綜合處理,及時調度、安排相關人員執(zhí)行。
4.1.4 通過各類通訊設施,及時通知相關人員處理有關事宜,保持通訊聯(lián)系,傳遞信息,重大事件及時向經理報告。
4.1.5 協(xié)助受理顧客投訴,及時調配人員處理,并做好記錄,同時向管理處匯報,及時跟蹤處理結果。
4.1.6負責顧客郵件的簽收并落實完整送交到顧客.
4.1.7控制中心人員必須熟悉管理服務區(qū)域各類管理人員的職責范圍及特長,熟悉管理服務區(qū)域環(huán)境、樓宇結構、設施、設備、器材布置及其控制范圍。
4.1.8控制中心值班人員必須了解管理服務區(qū)域各類人員每天工作安排及行動去向,協(xié)調安全管理員、保潔員的管理工作。
4.1.9 通過監(jiān)視器密切監(jiān)視出入管理服務區(qū)域人員情況,發(fā)現(xiàn)可疑人員、情況及時通知就近人員監(jiān)視和處理, 及時跟蹤處理結果。
4.1.10 監(jiān)督安全管理員嚴格履行物資搬運放行手續(xù)。
4.1.11 大廈控制中心值班人員接班時,必須檢查消防控制主機回路、分區(qū)、隔離點、故障狀態(tài)及原因,檢查消防聯(lián)動柜監(jiān)控性能及信號燈狀況。
4.1.12 消防主機報火警必須立即核實,如屬誤報,及時復位,如屬真火警,按滅火方案處理。
4.1.13 控制中心必須至少有一種有效方式與宿舍安全員及時聯(lián)系,以保證在緊急情況下得到支援。
4.1.14指揮處理各種緊急情況,下達處理方案,必要時通知上級領導或向社會機構求援,事后及時做好詳細記錄。
4.1.15 **中心值班人員每天7:00以前收聽新聞及天氣預報,按規(guī)定時間向各部門發(fā)送當天天氣預報。
4.1.16**中心每天22:00-7:00每隔半小時對各管理處呼叫一次,各管理處在收到**呼叫后應馬上答復,若某管理處沒有答復,**中心應通過電話或其它管理處轉呼的方式直到與其聯(lián)系上。
4.1.17各管理處在**中心呼叫之后15分鐘對管理處所有崗位呼叫一次。
如**中心與某部門經各種渠道無法聯(lián)系上,應于次日將此信息通知該部門經理及公司品質管理部經理和治專會負責人,并作好記錄。
4.1.18任何時間,控制中心值班人員不得讓無關人員在控制中心逗留。作好顧客資料及公司質量記錄的保密工作。
4.2 控制中心必備的常用聯(lián)系電話、資料和消防設備
4.2.1 控制中心必備的常用聯(lián)系電話:管理處顧客的聯(lián)系電話(注意保密、禁止外泄)、供水、供電、供氣、轄區(qū)派出所、三防指揮部、居委會等部門的聯(lián)系電話,管理處重要設備廠家或保養(yǎng)單位的聯(lián)系電話,公司內部聯(lián)系電話,常用緊急電話。
4.2.2 控制中心須保存的有關資料:《深圳市家居裝飾管理規(guī)定》、《深圳特區(qū)市容、環(huán)境、衛(wèi)生管理條例》、《深圳市物業(yè)管理條例》、業(yè)主公約、停車場收費標準,有線電視、水、電、煤氣、電話收費標準,市有關出租屋管理規(guī)定、《治安管理處罰條例》、《深圳經濟特區(qū)消防條例》等資料。
4.2.3 控制中心須配備的防火器材:控制中心應配有防火服兩套、滅火器三瓶、應急燈、三節(jié)電池手電筒各一、消防工具箱一個(內有:市政消火栓專用工具、消防板手、斧頭、鐵撬、鐵鉤、管鉗、鐵錘、鐵鏨各一、防毒面具兩個)等消防設備,大廈須備有兩個或以上的消防工具箱,所有消防設施、設備必須保存完好并不得挪做它用。
4.3 對鑰匙的管理(沒有控制中心的由部門指定專人管理)
參見**wy7.5.1-z02 《鑰匙管理程序》
4.4 錄像帶的管理
4.4.1 管理處經理必須對錄象帶所錄內容進行控制,錄制重點部位(車場、出入口等)的內容。
4.4.2 各部門需確保錄像帶的錄象效果良好,部門經理根據(jù)錄像機、錄像帶使用情況決定是否更換,每月應對錄像機磁頭清洗一次。
4.4.3 各管理處應根據(jù)正常使用錄像機的臺數(shù)按每臺錄像機配32盒錄像帶的比例配置錄像帶。錄像帶上須有明確的錄制時間標識,32盒錄像帶中一盒標識為'備用',其它每盒標識為'1--31',與每月31天對應,每天使用一盒,每日凌晨零時更換。部門如有多臺錄像機使用,錄像帶應有與錄像機對應的標識。錄像帶錄制內容保存期限為一個月,錄像帶必須保存在防潮,防陽光直曬的地方。
4.4.4 非公司人員觀看、借用錄象帶須經管理處經理同意,借用錄象帶必須填寫《借閱登記表》,在一周內予以歸還。
4.5 對拾遺物品的管理
4.5.1 任何員工在管理服務區(qū)域內撿獲任何物品都必須及時交到管理處,管理處無人值班時交給控制中心值班人員。
4.5.2 當值人員在接到物品時,必須將所拾物品進行詳細記錄,并交管理處經理確認是一般物品還是貴重物品。
4.5.3 一般物品交控制中心保管,貴重物品交管理處出納保管。
4.5.4 管理處及時張貼拾遺物品啟事通知顧客。
4.5.5 貴重物品保留一年無人認領時,由部門經理上報公司另行處理;一般物品保留三個月無人認領時,由部門經理做出處理決定并報公司備案。
4.5.6 顧客認領失物時,須說明失物的內容、失物地點和出示其它有效證明后方能簽字認領。
5.質量記錄和表格
**wy7.5.1-a02-f2 《物資搬運放行條》
**wy7.5.1-a05-f1 《拾遺物品登記表》
**wy7.5.1-a05-f2《中控室交接班記錄表》
**wy7.2.3-g01-f2《工作信息記錄本》
**wy7.5.4-g01-f1《郵件簽收登記表》
