工程管理部資料管理制度

工程管理部資料管理制度

工程管理部資料管理制度

目的

對工程管理部所有的文件資料及書籍進行有效控制和管理。

工程文件資料

1.下發(fā)的公司文件;

2.工程技術書籍;

3.與工程有關的政府批文(包括復印件);

4.勘察、設計、施工等有關合同(包括復印件);

5.工程管理部來往文件;

6.工程管理部管理制度;

7.工作記錄;

8.工程地質(zhì)勘察報告;

9.設計圖紙、文件及圖形磁盤;

10.施工承包商提交的文件;

11.現(xiàn)場簽證單及現(xiàn)場簽證跟蹤單(經(jīng)濟和工期)、設計變更及設計變更跟蹤單(經(jīng)濟和工期);

12.竣工圖和竣工資料;

13.工程管理部內(nèi)部各項計劃、文件、報告等;

14.其它資料。

必須歸檔的工程資料

對于必須歸檔的工程資料,資料員應及時了解情況,向有關部門索要資料。

其中包括:

1.與工程有關的政府批文;

2.勘察、設計、施工等有關合同;

3.設計圖紙、文件及圖形磁盤;

4.竣工圖和竣工資料;

5.依照深圳市城市檔案管理處規(guī)定必須歸檔的文件。

資料室文件資料管理

一、文件

1.政府來文

(1)政府來文是指:政府部門所批的各種批文及通知等;

(2)資料員在收到來文后,填好《政府文件登記表》(表4-17-1),填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審閱;

(3)工程管理部經(jīng)理審閱后,認為需要下發(fā)的做出批示,由資料員進行復印、下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2),原件不得下發(fā);

(4)不能下發(fā)的文件,在工程管理部經(jīng)理批示后可到資料室閱覽。

2.內(nèi)部文件

(1)內(nèi)部文件是指:公司文件及合同等;

(2)工程管理部經(jīng)理在收到內(nèi)部文件后交資料員;

(3)資料員收到文件后對其進行統(tǒng)一編號,分類填好《文件登記表》(表4-17-7)和《合同登記表》(表4-17-6);

(4)內(nèi)部文件一般不得借閱,工程管理部內(nèi)部員工可到資料室進行閱覽;

(5)若確有需要借閱,應有工程管理部經(jīng)理的批準簽字。

(6)內(nèi)部文件重新改版后資料員應將舊版文件交工程管理部經(jīng)理審核,工程管理部經(jīng)理批示是否消毀。

3.其它文件的收發(fā)

(1)這里主要是指:外部文件及資料等;

(2)資料員在收到文件后填好《文件登記表》(表4-17-7);

(3)資料員登記后填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審閱;

(4)由工程管理部經(jīng)理批示來文是否需下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)以及轉(zhuǎn)發(fā)部門;

(5)資料員根據(jù)工程管理部經(jīng)理批示進行文件的下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2)。

二、專業(yè)書籍管理

(6)專業(yè)書籍的購買是由各專業(yè)工程師提出,經(jīng)領導批準,資料室統(tǒng)一購買;

(7)資料員應對專業(yè)書籍進行詳細登記,填好《專業(yè)書籍登記表》(表4-17-4);

(8)借閱的書籍資料員應填好《專業(yè)書籍借閱表》(表4-17-5);

(9)已過時的舊版書籍,資料員應及時整理,建議重新申請購買;

(10)對于離職、離崗人員借閱的書籍,資料員應及時索要。

三、資料錯漏管理

a)凡是資料室下發(fā)的資料,接收人若發(fā)現(xiàn)有錯漏之處,為避免出現(xiàn)混亂,必須將錯漏之處列項發(fā)文到資料室;

b)資料室收到文交工程管理部經(jīng)理審閱后再將文傳到相關部門。相關部門出變更文件,由資料室跟蹤、發(fā)文。

項目部資料管理

i.文件收發(fā)

(1)項目部在收到資料室的發(fā)文后,由項目主管視文件內(nèi)容下發(fā),并填好《文件發(fā)放登記表》(表4-17-2);

(2)項目主管收到其它單位來文后,項目主管審閱后送交資料室處理。

ii.資料錯漏管理

參閱資料室文件資料的接收與發(fā)放。

資料分類與編號

1.文件資料編號

i.政府來文編號規(guī)則:

'(政)-分類代號-序號'

其中:

分類代號:

js:建設局;

gt:國土局;

*f:消防局;

zj:質(zhì)檢站;

qt:其它。

ii.公司內(nèi)部文件編號:

'(內(nèi))-分類代號-序號'

其中:

分類代號:

zz:職責;

zd:制度;

qt:其它。

iii.其它文件編號:

'(文)-分類代號-專業(yè)代號-序號'

其中:

分類代號:

ht:合同;

tz:圖紙;

bg:設計變更;

qz:簽證單;

sg:施工單位提交的文件;

dz:電子文檔;

qt:其它。

專業(yè)代號:

j:建筑;

g:結(jié)構(gòu);

s:給排水;

n:采暖、通風;

d:電氣;

r:弱電;

q:其它。

2.工程技術書籍編號規(guī)則:

'(書)-分類代號-專業(yè)代號-序號'

其中:

分類代號:

gf:規(guī)范、標準和規(guī)定;

sc:技術手冊;

bz:各專業(yè)標準圖;

c*:計算機程序盤;

qt:其它工程技術書籍。

專業(yè)代號:

j:建筑;

g:結(jié)構(gòu);

s:給排水;

n:采

暖、通風;

d:電氣;

r:弱電;

q:其它。

相關記錄和表格

4-13-1政府文件登記表

4-13-2文件發(fā)放登記表

4-13-3來文處理單

4-13-4專業(yè)書籍登記表

4-13-5專業(yè)書籍借閱表

4-13-6合同登記表