某物業(yè)總經(jīng)理熱線管理制度
為規(guī)范物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'服務工作,提高各樓盤物業(yè)管理服務質量,及時、高效地解決重點難點問題,特制定本制度。
第一章 總則
第一條 物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'由物業(yè)集團負責人親自督辦。
第二條 物業(yè)集團全面質量管理辦公室(以下簡稱全質辦)為'總經(jīng)理熱線'管理的主要責任部門。
第三條 各樓盤負責人為物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'投訴問題處理的第一責任人。
第四條 全質辦負責本制度執(zhí)行情況的考核,并在每月初將上月考核結果報物業(yè)集團負責人審批,并將審批結果交財務部門實施。
附則: 全質辦在考核中如有不堅持原則,出現(xiàn)錯報、漏報、瞞報現(xiàn)象的,每查實一處,扣罰全質辦主任5元。
第五條 熱線處理必須達到'一個結果',即業(yè)主滿意的結果;'兩種標準',即物業(yè)管理業(yè)務范圍內(nèi)的,處理結果讓業(yè)主滿意;非物業(yè)管理業(yè)務范圍的,處理過程讓業(yè)主感動直至滿意。
第二章 組織管理
第六條 物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'的組織管理工作由全質辦全面負責。
第七條 物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'電話是專門用來接聽業(yè)戶來電,任何人不得私用。
附則:未達本條要求,每次扣罰當事人5元。
第八條 物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'實行365天值班制。熱線電話:,值班時間為8:30-18:00,值班期間保持電話暢通,來電鈴三聲之內(nèi)必須接聽。
附則:值班時間內(nèi)電話未連接的,每次扣罰當事人5元;來電鈴三聲以上無人接聽,每次扣罰當事人5元。
第九條 物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'相關檔案由全質辦熱線專員負責保管;物業(yè)集團所屬各單位必須妥善保管檔案復印件,無關人員不得傳閱。
附則:總經(jīng)理熱線檔案原件每遺失一件,扣罰責任人5元;造成檔案復印件遺失的,每遺失一件,扣罰單位負責人5元。
第十條 全質辦主任負責于每季度最后一周組織物業(yè)集團所屬各單位負責人召開一次總經(jīng)理熱線服務工作總結會。
附則:全質辦未按規(guī)定組織召開總經(jīng)理熱線服務工作總結會的,每次扣罰全質辦主任5元;物業(yè)集團所屬各單位負責人未按要求參加總結會的,扣罰該單位負責人5元。(注:會議可結合兩周例會舉行)
第十一條 全質辦主任負責在物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'服務工作總結會召開后三日內(nèi)完成總結報告,并呈物業(yè)集團負責人審閱。
附則:全質辦未按時完成總結報告或未呈物業(yè)集團負責人審閱的,每延遲一天扣罰全質辦主任3元。
第三章 工作程序
第十二條 全質辦熱線專員在接到業(yè)戶來電,必須在熱線臺帳上準確、詳細填寫接線時間、樓盤名稱、房號、姓名、聯(lián)系電話、投訴事項、接線人、接單人。
附則:未達本條要求的,出現(xiàn)記錄有誤、漏項的,每次扣罰責任人5元。
第十三條 全質辦熱線專員在接到業(yè)戶來電后立即填寫《物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'處理檔案》,反饋至所屬樓盤負責人,由該樓盤負責人親自落實總經(jīng)理熱線投訴事項的處理。
附則:未達本條要求的,每次扣罰責任人5元。
第十四條 樓盤負責人在接到《物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'處理檔案》必須立即確定處理措施,指派責任部門負責人回訪業(yè)主,現(xiàn)場解決問題,直至業(yè)主滿意,并在24小時內(nèi)向全質辦熱線專員反饋《物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'處理回訪表》。投訴處理完成后24小時內(nèi)由樓盤負責人親自回訪業(yè)主,經(jīng)確認完成且滿意的投訴立即向全質辦反饋《物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'處理檔案》。
附則:樓盤負責人接到《處理檔案》未立即確定處理措施的,每次扣罰樓盤負責人5元;責任部門負責人未在24小時內(nèi)親自上門處理或回訪業(yè)主的,每延遲一天扣罰樓盤負責人3元;投訴處理過程中,::出現(xiàn)業(yè)主二次投訴的,扣罰樓盤負責人3×5元;填寫《回訪表》時弄虛作假的,每次扣罰樓盤負責人5元;投訴處理完成后,樓盤負責人未在24小時內(nèi)或未按約定時間進行回訪的,每延遲一天扣罰樓盤負責人3元;未及時向全質辦反饋《回訪表》和《處理檔案》的,每延遲一天扣罰樓盤負責人3元。
第十五條 全質辦熱線專員接到樓盤負責人反饋的《物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'處理檔案》和《物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'處理回訪表》,通過業(yè)主和現(xiàn)場質量督導對投訴處理過程和結果進行驗證,并在24小時內(nèi)回訪業(yè)主,回訪結果報物業(yè)集團總經(jīng)理審批后結案,結案情況由熱線專員以回傳《處理檔案》的形式反饋相應樓盤負責人。
附則:質量督導員未按規(guī)定進行核查的,或虛報、錯報的,每次扣罰質量督導員5元;全質辦驗證中發(fā)現(xiàn)樓盤反饋的處理情況,有虛報、錯報、瞞報現(xiàn)象的,每次扣罰樓盤負責人5元;熱線
專員回訪不及時的,每次扣罰責任人5元。
第十六條 各樓盤在接到熱線投訴后,對于不能在三天內(nèi)完成的投訴,必須按節(jié)點進度填報《物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'跟進情況表》,經(jīng)樓盤負責人審核后,反饋至全質辦。
附則:未達本條要求,每次扣罰樓盤負責人5元。
第十七條 各樓盤因不能克服難題而未能確定處理措施的或7天內(nèi)不能解決的投訴,必須直接書面上報物業(yè)集團負責人并反饋全質辦,經(jīng)物業(yè)集團負責人審批后,按審批精神執(zhí)行,不納入考核。
附則:未達本條要求,每延遲一天,扣罰樓盤負責人3元。
第十八條 對于已確定具體處理措施且超過30天才能處理完畢的投訴事項,樓盤負責人可以在《物業(yè)集團'總經(jīng)理熱線'處理檔案》寫明具體處理措施,與業(yè)主約定的維修時間及預計完成時間,建議階段性結案。經(jīng)物業(yè)集團負責人審批后,按審批精神執(zhí)行,不納入考核。
第十九條 對于惡意投訴的來電(如損害公司品牌形象及公司利益,顛倒黑白、搬弄是非、誣告等),由樓盤負責人核實后,親自書面向全質辦說明情況,經(jīng)物業(yè)集團負責人審批后,按審批精神執(zhí)行,不納入考核。
第二十條 全質辦主任助理于每月27日對各樓盤投訴處理的結案率和回訪業(yè)主完成滿意率進行考評,::結案率(扣除免責項)未達80%的,每降低一個百分點,扣罰樓盤負責人3元;完成滿意率未達98%的,每降低一個百分點,扣罰樓盤負責人3元。
第二十一條 全質辦主任助理于每月對熱線處理情況進行一次小結,每月27日將本月熱線處理情況匯總,呈物業(yè)集團負責人審閱。
附則:全質辦未按時進行匯總上報的,每次扣罰全質辦主任5元。
第四章 附則
第二十二條 以上扣罰款均從責任人當月獎金中扣除,直至扣完當月獎金為止。
第二十三條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第二十四條 本制度由物業(yè)集團全面質量辦公室負責解釋。
