第1篇 檔案室安全、保密管理制度
檔案室安全、保密管理制度
一、設(shè)置專門的檔案室，安裝防盜設(shè)備、配備滅火器材，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。
二、配置合格的檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
三、建立健全檔案登記、傳閱、歸檔、借閱等制度，防止檔案丟失、泄密。
四、檔案要由政治上可靠的專人保管；檔案管理人員要自覺遵守保密紀(jì)律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)禁任何人私自保管檔案。
五、報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點(diǎn)監(jiān)督銷毀，確保保密安全。
六、采取有效措施，防止檔案人為的、自然的損壞。
第2篇 小學(xué)檔案室安全管理制度
長江路第一小學(xué)檔案室安全管理制度
1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料、從事檔案保存使用的場所，列為學(xué)校安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、借還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛆的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好，性能良好有效。
6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)，確保安全。
第3篇 學(xué)校檔案室安全管理制度
1、檔案室是學(xué)校資料庫,屬機(jī)密部位,由辦公室主任負(fù)責(zé)管理。
2、非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室,嚴(yán)格執(zhí)行登記制度、借還制度,機(jī)密資料嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室隨時保持通風(fēng),做好防潮、防霉、防蟲蛀工作。
5、嚴(yán)禁在室內(nèi)抽煙、玩火。
6、定期檢查電線、滅火器,發(fā)現(xiàn)隱患及時處理和報告,防止出現(xiàn)事故。
7、隨時檢查門窗是否完好,保管人員離開時必須關(guān)窗鎖門,節(jié)假日加強(qiáng)看護(hù),確保防盜安全。
第4篇 x小學(xué)檔案室安全管理制度
長江路第一小學(xué)檔案室安全管理制度
1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料、從事檔案保存使用的場所,列為學(xué)校安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格登記制度、借還制度,機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛆的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好,性能良好有效。
6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù),確保安全。
第5篇 二小檔案室安全管理制度
陽羅二小檔案室安全管理制度
1、為保證檔案室材料的安全，檔案實(shí)行集中存放，專人管理，閑人不得入內(nèi)。
2、檔案材料一般不借給個人及外傳，需查閱者，須經(jīng)主管負(fù)責(zé)人同意，且在室內(nèi)進(jìn)行。如需帶出室外，還必須經(jīng)本室負(fù)責(zé)人同意，方能借出，但時間不得超過3小時。
3、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，定時檢查庫藏檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時報告學(xué)校，并采取措施予以處理。
第6篇 檔案室安全管理制度
檔案室安全管理制度
1.檔案室是學(xué)校黨政文書資料、人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案保存使用的場所
，列為學(xué)校安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2.檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3.各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、借還制度，機(jī)密資料、人事
檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4.檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。
5.室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好，性能良好有效。
6.嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7.門窗堅固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)，
確保安全。
第7篇 檔案室安全的管理制度
1 范圍
本制度適用公司檔案室檔案存放、保管的安全管理工作。
2?? 目的
為加強(qiáng)公司檔案室安全管理，確保檔案存放安全，更好的為公司生產(chǎn)經(jīng)營工作提供服務(wù)，制定本制度。
3? 各級人員安全工作職責(zé)
3.1? 分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
3.1.1? 組織開展宣傳教育活動，貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策。
3.1.2? 加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在檔案室安全方面，從人力、財力、物力上給予支持；及時解決工作中的重大問題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與公司整體工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
3.2? 檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)
3.2.1? 組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作列入本部門的工作計劃。
3.2.2? 對檔案室安全工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證檔案室安全。
3.3? 檔案室主任工作職責(zé)
3.3.1? 貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，負(fù)責(zé)建立公司檔案工作規(guī)章制度。
3.3.2? 具體負(fù)責(zé)檔案室安全管理，根據(jù)檔案室安全管理工作需求，逐級向領(lǐng)導(dǎo)提出改進(jìn)工作和改善條件的意見和建議。
3.4? 專職檔案管理人員職責(zé)
3.4.1? 負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書、業(yè)務(wù)、會計、基建、設(shè)備、聲像、統(tǒng)計等檔案，編制檢索工具，并提供利用服務(wù)。
3.4.2? 負(fù)責(zé)做好檔案資料收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、催還和移交等工作。
3.4.3? 切實(shí)加強(qiáng)檔案的保護(hù)，做好“八防”工作，保障檔案的完整與安全。
3.4.4? 認(rèn)真執(zhí)行國家、行業(yè)、公司有關(guān)保密制度。
3.4.5? 積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
3.5? 檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)
3.5.1? 貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的各項方針、政策。
3.5.2? 按照公司各類檔案保管期限要求，根據(jù)檔案管理人員提出的申請，確定檔案資料的重要程度，及時組織有關(guān)人員對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定是否銷毀。指定2名以上人員實(shí)施檔案資料銷毀，并督促、檢查制度履行情況。
3.5.3? 不斷提高小組成員本崗位業(yè)務(wù)技能，了解熟悉檔案工作有關(guān)要求，增強(qiáng)甄別能力。
3.5.4? 認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度，確保檔案的安全和保密。
4? 檔案管理
4.1? 文件材料歸檔制度
4.1.1? 根據(jù)《天昌公司文件材料歸檔范圍保管期限表》要求，各部門將承辦完畢的、具有查考利用價值的文件、材料（包括帳、表、憑證、基建、聲像等），按時收齊整理歸檔。各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)具體收集、整理，部門負(fù)責(zé)人在檔案資料上交公司檔案室前進(jìn)行把關(guān)。
4.1.2? 文件材料歸檔范圍：公司內(nèi)部形成的文件、材料和上級下發(fā)的所有有關(guān)行業(yè)方針、政策、規(guī)定和反映單位主要職能活動的文件、材料、聲像等。
4.1.3? 歸檔時間：按照歸檔規(guī)范要求，每年3月底前，綜合檔案室對各部門上交的檔案資料整理后及時歸檔。
4.1.4? 綜合檔案室協(xié)助各部門做好專業(yè)、科技、聲像等檔案的歸檔工作，并辦理接收手續(xù)，統(tǒng)一歸檔。
4.1.5? 綜合檔案室在完成歸檔的同時，切實(shí)做好各種資料、書刊、報紙的收集整理裝訂工作。
4.2? 檔案收集制度
4.2.1? 綜合檔案室對公司文件材料的形成、積累、整理、歸檔進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促檢查。
4.2.2? 各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集反映本部門業(yè)務(wù)工作情況的各種數(shù)據(jù)、報表、記錄等資料，于年度結(jié)束后三個月內(nèi)將全部文件材料分門類整理好并形成目錄，交綜合檔案室歸檔保存。
4.2.3? 具體實(shí)施部門負(fù)責(zé)公司重大活動、重要會議材料的收集工作。
4.2.4? 公司內(nèi)部形成的設(shè)備（儀器）材料，由檔案員參加開箱時直接收集歸檔；本公司形成的基建檔案，由檔案員在參加“基建工程竣工驗收會”時隨時收集歸檔。
4.2.5? 公司內(nèi)部形成的各種聲像材料，上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的獎牌、獎杯及各種榮譽(yù)證書，由綜合檔案室隨時收集歸檔。
4.3? 檔案保管制度
4.3.1? 檔案保管要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。要有適宜保存檔案的庫房和切實(shí)可行的檔案“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防蟲蛀、防鼠咬）措施。
4.3.2? 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和放置易燃易爆危險品以及對檔案保護(hù)不利的其它物品，做到專室專用。
4.3.3? 檔案保管人員要提高警惕，增強(qiáng)保密觀念，出入檔案室要注意關(guān)門落鎖，下班前要將門窗、照明及其它設(shè)備全部關(guān)閉。
4.3.4? 保持檔案室內(nèi)的清潔衛(wèi)生，按時記錄檔案室內(nèi)溫濕度，定期檢查，補(bǔ)充殺蟲滅菌藥物。
4.3.5? 對室藏檔案要定期進(jìn)行檢查、核對、做到帳、物相符。對字跡褪變、損壞的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
4.4? 檔案安全保密制度
4.4.1? 檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》，嚴(yán)格遵守《保密守則》，切實(shí)保證檔案的安全管理。在調(diào)換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機(jī)密情況，不得泄露。
4.4.2? 綜合檔案室是機(jī)要部門，非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
4.4.3? 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將檔案帶出檔案室，檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播。
4.4.4? 檔案員要經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，認(rèn)真處理。
4.4.5? 凡查閱密級的檔案，應(yīng)按劃密規(guī)定掌握使用，嚴(yán)格控制保密范圍。
4.4.6? 到期應(yīng)銷毀的案卷、資料，按規(guī)定手續(xù)報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由二人以上監(jiān)銷處理。
4.5? 檔案借閱制度
4.5.1? 綜合檔案室應(yīng)及時提供檔案資料的借閱利用，為黨和國家及公司生產(chǎn)經(jīng)營工作服務(wù)。
4.5.2? 借閱檔案時，首先由借閱人認(rèn)真填寫借閱檔案登記簿，根據(jù)重要程度報請不同級別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱后應(yīng)按時歸還，逾期者續(xù)辦手續(xù)，否則予以收回。
4.5.3? 借閱檔案者，只能查閱指定的檔案材料，不準(zhǔn)翻閱其它文件。
4.5.4? 借閱者要珍惜、愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)涂改、拆卷、污損、撕抽頁、勾劃等。
4.5.5? 借閱者要自覺遵守制度，違者要追究責(zé)任。
4.6? 檔案庫房管理制度
4.6.1? 按規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。
4.6.2? 保持庫房清潔、干燥和衛(wèi)生，切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等工作。
4.6.3? 庫房內(nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險物品。經(jīng)常檢查庫房消防器材。
4.6.4? 非經(jīng)允許，外人不得隨便進(jìn)入庫房。
4.6.5? 管理人員做到人走關(guān)閉門窗，妥善保管庫房鑰匙，確保庫房安全。
4.6.6? 檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料和保管情況定期進(jìn)行檢查核對，作到帳物相符。對已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時修復(fù)和復(fù)制。
4.6.7? 有庫房溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進(jìn)行分析，制定管理計劃。檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14度-24度，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%。
4.6.8? 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳、要嚴(yán)格遵守保密制度。
4.6.9? 切實(shí)做好平時防范工作，做到人離燈滅，消除火災(zāi)隱患，保證檔案安全。
4.6.10? 庫房由專人管理，借閱室與庫房分開。
4.7? 檔案鑒定銷毀制度
4.7.1? 檔案鑒定工作，就是甄別和鑒定檔案的價值，并根據(jù)它們的不同價值確定不同的保管期限，以便把需要長久保存的檔案，妥善地保存起來，準(zhǔn)確地剔除無價值的檔案材料。
4.7.2? 根據(jù)上級檔案部門的指導(dǎo)性文件及公司檔案歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定，對檔案進(jìn)行定期鑒定，堅持實(shí)事求是的原則，從實(shí)際出發(fā)，正確判定檔案價值。
4.7.3? 進(jìn)行檔案鑒定時，公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組具體安排，綜合檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。采取直接鑒定的方法，一件一件地審查文件，準(zhǔn)確地進(jìn)行分析，判定其價值，要以卷內(nèi)最重要的文件價值來確定該卷的保管期限。
4.7.4? 檔案的銷毀。各部門收到的各級來文，都無權(quán)自行銷毀，必須按照規(guī)定送交檔案室，經(jīng)鑒定后，統(tǒng)一銷毀。
4.7.5? 檔案經(jīng)公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定后，組成檔案銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。
4.7.6? 對超過保管期限或確無保存價值的文件經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀登記簿，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
4.7.7? 銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀登記簿上簽名，并注明銷毀方式和日期。
4.7.8? 銷毀檔案登記簿要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
4.8電子文件 電子檔案管理制度
4.8.1? 凡公司業(yè)務(wù)活動中所形成能夠反映公司主要職能和歷史面貌，具有保存價值的電子文件、電子檔案，均應(yīng)收集、整理、移交綜合檔案室。
4.8.2? 各部門兼職檔案員，應(yīng)及時收集平時部門產(chǎn)生的電子文件材料，并保持電子文件之間的歷史聯(lián)系，做到齊全完整。
4.8.3? 各部門將已收集完整的電子文件材料按要求進(jìn)行整理、分類，轉(zhuǎn)成其它保管期限較長的載體（光盤、磁盤等）。
4.8.4? 對已形成的電子文件必須標(biāo)明載體信息的內(nèi)容、運(yùn)行工作環(huán)境，相關(guān)支持軟件、其他說明等一同歸檔，并做好電子檔案的登記、檢索工具。
4.8.5? 每年3月底以前各部門向檔案室移交上年度的電子檔案。
4.8.6? 對已歸檔的電子檔案有效性保證：每滿一年，對電子檔案讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記，確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。
4.8.7? 定期檢驗結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。
第8篇 附小檔案室安全管理制度
附小檔案室安全管理制度
1.檔案室是學(xué)校黨政文書資料、人事檔案保存使用的場所,列為學(xué)校安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2.檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3.各類資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格登記制度、借還制度,機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4.檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。
5.室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好,性能良好有效。
6.嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7.門窗堅固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù),確保安全。
第9篇 實(shí)驗中學(xué)檔案室安全管理制度
州泰實(shí)驗中學(xué)檔案室安全管理制度
1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料、人事檔案保存場所，應(yīng)列為學(xué)校安全管理要害部位。
2、檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記、借還手續(xù)，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀工作。嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
5、室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備應(yīng)保證常年完好，性能良好，有效使用。
6、門窗堅固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門，做好節(jié)假日看護(hù)工作，確保安全。
第10篇 測繪檔案室安全管理制度3
測繪檔案室安全管理制度(三)
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是測繪管理工作的一部分,須有一名領(lǐng)導(dǎo)分管。
2、檔案人員應(yīng)及時將上級檔案部門的有關(guān)指示向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報,以便及時了解檔案工作動向,掌握房產(chǎn)測繪檔案工作。
3、檔案工作由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),對檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),在檔案移交時檢驗案卷質(zhì)量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,測繪檔案應(yīng)集中存放在測繪檔案室,實(shí)行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定,結(jié)合單位檔案工作的實(shí)際適用測繪實(shí)際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網(wǎng)絡(luò),定期檢查。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測繪管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8、檔案人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務(wù)知識,使測繪檔案工作更趨規(guī)范化、科學(xué)化。
(二)檔案工作人員崗位責(zé)任制
1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2、指導(dǎo)各部門的立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務(wù)工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調(diào)卷及時迅速、準(zhǔn)確無誤。
5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護(hù)工作,維護(hù)國家的檔案不受損失。
6、刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn),不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機(jī)密和內(nèi)容,確保檔案機(jī)密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是委托測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務(wù)之一,應(yīng)列檔案員的職責(zé)范圍,建立崗位責(zé)任制,同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應(yīng)整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。
4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄,做好向檔案室移交的準(zhǔn)備工作。
6、部門移交案卷時應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員驗收,移交時應(yīng)履行移交手續(xù),填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學(xué)化。
2、庫房由檔案人員負(fù)責(zé)管理,并負(fù)責(zé)每天檢查門窗電的開關(guān)情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護(hù)條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限,實(shí)行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護(hù)設(shè)施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進(jìn)入庫房,查閱檔案不得在庫房內(nèi)進(jìn)行。
7、庫房內(nèi)不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機(jī)密是每個檔案工作人員的神圣職責(zé)。
2、檔案室設(shè)專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調(diào)動時,必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機(jī)密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復(fù)印上級機(jī)密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機(jī)密;不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摗⑿孤队嘘P(guān)檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進(jìn)入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應(yīng)持單位介紹信。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進(jìn)行,未經(jīng)同意,不準(zhǔn)私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機(jī)密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案,應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。
4、檔案嚴(yán)格控制借出,如確因工作需要,應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。
5、利用檔案者,必須注意保守機(jī)密,不得任意瀉漏和向外公布。
6、查閱檔案,必需注意保護(hù)檔案不得在文件材料上圈點(diǎn)。批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責(zé)任。
7、對利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的典型事例,利用者責(zé)任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門負(fù)責(zé)人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告。
3、銷毀檔案時必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點(diǎn)檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復(fù)和復(fù)制。
2、認(rèn)真落實(shí)檔案庫房的八防措施。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易
燃品,庫房內(nèi)外放置滅火器材,以應(yīng)急需;庫房門窗要裝置防盜設(shè)備,及時關(guān)開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫房內(nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn);每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經(jīng)常進(jìn)行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,并作記錄。
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九)檔案統(tǒng)計與匯報制度
檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強(qiáng)檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學(xué)管理水平的必要措施和重要標(biāo)志。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負(fù)責(zé)全校檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負(fù)責(zé)上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ),應(yīng)結(jié)合實(shí)際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內(nèi)容:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準(zhǔn)確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準(zhǔn)確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進(jìn)行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進(jìn)行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
