第1篇 職工檔案管理規(guī)定辦法
職工人事檔案管理規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,結(jié)合公司工作實(shí)際,特制定本辦法。
第二條 員工檔案建立范圍 凡被公司招聘并錄用的人員,均應(yīng)同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì)檔案和公司員工內(nèi)部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章 員工檔案種類及運(yùn)用
第三條 個(gè)人社會(huì)檔案:本公司員工的個(gè)人社會(huì)檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管,并隨員工工作關(guān)系予以轉(zhuǎn)接。
第四條 員工內(nèi)部檔案:公司員工內(nèi)部檔案作為個(gè)人社會(huì)檔案的補(bǔ)充,統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理,以方便行政人事部工作需求,并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì)檔案。
第五條 公司員工內(nèi)部檔案收集的內(nèi)容:
1、《員工應(yīng)聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)復(fù)印件、最高學(xué)歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復(fù)印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書、文件復(fù)印件。
2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》、職務(wù)任免文件、公司內(nèi)部調(diào)令、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移繳納證明、年度績(jī)效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書及其他相關(guān)離職手續(xù)文件等材料
3、《培訓(xùn)合同》、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獎(jiǎng)懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章 員工檔案收集程序和歸檔標(biāo)準(zhǔn)
第六條 收集辦法:
1、個(gè)人社會(huì)檔案:個(gè)人社會(huì)檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工,提出歸檔申請(qǐng),由行政人事部統(tǒng)一向申請(qǐng)人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息,以形成員工社會(huì)檔案的有效積累。移交社會(huì)檔案的材料須加蓋公章,并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>
2、員工內(nèi)部檔案:公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類資料,在職能部門內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條 歸檔標(biāo)準(zhǔn):
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、 真實(shí),文字清楚,對(duì)象明確,有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復(fù)印件存檔的,須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。
第四章 員工檔案的借閱
第八條 員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外,其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案,須填寫《檔案查閱審批表》,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
第九條 有關(guān)國家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案,應(yīng)持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》,由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方予查閱。
第十條 員工檔案原則不予外借,如必須借出使用時(shí),須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。
第十一條 查閱檔案者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料,不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容,違者按有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。
第五章 檔案的轉(zhuǎn)接
第十二條 員工社會(huì)檔案的轉(zhuǎn)接由本人按照相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)定自行辦理,原則要求社會(huì)檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉(zhuǎn)移
第十三條 員工調(diào)動(dòng)或離職,其內(nèi)部檔案內(nèi)需要移存至社會(huì)檔案的資料由行政人事部負(fù)責(zé)移存。 第六章 員工檔案的存檔期限及銷毀要求
第十四條 對(duì)于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內(nèi)部檔案,在公司保存5年(一般員工)—10年(中高層管理人員)后酌情銷毀。
第十五條 對(duì)非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內(nèi)部檔案,原則上永久留存,未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得銷毀。
第十六條 員工檔案編號(hào)管理,檔案編號(hào)為八位數(shù)且具有唯一性,其中檔案編號(hào)前四位數(shù)字為入職員工序號(hào),包括前兩位公司部門編號(hào)和后兩位員工編號(hào)。檔案編號(hào)后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號(hào)與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設(shè)的各項(xiàng)與員工信息有關(guān)的物品保持一致性,以便檢索。
第十七條 員工檔案的銷毀由行政人事部門負(fù)責(zé),在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關(guān)規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場(chǎng)所進(jìn)行銷毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀員工檔案。對(duì)故意損壞或擅自銷毀者,應(yīng)視情節(jié)給予懲處。 第七章 員工檔案管理人員的職責(zé)
1、忠于職守,嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關(guān)制度,維護(hù)員工檔案的真實(shí)性。
2、按照歸檔范圍認(rèn)真收集、鑒別和整理員工檔案材料,并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護(hù)工作,確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè),促進(jìn)員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
第十八條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。
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第2篇 企業(yè)職工檔案管理規(guī)定辦法
勞動(dòng)部、國家檔案局關(guān)于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知
(勞力字〔1992〕33號(hào))
各省、自治區(qū)、直轄市及計(jì)劃單列市勞動(dòng)(勞動(dòng)人事)廳(局)、檔案局、國務(wù)院有關(guān)部門: 為了加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作,按照檔案完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的要求,實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化,使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系,更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
企業(yè)中由國家任命的干部,其檔案管理,仍按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和人民團(tuán)體中的工人檔案管理,參照本規(guī)定執(zhí)行。
附:一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格(略)
二、轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根(略)
勞動(dòng)部 國家檔案局
一九九二年六月九日
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理,有效地保護(hù)和利用檔案,提高科學(xué)管理水平,為社會(huì)
主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、
選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。
是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下,由勞動(dòng)主
管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),實(shí)行分級(jí)管理,同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。
實(shí)行檔案綜合管理的企
業(yè)單位,檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當(dāng)
地勞動(dòng)行政部門代為保管。
第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。
對(duì)國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé):
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料; (三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù); (四)登記職工工作變動(dòng)情況; (五)為有關(guān)部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作; (七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案; (八)辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類:
(一)履歷材料; (二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料); (五)政審材料;
(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料; (七)獎(jiǎng)勵(lì)材料; (八)處分材料;
(九)招用、勞動(dòng)合同,調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲
等所形成的材料要及時(shí)收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別,保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。
材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅
色墨水及復(fù)寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí),必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(見附件一)。
第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。
對(duì)違反規(guī)定者,應(yīng)視情節(jié)輕重,嚴(yán)肅處理。
對(duì)違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:
(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。
如必須借出查閱時(shí),應(yīng)事先提交報(bào)告,說明理由,經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按期歸還。
(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。
查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
對(duì)違反者,應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育,直至紀(jì)律處分,或追究法律責(zé)任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等,應(yīng)由職工所在單位在
一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)(組織人事)部門。
職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:
(一)通過機(jī)要交通或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
(二)對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項(xiàng)目登記,并密封包裝。
(三)對(duì)轉(zhuǎn)出的材料,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。
逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問,以防丟失。
第七章 附則
第二十條 本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。
各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實(shí)
際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。
發(fā)布部門:勞動(dòng)和社會(huì)保障部(含勞動(dòng)部)/國家檔案局 發(fā)布日期:1992年06月09日 實(shí)施日期:1992年06月09日 (中央法規(guī))
