第1篇 檔案綜合管理辦法范本
檔案綜合管理辦法
檔案綜合管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強檔案管理,保護和利用檔案信息資源,為本所各項事業(yè)發(fā)展服務,根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規(guī)定,結(jié)合本所實際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指本所從事政治、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄,也是國家的寶貴財富,必須集中統(tǒng)一管理,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作,各部門及個人均應遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。
檔案室隸屬所辦公室,檔案室負責對全所檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),監(jiān)督指導。
本所各部門均為檔案立卷部門,其中所辦公室、機關黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名,各部門設兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結(jié),由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案,包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案(含出版物)等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化,受過檔案專業(yè)培訓,并獲得助理館員及其相應職務以上專業(yè)技術(shù)職務。全所檔案管理員應當忠于職守,遵守紀律,具備專業(yè)知識,并接受檔案管理培訓。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度,按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作,并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料,按照文書處理部門、業(yè)務部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應當立卷歸檔的,必須收集齊全和立卷,并移交本所檔案室集中管理,不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責范圍和職工崗位職責,各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業(yè)務指導。
第十二條 各部門應按下列標準組卷,保證案卷質(zhì)量。
(一)歸檔的文件材料齊全完整。
(二)按照本所檔案分類要求,對立卷歸檔材料進行分類。
(三)組卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系,便于查找和利用,確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。
(四)案卷標題簡明扼要,準確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份,并具備責任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫,字跡工整清晰。
(五)卷內(nèi)文件排列有序,按文件形成的時間或重要程度排列,卷內(nèi)目錄填寫正確,編寫頁號無誤。
(六)案卷裝訂牢固,整齊美觀,案卷中無金屬物,裝訂線不壓蓋字跡。
(七)編制案卷目錄、全引目錄,并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時間,將檔案編錄入庫。
(一)各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
(二)保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全,并編制案卷目錄、全引目錄,經(jīng)檢查無誤后,一次性向檔案室移交,并認真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護
第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架,并進行妥善保管。
第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護,設置專用庫房,并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護檔案安全,保證檔案庫房堅固,安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經(jīng)常檢查檔案保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案要及時修補、復制或進行其它技術(shù)處理。
第十七條 保證檔案庫房內(nèi)清潔,無非檔案用品;檔案排列科學,整齊美觀,便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計和利用
第十八條 檔案室應根據(jù)管理工作需要,編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具,編纂檔案文件匯編等參考資料,積極主動地提供利用,為各項工作服務,為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應建立檔案登記、統(tǒng)計制度,設置登記本、統(tǒng)計薄冊,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。應認真完成檔案統(tǒng)計表填報任務,向農(nóng)業(yè)部檔案部門報送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計表》。
第二十條 檔案的借閱,應嚴格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意,基建財務檔案借閱應先經(jīng)計劃基建財務處處長同意,科技檔案應先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后,再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,借閱人要負責保密和保管,不準攜帶檔案離開檔案室,復制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調(diào)動工作,必須在歸還所借檔案后,方可調(diào)離;檔案管理人員調(diào)動工作時,應在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應健全和嚴格執(zhí)行此項制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責,組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后,應寫出鑒定報告,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經(jīng)分管所領導批準后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監(jiān)銷人,以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機構(gòu)變動時,應對檔案做出妥善處理。
(一)機構(gòu)撤銷或合并時,其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料,應移交相應部門繼續(xù)處理。
(二)批準恢復或新成立的機構(gòu),應從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。
(三)各種臨時工作機構(gòu)撤銷時,其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。
第七章 獎勵與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作,對本所各部門檔案工作進行考核,并實行獎懲。
(一)對遵守本辦法,認真完成檔案收集、整理、立卷工作,或在編研和業(yè)務指導方面成績突出,或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會效益和經(jīng)濟效益的部門或個人,給予表彰。
(二)對違反本辦法,損毀、丟失檔案,或涂改、偽造、擅自抄錄、復印檔案資料、泄露檔案秘密,或未按規(guī)定歸檔,不按期移交檔案的部門或個人,視情節(jié)給予處罰。
(三)違反本辦法的部門,年度不能評為先進集體;違反本辦法的個人不能評為先進個人,年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
第二十六條 本辦法由所辦公室負責解釋。
第二十七條 本辦法自公布之日起施行,原有辦法同時廢止。
第2篇 檔案綜合管理辦法
檔案綜合管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強檔案管理,保護和利用檔案信息資源,為本所各項事業(yè)發(fā)展服務,根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規(guī)定,結(jié)合本所實際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指本所從事*、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄,也是國家的寶貴財富,必須集中統(tǒng)一管理,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作,各部門及個人均應遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員*管理體制。
檔案室隸屬所辦公室,檔案室負責對全所檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),監(jiān)督指導。
本所各部門均為檔案立卷部門,其中所辦公室、機關黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名,各部門設兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結(jié),由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案,包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案(含出版物)等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化,受過檔案專業(yè)培訓,并獲得助理館員及其相應職務以上專業(yè)技術(shù)職務。全所檔案管理員應當忠于職守,遵守紀律,具備專業(yè)知識,并接受檔案管理培訓。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度,按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作,并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料,按照文書處理部門、業(yè)務部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應當立卷歸檔的,必須收集齊全和立卷,并移交本所檔案室集中管理,不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責范圍和職工崗位職責,各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業(yè)務指導。
第十二條 各部門應按下列標準組卷,保證案卷質(zhì)量。
(一)歸檔的文件材料齊全完整。
(二)按照本所檔案分類要求,對立卷歸檔材料進行分類。
(三)組卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系,便于查找和利用,確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。
(四)案卷標題簡明扼要,準確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份,并具備責任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫,字跡工整清晰。
(五)卷內(nèi)文件排列有序,按文件形成的時間或重要程度排列,卷內(nèi)目錄填寫正確,編寫頁號無誤。
(六)案卷裝訂牢固,整齊美觀,案卷中無金屬物,裝訂線不壓蓋字跡。
(七)編制案卷目錄、全引目錄,并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時間,將檔案編錄入庫。
(一)各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
(二)保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全,并編制案卷目錄、全引目錄,經(jīng)檢查無誤后,一次性向檔案室移交,并認真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護
第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架,并進行妥善保管。
第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護,設置專用庫房,并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護檔案安全,保證檔案庫房堅固,安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經(jīng)常檢查檔案保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案要及時修補、復制或進行其它技術(shù)處理。
第十七條 保證檔案庫房內(nèi)清潔,無非檔案用品;檔案排列科學,整齊美觀,便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計和利用
第十八條 檔案室應根據(jù)管理工作需要,編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具,編纂檔案文件匯編等參考資料,積極主動地提供利用,為各項工作服務,為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應建立檔案登記、統(tǒng)計制度,設置登記本、統(tǒng)計薄冊,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。應認真完成檔案統(tǒng)計表填報任務,向農(nóng)業(yè)部檔案部門報送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計表》。
第二十條 檔案的借閱,應嚴格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意,基建財務檔案借閱應先經(jīng)計劃基建財務處處長同意,科技檔案應先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人*后,再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,借閱人要負責保密和保管,不準攜帶檔案離開檔案室,復制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調(diào)動工作,必須在歸還所借檔案后,方可調(diào)離;檔案管理人員調(diào)動工作時,應在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應健全和嚴格執(zhí)行此項制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責,組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后,應寫出鑒定報告,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經(jīng)分管所領導批準后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監(jiān)銷人,以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機構(gòu)變動時,應對檔案做出妥善處理。
(一)機構(gòu)撤銷或合并時,其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料,應移交相應部門繼續(xù)處理。
(二)批準恢復或新成立的機構(gòu),應從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。
(三)各種臨時工作機構(gòu)撤銷時,其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。
第七章 獎勵與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作,對本所各部門檔案工作進行考核,并實行獎懲。
(一)對遵守本辦法,認真完成檔案收集、整理、立卷工作,或在編研和業(yè)務指導方面成績突出,或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會效益和經(jīng)濟效益的部門或個人,給予表彰。
(二)對違反本辦法,損毀、丟失檔案,或涂改、偽造、擅自抄錄、復印檔案資料、泄露檔案秘密,或未按規(guī)定歸檔,不按期移交檔案的部門或個人,視情節(jié)給予處罰。
(三)違反本辦法的部門,年度不能評為先進集體;違反本辦法的個人不能評為先進個人,年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
第二十六條 本辦法由所辦公室負責解釋。
第二十七條 本辦法自公布之日起施行,原有辦法同時廢止。
