第1篇 電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強(qiáng)貴州電網(wǎng)公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司）檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，充分發(fā)揮各類(lèi)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益，記載公司發(fā)展過(guò)程的一項(xiàng)重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分，受?chē)?guó)家法律保護(hù)。各單位有承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
1.3公司的檔案不向社會(huì)開(kāi)放，只限于公司工作活動(dòng)中使用。檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司的保密規(guī)定，防止檔案的失密、泄密。
1.4對(duì)在工作中不負(fù)責(zé)任，違反本辦法，造成檔案失損、損毀的，依照公司有關(guān)規(guī)定處理；觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責(zé)任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、工程建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的，具有保存和利用價(jià)值的文件材料、圖表、照片、錄音（像）帶、光盤(pán)、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類(lèi)型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責(zé)
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行以本行業(yè)管理為主，地方檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)為輔的管理體制，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門(mén)。
4.2.1貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局以及上級(jí)機(jī)關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定，制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實(shí)施辦法。
4.2.2負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗(yàn)。
4.2.3收集、保管本單位各類(lèi)檔案。
4.2.4進(jìn)行檔案修復(fù)，延長(zhǎng)檔案壽命，并負(fù)責(zé)組織檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項(xiàng)目文件資料的驗(yàn)收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計(jì)和檔案資料開(kāi)發(fā)利用工作，積極提供各類(lèi)檔案資料信息，為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化工作，建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位（部門(mén)）的檔案由形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，對(duì)接收進(jìn)檔案室的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律文書(shū)歸檔工作的指導(dǎo)、督促和審查。
5.3各單位的部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全，按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類(lèi)進(jìn)行整理后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對(duì)不符合歸檔要求的，檔案管理部門(mén)有權(quán)提出整改意見(jiàn)、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，已辦理完畢，具有查考利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、題詞和字畫(huà)等。（詳參見(jiàn)《科技檔案歸檔文件指導(dǎo)目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書(shū)檔案歸檔范圍、時(shí)間及保管期限表》）
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準(zhǔn)確。各部門(mén)應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累，做好收集整理工作，檔案部門(mén)有權(quán)要求歸檔材料形成部門(mén)提供相應(yīng)的資料，任何部門(mén)和個(gè)人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門(mén)將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時(shí)間
5.6.1文書(shū)檔案(含信訪(fǎng)檔案、合同檔案、審計(jì)檔案、0-5大類(lèi)照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項(xiàng)目竣工（成果鑒定）3個(gè)月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會(huì)計(jì)檔案每年12月底以前移交在財(cái)務(wù)部門(mén)保管了一年的檔案（例如2008年12月底以前移前2006年的檔案）。
5.6.4榮譽(yù)類(lèi)、紀(jì)念品類(lèi)實(shí)物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔；證件類(lèi)實(shí)物檔案每年1月份以前移交；印章類(lèi)實(shí)物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時(shí)間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書(shū)檔案采取檔案管理部門(mén)與檔案形成部門(mén)結(jié)合立卷的方式，即各部門(mén)兼職檔案員按照檔案室安排的時(shí)間，在檔案室的指導(dǎo)下對(duì)本部門(mén)的帳外文件進(jìn)行補(bǔ)充錄入，對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行整理、編號(hào)，檔案室裝盒入庫(kù)上架。
6.2科技檔案由歸檔部門(mén)兼職檔案員在專(zhuān)職檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件，對(duì)文件進(jìn)行整理并立卷，打印文件移交目錄，檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.3會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)兼職檔案員在專(zhuān)職檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)、對(duì)帳單、帳簿、報(bào)表進(jìn)行整理、裝訂，打印移交目錄，檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專(zhuān)業(yè)檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對(duì)一組關(guān)聯(lián)照片進(jìn)行組合，打印照片移交目錄，檔案室對(duì)照片檔案進(jìn)行整理、裝冊(cè)并入庫(kù)上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專(zhuān)業(yè)檔案員的指導(dǎo)下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件，打印錄音文件移交目錄，檔案室對(duì)錄音文件進(jìn)行整理入庫(kù)。
6.6實(shí)物檔案由各部門(mén)兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實(shí)物檔案，打印移交目錄，檔案室拍攝實(shí)物檔案照片并與目錄掛接，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.7光盤(pán)檔案由歸檔部門(mén)將電子數(shù)據(jù)按照年度或項(xiàng)目刻錄光盤(pán)，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤(pán)檔案，打印移交目錄，檔案室對(duì)光盤(pán)檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.8各類(lèi)檔案的歸檔方式和流程嚴(yán)格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“規(guī)范”）中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門(mén)有責(zé)任按時(shí)完成在歸檔過(guò)程中所承擔(dān)的工作，保障檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)和高效。
7檔案的分類(lèi)
7.1各類(lèi)檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類(lèi)、編碼設(shè)置與實(shí)際工作密切結(jié)合，根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)檔案分類(lèi)管理和南方電網(wǎng)公司對(duì)分類(lèi)表的統(tǒng)一要求，以公司全部檔案為對(duì)象，遵循檔案形成的規(guī)律，依據(jù)公司職能，本著便于保管和利用的原則進(jìn)行分類(lèi)。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門(mén)類(lèi)14個(gè)檔案類(lèi)型。
7.3.1文書(shū)檔案。包括：0黨群工作，1行政管理，2經(jīng)營(yíng)管理，3生產(chǎn)技術(shù)管理，4財(cái)務(wù)審計(jì)和5人事勞資，六個(gè)一級(jí)類(lèi)目。
7.3.2會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)帳務(wù)類(lèi)檔案屬于4大類(lèi)財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)目下，但由于其管理方式與文書(shū)檔案不同，因此單獨(dú)設(shè)為一個(gè)門(mén)類(lèi)。各單位可結(jié)合自身實(shí)際，根據(jù)其形成特點(diǎn)，增設(shè)類(lèi)型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括：電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度（6大類(lèi)），科學(xué)技術(shù)研究（7大類(lèi)），基本建設(shè)（8大類(lèi)），設(shè)備儀器（9大類(lèi)）。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個(gè)一級(jí)類(lèi)目的管理范疇，在內(nèi)容和分類(lèi)上屬于上述0－9大類(lèi)類(lèi)目，但由于存載體形式的不同，其保管方式也不同，因此在實(shí)際管理時(shí)設(shè)立單獨(dú)的門(mén)類(lèi)進(jìn)行管理，包括：照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實(shí)物檔案和電子文件光盤(pán)。其分類(lèi)代字如下：
| 特殊載體檔案名稱(chēng) | 代字 |
| 照片檔案 | zp |
| 磁性載體檔案 | cx |
| 錄音文件 | ly |
| 實(shí)物檔案 | sw |
| 光盤(pán) | gp |
7.3.5電子類(lèi)文件（ed）。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定，為便于檔案的管理和利用，檔案室應(yīng)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。檔案管理制度主要有《庫(kù)房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計(jì)制度》、《鑒定、銷(xiāo)毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專(zhuān)用庫(kù)房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”，即檔案室（庫(kù)）、工作室、閱覽室。檔案庫(kù)必須堅(jiān)固、嚴(yán)密，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫（濕）度控制設(shè)備、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光掃描儀、打印機(jī)及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進(jìn)入庫(kù)房前必須進(jìn)行檢查和必要的技術(shù)處理，定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理和核對(duì)工作，發(fā)現(xiàn)情況，立即采取搶救措施。
8.5公司部門(mén)要定期對(duì)檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
9檔案的開(kāi)發(fā)利用
9.1開(kāi)發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門(mén)要積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)、利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案的開(kāi)發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門(mén)要積極主動(dòng)配合檔案利用者，并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點(diǎn)及工作需要，重點(diǎn)編寫(xiě)具有參考價(jià)值的資料。如：全宗介紹、年鑒、專(zhuān)題介紹、科研項(xiàng)目及成果簡(jiǎn)介等。
9.3檔案的開(kāi)發(fā)與利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者，按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標(biāo)準(zhǔn)表單》是本辦法的具體管理規(guī)范，與本檔案管理辦法具有相同的效力。
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第2篇 某電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強(qiáng)貴州電網(wǎng)公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化,充分發(fā)揮各類(lèi)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分,是維護(hù)公司合法權(quán)益,記載公司發(fā)展過(guò)程的一項(xiàng)重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分,受?chē)?guó)家法律保護(hù)。各單位有承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
1.3公司的檔案不向社會(huì)開(kāi)放,只限于公司工作活動(dòng)中使用。檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司的保密規(guī)定,防止檔案的失密、泄密。
1.4對(duì)在工作中不負(fù)責(zé)任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關(guān)規(guī)定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責(zé)任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、工程建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的,具有保存和利用價(jià)值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤(pán)、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類(lèi)型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責(zé)
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),實(shí)行以本行業(yè)管理為主,地方檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)為輔的管理體制,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門(mén)。
4.2.1貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局以及上級(jí)機(jī)關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實(shí)施辦法。
4.2.2負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗(yàn)。
4.2.3收集、保管本單位各類(lèi)檔案。
4.2.4進(jìn)行檔案修復(fù),延長(zhǎng)檔案壽命,并負(fù)責(zé)組織檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項(xiàng)目文件資料的驗(yàn)收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計(jì)和檔案資料開(kāi)發(fā)利用工作,積極提供各類(lèi)檔案資料信息,為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化工作,建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位(部門(mén))的檔案由形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),對(duì)接收進(jìn)檔案室的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律文書(shū)歸檔工作的指導(dǎo)、督促和審查。
5.3各單位的部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類(lèi)進(jìn)行整理后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對(duì)不符合歸檔要求的,檔案管理部門(mén)有權(quán)提出整改意見(jiàn)、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、題詞和字畫(huà)等。(詳參見(jiàn)《科技檔案歸檔文件指導(dǎo)目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書(shū)檔案歸檔范圍、時(shí)間及保管期限表》)
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準(zhǔn)確。各部門(mén)應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門(mén)有權(quán)要求歸檔材料形成部門(mén)提供相應(yīng)的資料,任何部門(mén)和個(gè)人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門(mén)將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時(shí)間
5.6.1文書(shū)檔案(含信訪(fǎng)檔案、合同檔案、審計(jì)檔案、0-5大類(lèi)照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項(xiàng)目竣工(成果鑒定)3個(gè)月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會(huì)計(jì)檔案每年12月底以前移交在財(cái)務(wù)部門(mén)保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。
5.6.4榮譽(yù)類(lèi)、紀(jì)念品類(lèi)實(shí)物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔;證件類(lèi)實(shí)物檔案每年1月份以前移交;印章類(lèi)實(shí)物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時(shí)間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書(shū)檔案采取檔案管理部門(mén)與檔案形成部門(mén)結(jié)合立卷的方式,即各部門(mén)兼職檔案員按照檔案室安排的時(shí)間,在檔案室的指導(dǎo)下對(duì)本部門(mén)的帳外文件進(jìn)行補(bǔ)充錄入,對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行整理、編號(hào),檔案室裝盒入庫(kù)上架。
6.2科技檔案由歸檔部門(mén)兼職檔案員在專(zhuān)職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件,對(duì)文件進(jìn)行整理并立卷,打印文件移交目錄,檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.3會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)兼職檔案員在專(zhuān)職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)檔案,對(duì)會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)、對(duì)帳單、帳簿、報(bào)表進(jìn)行整理、裝訂,打印移交目錄,檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專(zhuān)業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對(duì)一組關(guān)聯(lián)照片進(jìn)行組合,打印照片移交目錄,檔案室對(duì)照片檔案進(jìn)行整理、裝冊(cè)并入庫(kù)上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專(zhuān)業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件,打印錄音文件移交目錄,檔案室對(duì)錄音文件進(jìn)行整理入庫(kù)。
6.6實(shí)物檔案由各部門(mén)兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實(shí)物檔案,打印移交目錄,檔案室拍攝實(shí)物檔案照片并與目錄掛接,對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.7光盤(pán)檔案由歸檔部門(mén)將電子數(shù)據(jù)按照年度或項(xiàng)目刻錄光盤(pán),在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤(pán)檔案,打印移交目錄,檔案室對(duì)光盤(pán)檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.8各類(lèi)檔案的歸檔方式和流程嚴(yán)格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“規(guī)范”)中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門(mén)有責(zé)任按時(shí)完成在歸檔過(guò)程中所承擔(dān)的工作,保障檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)和高效。
7檔案的分類(lèi)
7.1各類(lèi)檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類(lèi)、編碼設(shè)置與實(shí)際工作密切結(jié)合,根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)檔案分類(lèi)管理和南方電網(wǎng)公司對(duì)分類(lèi)表的統(tǒng)一要求,以公司全部檔案為對(duì)象,遵循檔案形成的規(guī)律,依據(jù)公司職能,本著便于保管和利用的原則進(jìn)行分類(lèi)。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門(mén)類(lèi)14個(gè)檔案類(lèi)型。
7.3.1文書(shū)檔案。包括:0黨群工作,1行政管理,2經(jīng)營(yíng)管理,3生產(chǎn)技術(shù)管理,4財(cái)務(wù)審計(jì)和5人事勞資,六個(gè)一級(jí)類(lèi)目。
7.3.2會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)帳務(wù)類(lèi)檔案屬于4大類(lèi)財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)目下,但由于其管理方式與文書(shū)檔案不同,因此單獨(dú)設(shè)為一個(gè)門(mén)類(lèi)。各單位可結(jié)合自身實(shí)際,根據(jù)其形成特點(diǎn),增設(shè)類(lèi)型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括:電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度(6大類(lèi)),科學(xué)技術(shù)研究(7大類(lèi)),基本建設(shè)(8大類(lèi)),設(shè)備儀器(9大類(lèi))。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個(gè)一級(jí)類(lèi)目的管理范疇,在內(nèi)容和分類(lèi)上屬于上述0-9大類(lèi)類(lèi)目,但由于存載體形式的不同,其保管方式也不同,因此在實(shí)際管理時(shí)設(shè)立單獨(dú)的門(mén)類(lèi)進(jìn)行管理,包括:照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實(shí)物檔案和電子文件光盤(pán)。其分類(lèi)代字如下:
特殊載體檔案名稱(chēng)
代字
照片檔案
zp
磁性載體檔案
c*
錄音文件
ly
實(shí)物檔案
sw
光盤(pán)
gp
7.3.5電子類(lèi)文件(ed)。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定,為便于檔案的管理和利用,檔案室應(yīng)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。檔案管理制度主要有《庫(kù)房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計(jì)制度》、《鑒定、銷(xiāo)毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專(zhuān)用庫(kù)房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”,即檔案室(庫(kù))、工作室、閱覽室。檔案庫(kù)必須堅(jiān)固、嚴(yán)密,做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫(濕)度控制設(shè)備、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光掃描儀、打印機(jī)及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進(jìn)入庫(kù)房前必須進(jìn)行檢查和必要的技術(shù)處理,定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理和核對(duì)工作,發(fā)現(xiàn)情況,立即采取搶救措施。
8.5公司部門(mén)要定期對(duì)檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
9檔案的開(kāi)發(fā)利用
9.1開(kāi)發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門(mén)要積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)、利用工作,嚴(yán)格執(zhí)行檔案開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范,為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案的開(kāi)發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門(mén)要積極主動(dòng)配合檔案利用者,并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點(diǎn)及工作需要,重點(diǎn)編寫(xiě)具有參考價(jià)值的資料。如:全宗介紹、年鑒、專(zhuān)題介紹、科研項(xiàng)目及成果簡(jiǎn)介等。
9.3檔案的開(kāi)發(fā)與利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標(biāo)準(zhǔn)表單》是本辦法的具體管理規(guī)范,與本檔案管理辦法具有相同的效力。
