t公司表格管理辦法
為了使公司各類表格規(guī)范化、合理化,達(dá)到合理使用的目的,特制訂本制度。
1、公司各部門使用的所有表格,由相關(guān)部門安排專人負(fù)責(zé)組織表格設(shè)計、修改管理事宜。公司采購員負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排印制,采購科長負(fù)責(zé)管理、發(fā)放。
2、各部門使用的表格按半年或年用量加10印刷,日常的庫存數(shù)量尚剩余年用量或半年用量的8-10時,采購科長以書面形式提醒相關(guān)部門表格專管人申請印刷。各部門使用的表格,在每次印刷之前,相關(guān)部門表格專管人須提供出表樣,發(fā)給涉及到的所有部門表格專管人、使用人進(jìn)行討論,提出修改意見,然后匯總討論修改意見進(jìn)行完善,制出表樣,由本部門表格專管人、表格使用人、表格印刷部門負(fù)責(zé)人共同簽字后,由專管人寫出書面申請(申請中須寫明所需數(shù)量、使用時間紙張要求、表格規(guī)格及其他印刷要求)并附表樣,送采購科長。采購科長將申請數(shù)量與“表格印刷周期、數(shù)量表”進(jìn)行對照,核對確切無誤后,安排采購員統(tǒng)一聯(lián)系印刷。采購科長或采購員如發(fā)現(xiàn)有浪費(fèi)現(xiàn)象,報其直接領(lǐng)導(dǎo)按“節(jié)約使用紙張規(guī)定”進(jìn)行處理。
3、屬公司各部門統(tǒng)用的表格(如:明細(xì)表、機(jī)動表、公用箋、信箋紙、出門證、領(lǐng)料單、入庫單、考勤表、差旅費(fèi)報銷單、用款申請單、借款單等)由采購科長根據(jù)庫存數(shù)量直接安排采購員予以印刷。
4、采購員必須向社會招標(biāo)印刷表格。除每年規(guī)定時間招標(biāo)印刷外,各部門根據(jù)工作使用情況需要新設(shè)計或增加表格的,由使用部門專管人組織設(shè)計出表樣,匯總出份數(shù),以書面形式報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,報采購員予以印刷。
5、表格印刷結(jié)束入庫前,采購員須嚴(yán)格檢查表格印質(zhì)量、紙張質(zhì)量、表格規(guī)格是否與表樣和紙樣等要求相符。入庫后24小時內(nèi),相關(guān)采購員應(yīng)書面通知表格印刷部門表格專管者按上述要求進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)問題其一切責(zé)任由采購員承擔(dān)。
6、每年1月上旬,采購科長根據(jù)上一年度各部門表格實際變動情況和使用情況,調(diào)整一次“表格印刷周期數(shù)量表”,發(fā)放至各相關(guān)部門。
7、各部門收到的報表必須妥善保管好,所有財務(wù)和倉庫報到各個部門的報表,由財務(wù)科長和倉儲科長安排財務(wù)和倉庫報表人員于每月15日對上月份報表回收一次;營銷辦合同評審員和各生產(chǎn)部合同評審員的報表(包括計劃、傳票等),各自于每季度第1月15日對上季度報表回收一次。所有回收的報表,由回收人整理后報財務(wù)科審核回收數(shù)量無誤后,送檔案存檔。
8、本規(guī)定各條款如有違犯,每人每次罰款50-200元。
