z大學(xué)物業(yè)合同檔案管理辦法
n大學(xué)物業(yè)公司合同檔案管理辦法
為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本辦法。
一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包含勞動(dòng)合同)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實(shí)行公司辦公室集中統(tǒng)一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。
3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人,試用期內(nèi)員工不得作承辦人。
三、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類編號(hào)。
2、合同編號(hào)規(guī)則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(hào)(三位)。示例:jykfb-202206-001(經(jīng)營(yíng)開發(fā)部2023年6月份第1號(hào)合同)
3、合同管理實(shí)行承辦部門負(fù)責(zé)制度,承辦部門對(duì)合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,承辦人為直接責(zé)任人。
4、公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)行監(jiān)督。
5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個(gè)人名義對(duì)外發(fā)出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。
6、合同承辦部門和財(cái)務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺(tái)賬,實(shí)行履行跟蹤報(bào)告責(zé)任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復(fù)印件。
7、保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時(shí)處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任;對(duì)超過兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議,由辦公室、財(cái)務(wù)部甄別并予以歸案。
8、辦公室要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計(jì)清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。
9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進(jìn)行登記,由辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù),以復(fù)印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。
11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處罰。
12、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密,任何人不得擅自將合同對(duì)外公開,違者視情節(jié)予以處罰。
13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時(shí)間,并交予財(cái)務(wù)部及時(shí)催、付款。
四、合同文檔的移交
1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內(nèi)將合同正本原件移交辦公室存檔。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更,則合同編號(hào)不予改變。
3、合同文檔移交時(shí),必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。
五、合同臺(tái)賬管理
1、凡以公司名義簽訂的合同,均應(yīng)由合同經(jīng)辦部門建立合同臺(tái)賬,并同時(shí)向辦公室備案,涉及到款項(xiàng)收付的還應(yīng)同時(shí)向財(cái)務(wù)部備案。
備案是指合同經(jīng)辦人將合同臺(tái)賬、經(jīng)辦人簽字確認(rèn)無誤的合同提交相關(guān)部門。
2、合同經(jīng)辦人員及部門應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺(tái)賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。
3、合同臺(tái)賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。
4合同臺(tái)帳應(yīng)包括以下內(nèi)容:
1)、合同名稱;
2)、合同主體;
3)、合同內(nèi)容(主要包括合同總價(jià)款、付款方式、付款時(shí)間、違約責(zé)任、糾紛解決方式、對(duì)方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項(xiàng));
4)、合同履行情況(合同履行的進(jìn)度、合同履行完畢的時(shí)間);
5)、備注(有無違約、爭(zhēng)議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)
6)、其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。
5、合同臺(tái)賬應(yīng)附以下資料:
1)、合同文本;
2)、對(duì)方加蓋公章的企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照等對(duì)方應(yīng)提供的資料的復(fù)印件;自然人身份證復(fù)印件;
3)、對(duì)方委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證明;
4)、補(bǔ)充合同、會(huì)議紀(jì)要、往來函電;
5)、其他與合同有關(guān)的重要資料。
6、合同履行過程中發(fā)生變更、中止等情形的,合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)在合同臺(tái)賬表備注欄中予以注明,并報(bào)辦公室備案。如涉及到合同價(jià)款收付條款變更(包括付款金額、付款時(shí)間、付款條件等情形)的,同時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)部備案。
7、合同臺(tái)賬管理人員、辦公室合同管理人員、財(cái)務(wù)人員,有權(quán)對(duì)備案合同及所附資料進(jìn)行審查,發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時(shí),應(yīng)及時(shí)要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補(bǔ)充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。
六、本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
