第1篇 電子公文管理辦法試行
中國科學院地質與地球物理研究所電子公文管理辦法(試行)
第一章總則
第一條
為規(guī)范我所電子公文管理，維護電子公文的真實、完整、可用和安全，根據(jù)國家和中國科學院電子公文管理的有關規(guī)定，制定本辦法。
第二條
本辦法中的電子公文，是指所屬各部門通過ARP公文系統(tǒng)制發(fā)的具有規(guī)范公文體例和版式的電子數(shù)據(jù)。
第三條
電子公文管理遵循電子環(huán)境下文件形成和產(chǎn)生效用的規(guī)律，堅持“集中統(tǒng)一、全程管理、規(guī)范標準、安全可靠”的原則。
第四條
本所電子公文及其打印的正式文本具備公文效力。電子公文的制發(fā)和辦理按照《中國科學院公文處理標準》(科發(fā)辦字﹝2005﹞373號)執(zhí)行。
第五條
ARP公文系統(tǒng)不得制發(fā)和辦理涉密公文。
第二章機構及職責
第六條
ARP公文系統(tǒng)由所綜合辦公室負責組織實施工作。具體職責是：
(一)督促指導所屬各部門ARP公文系統(tǒng)的使用，組織開展培訓工作，協(xié)調解決ARP公文系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題；
(二)負責所級電子公文的審核，院及院屬各單位電子公文的接收。
(三)電子印章管理。
(四)院級、所級電子公文的歸檔管理。
第七條
研究所信息網(wǎng)絡管理部門負責ARP公文系統(tǒng)的技術支撐和運行維護。具體職責是：
(一)提供ARP公文系統(tǒng)軟件平臺的技術支持，負責ARP公文系統(tǒng)的日常運行維護和技術保障。
(二)系統(tǒng)進行維護、升級、遷移等操作時，應確保電子公文內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的一致性。
第三章發(fā)文與收文辦理
第八條
發(fā)文辦理：
(一)通過ARP公文系統(tǒng)行文，行文規(guī)則及文件格式應符合《中國科學院公文處理標準》，并按ARP公文系統(tǒng)設定的規(guī)范進行操作。
(二)電子公文辦理流程各個環(huán)節(jié)相關人員應及時完成公文處理工作。
完成電子公文流程后，公文管理員負責加蓋發(fā)文機關電子印章，擬稿人審核無誤后方可發(fā)送。
（三）電子公文發(fā)送后，擬稿人應在1個工作日內(nèi)對所發(fā)公文的接收情況進行核查，對緊急公文應及時與接收部門聯(lián)系，確保公文正常接收。
（四）聯(lián)合發(fā)文在主辦部門簽發(fā)后，可以紙質件送其他單位會簽。
（五）主送部門實施ARP公文系統(tǒng)的，以ARP公文系統(tǒng)發(fā)送；主送部門沒有實施ARP公文系統(tǒng)的，以紙質件發(fā)送。
第九條
收文辦理：
(一)公文管理員應及時登錄ARP公文系統(tǒng)查收電子公文，每個工作日的上、下午至少查收1次。
(二)公文管理員接收電子公文后，應核查公文的完整性和有效性，檢查無誤后方可辦理。
第十條
電子印章的使用：
(一)ARP公文系統(tǒng)中的電子印章僅用于電子公文處理。
(二)嚴格按照印章管理有關規(guī)定使用電子印章，嚴禁空打印、空發(fā)印章。
第五章應急與安全
第十一條
應急與安全管理：
(一)當ARP公文系統(tǒng)出現(xiàn)故障，引起電子公文無法正常辦理時，應及時與辦公室或網(wǎng)絡室聯(lián)系，查明原因，排除故障。
（二）0.5個工作日內(nèi)不能排除的故障，所ARP公文系統(tǒng)運維單位（信息網(wǎng)絡部）必須及時報告辦公廳。由辦公廳視情況協(xié)調處理。
第十二條
各部門應加強對ARP公文系統(tǒng)的安全管理及使用人員的安全保密教育。
(一)使用人員首次登錄系統(tǒng)時，應立即修改口令，并定期更換。因登錄口令泄露造成的后果由本人自負。
(二)當使用人員調離或崗位發(fā)生變化時，應及時進行用戶刪除或權限調整，并辦理相關手續(xù)。
第六章歸檔
第十三條
電子公文的歸檔管理按照《中國科學院檔案管理工作標準》(科發(fā)辦字﹝2005﹞373號)執(zhí)行。
第十四條
電子公文歸檔范圍和保管期限執(zhí)行《中國科學院院屬單位文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》及《中國科學院機關文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表》。
第十五條
歸檔要求：
(一)辦理完畢且具有保存價值的電子公文，必須適時打印紙質件。進行歸檔時，必須將電子公文與相應的紙質件同步歸檔。
(二)打印的紙質發(fā)文稿紙，在簽發(fā)欄中應由簽發(fā)人簽名(或蓋簽名章)。
(三)電子公文應及時進行預歸檔，并參照紙質檔案管理要求進行分類整理后，于次年6月底之前歸檔。
(四)電子公文歸檔時，應當進行真實、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關責任人確認后，辦理移交手續(xù)。
第十六條
電子公文檔案的保管和利用執(zhí)行國家及我院相關規(guī)定。
第七章附則
第十七條
本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第十八條
本辦法自2023年12月1日起施行。
第2篇 電子政務電子公文操作管理辦法
第一條為加強電子政務和電子公文管理,進一步規(guī)范電子政務和電子公文流程應用,特制訂本辦法。
第二條電子政務用戶要嚴格遵守國家有關保密法律、法規(guī),凡涉密內(nèi)容嚴禁發(fā)布。
第三條機關各部門要將電子政務設為計算機網(wǎng)頁的首頁,并堅持每天上班后,以個人名義登錄電子政務,以便隨時查看有關通知、公告。
第四條辦公室安排專門人員接收新鄉(xiāng)河務局發(fā)布的通知、公告,并將所接收到的內(nèi)容按正式文件運轉方式運轉。
第五條各部門要及時更新電子政務工作動態(tài)欄目。
第六條電子公文運轉要嚴格按照收、發(fā)文流程運轉,各環(huán)節(jié)操作人員要對所經(jīng)手的公文進行嚴格把關,避免發(fā)生紕漏。
第七條電子公文發(fā)文流程
1、上行文流程
擬稿→部門負責人核稿→辦公室負責人把關→主管局領導審閱→局長簽發(fā)→文印室登記編號排版→辦公室秘書審核發(fā)送
2、下行文和平行文流程
擬稿→部門負責人核稿→辦公室負責人把關→主管局領導簽發(fā)→文印室登記編號排版→辦公室秘書審核發(fā)送。
第八條電子公文中“部門負責人”指各部門正、副職,公文一般由分管此項工作的負責人審核;如果擬稿人是部門負責人,則提交給另外一名負責人審核;如果僅有一名部門負責人,且該負責人為擬稿人,則提交給本人,由其本人負責審核(這是公文流程中必須的一步)。
第九條擬稿人在送紙質文檔交辦公室審核、局領導簽發(fā)時,要同時提交電子公文,否則,辦公室、局領導不予受理。擬稿人有協(xié)助局領導完成電子公文處理的義務和職責。
第十條部門負責人、辦公室核稿人員和局領導在對電子公文審核后,需填寫意見并保存,否則,電子政務系統(tǒng)將不記錄審核過程。
第十一條關于公文附件
附件如果是擬稿人所寫,為便于修改,要將附件直接附于正文之后,不必用“增加附件”的方式,以避免修改時的繁瑣;如附件是上級或下級來文,可點擊“增加附件”添加。
如擬稿人將其所擬附件作為附件添加,各環(huán)節(jié)經(jīng)手人員如需對附件進行修改,在修改前,要首先將該附件另存到指定位置,修改后將該附件作為附件添加,不可直接在附件上修改,因為電子政務系統(tǒng)無法保存所修改內(nèi)容。
不可將正文作為附件添加,也不可有附件而不予添加,否者,辦公室要將該文退回擬稿人。
第十二條關于公文會簽
文件如需多個領導會簽,已簽署意見的領導,要點擊“轉交相關領導”,向其他領導發(fā)送,最后簽署意見的領導點擊“送秘書”,轉交給辦公室負責人。
第十三條如果發(fā)送錯誤,在收文者尚未打開該文件之前,可將該文件收回。
第十四條電子公文收文流程
長垣秘書登記→提交辦公室主任擬辦→長垣秘書→領導1→領導2→領導3(直至全部領導閱畢)→長垣秘書→發(fā)送至辦理部門→發(fā)送至長垣秘書→結束。
第十五條局領導閱畢收文后,要將公文發(fā)送至“長垣秘書”,而不是發(fā)送給具體的辦公室人員。
第十六條各部門收文人員在收到文件后,要及時將文件存于本人計算機,為公文的下一步處理做準備,并將收到的文件通知本部門負責人批辦。然后將文件發(fā)送至“長垣秘書”,以便辦公室人員能夠及時將該文件發(fā)布到電子政務首頁。否則,文件將滯留本部門而無法得到發(fā)布。對不及時處理電子公文的各部門收文人員,將給予通報批評,并作為工作差錯列入本部門年終考核。
第十七條本辦法由辦公室負責解釋。
