房產(chǎn)后勤管理部代管物資管理辦法
物業(yè)房產(chǎn)后勤管理部代管物資管理辦法
1.目的
對代管地產(chǎn)公司物資的使用、擺放、保管、進出進行有效的控制。
2.范圍
房產(chǎn)后勤管理部
3.職責(zé)
崗位工作職責(zé)
部門負責(zé)人對代管物資的管理進行監(jiān)督、檢查、指示和審批。
倉庫主辦負責(zé)對資產(chǎn)管理員的日常工作進行監(jiān)督
資產(chǎn)管理員負責(zé)監(jiān)督倉管員的驗收、盤點、記賬等日常管理工作
倉管員按規(guī)定對代管物資進行管理
4.方法和過程控制
4.1物資管理
4.1.1代管物資的所有權(quán)屬地產(chǎn)公司。凡屬代管的物資,沒有得到代管物資所屬部門的負責(zé)人和房管部負責(zé)人的同意,不得領(lǐng)/借用、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓及報廢等。
4.1.2倉管員負責(zé)對代管物資的日常管理工作。根據(jù)物資的性能、種類、用途等特點,對倉庫按類別進行物資管理,并做好相應(yīng)標(biāo)識。對于危險品嚴格按公司《危險品管理辦法》要求存放。
4.1.3.倉庫內(nèi)的消防設(shè)施充足正常,每50平方米至少配兩個2kg滅火器(不足50平方米也必須配置兩個2kg滅火器)。除倉庫人員之外,其他人未經(jīng)許可不得入內(nèi)。物資防水、防潮、防霉變等,參照公司倉庫管理規(guī)定執(zhí)行。
4.2物資入庫
4.2.1.新購營銷物資,經(jīng)倉管員檢驗合格后及時粘貼資產(chǎn)條形碼,并將物資發(fā)票復(fù)印,留下復(fù)印件辦理入庫,登記于資產(chǎn)軟件系統(tǒng)。并將入庫單打印三份,倉管員與經(jīng)辦人雙方在入庫單上簽名,一份與發(fā)票一起交經(jīng)辦人至地產(chǎn)財務(wù)部報賬;另一份入庫單與發(fā)票復(fù)印件交資產(chǎn)管理員,最后一份倉管員保存。
4.2.2.電子、電器類物資經(jīng)辦人必須提供說明書、保修卡、遙控器等配套資料,對于無法提供的,經(jīng)辦人必須提供書面證明后方可辦理入庫手續(xù)。
4.3物資出庫
4.3.1.地產(chǎn)、物業(yè)公司各部門(銷售部、萬創(chuàng)除外),領(lǐng)用營銷代管物資時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和地產(chǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的《資產(chǎn)購置/調(diào)撥申請單》(地產(chǎn)軟件系統(tǒng)表格)或郵件,方可到
房管部代管的營銷倉庫辦理手續(xù),倉管員在地產(chǎn)公司資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)上銷賬。
4.3.2.歸還的借用物資,倉管員驗收無損后,在《物資領(lǐng)(借)用單》上注明歸還日期并簽名確認。若有損壞或丟失,由借用人或借用部門負責(zé)賠償。
4.3.3.地產(chǎn)萬創(chuàng)、銷售部領(lǐng)用營銷物資,經(jīng)物資所屬部門負責(zé)人審批后,可直接辦理領(lǐng)用手續(xù)。資產(chǎn)軟件銷賬參照上述4.3.1方法處理。
4.3.4.對于物業(yè)各項目服務(wù)中心領(lǐng)借用營銷物資的,須代管物資所屬部門的負責(zé)人和服務(wù)中心負責(zé)人同意,以及房管部主要負責(zé)人確認后,方可領(lǐng)借用。倉管員每月月底
將《物資領(lǐng)(借)用單》上報資產(chǎn)管理員統(tǒng)一匯總,報地產(chǎn)公司財務(wù)部備案。
4.4物資調(diào)撥
4.4.1.物資調(diào)撥、轉(zhuǎn)移須物資所屬部門負責(zé)人同意后,方可調(diào)撥或轉(zhuǎn)移。當(dāng)物資調(diào)撥、轉(zhuǎn)移時,倉管員到場核實并開《物資調(diào)撥單》,經(jīng)手人、倉管員都要在單據(jù)上簽名確認,且單據(jù)需隨物資一起到使用地點。接收方須將物資存放庫區(qū)情況知會資產(chǎn)管理員和出庫方,出庫方在地產(chǎn)資產(chǎn)軟件系統(tǒng)上辦理調(diào)撥手續(xù),并打印單據(jù)與《物資調(diào)撥單》一并裝訂存檔。
4.4.2.對于急用物資,倉管員不在現(xiàn)場時,值班人先確認身份聯(lián)系倉管員,同意后值班人和經(jīng)手人在記錄本上登記簽字,可先領(lǐng)用,事后倉管員再辦理調(diào)撥手續(xù)。
4.4.3.對于暫未建立倉庫的項目,調(diào)撥到達臨時存放地點時,倉管員驗收后在《物資調(diào)撥單》上'核實'一欄簽名,現(xiàn)場負責(zé)人簽'保管'一欄,物資由現(xiàn)場負責(zé)人保管。如后來建立倉庫,現(xiàn)場倉管員將臨時存放地點全部物資進行盤點,登記入賬,使用時再按出庫程序辦理領(lǐng)用手續(xù)。《物資調(diào)撥單》一式三份,待簽字完善后,一份給出庫方,一份給入庫方,一份交資產(chǎn)管理員。
4.5日常物資管理
4.5.1.樣板房、銷售廳布置期間,所有進入項目現(xiàn)場的物資,由房管部小組管理員或物業(yè)服務(wù)中心物資負責(zé)人安排人員看管,物資進出須及時登記并要求經(jīng)手人在現(xiàn)場值班記錄本上簽名確認,防止物資遺失。搬運人員由房管部小組管理員或物業(yè)服務(wù)中心物資負責(zé)人協(xié)調(diào)安排。
4.5.2.樣板房、銷售廳、會所、酒吧開放后三天之內(nèi),倉管員或現(xiàn)場物業(yè)服務(wù)中心物資負責(zé)人對該區(qū)的物資進行盤點,填寫《物資清單表》,與地產(chǎn)萬創(chuàng)辦理物資交接手續(xù);物資移交房管部或物業(yè)服務(wù)中心代為管理?！兑平晃镔Y清單》由房管部及物業(yè)服務(wù)中心各存一份。
4.5.3.樣板房、銷售廳、會所、酒吧等物資展示區(qū)的值班人員須按萬創(chuàng)移交的《物資清單表》交接物資,如有物資在庫區(qū)內(nèi)變動,須及時知會倉管員在清單上更改存放具體位置。以便及時修改資產(chǎn)軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
4.5.4.各樣板房、銷售廳、會所、酒吧等物資展示區(qū)的工作人員不可撕毀粘貼在物資上的條形碼,如發(fā)現(xiàn)有條形碼脫落或模糊不清的現(xiàn)象,須及時知會倉管員進行補貼條碼。
4.5.5.凡屬代管物資區(qū)域內(nèi)的空調(diào)、音響等電器設(shè)備,如需維修和更換,須知會房管部或物業(yè)服務(wù)中心進行維修和更換。
4.6樣板房銷售物資管理
4.6.1.確定出售的樣板房,由項目銷售組通知房管部或物業(yè)服務(wù)中心,倉管員根據(jù)通知制地產(chǎn)《樣板房銷售前物資現(xiàn)狀清單》,列明物資現(xiàn)狀,經(jīng)地產(chǎn)萬創(chuàng)、銷售部、財務(wù)部和客戶服務(wù)中心確認銷售物資,原件由客戶服務(wù)中心存檔,銷售部、房管部和物業(yè)服務(wù)中心保存復(fù)印件。
4.6.2.現(xiàn)場倉管員根據(jù)確認情況編制地產(chǎn)《樣板房物資銷售確認單》,由客戶服務(wù)中心 存檔,并提交銷售部。
4.7銷售樣板房的封閉
4.7.1.經(jīng)顧客認購的樣板房仍需展示,由房管部或物業(yè)服務(wù)中心進行現(xiàn)場管理,避免樣板房受損。
4.7.2.經(jīng)顧客驗收確認與樣板房同時出售的物資,禁止調(diào)撥,如客戶對物資需求有變,銷售部及時以書面形式知會客戶服務(wù)中心、房管部和物業(yè)服務(wù)中心,以便及時修改《樣板房物資銷售確認單》。
4.7.3.已出售的樣板房,由項目銷售組確定對外展示的時間。
4.7.4.入伙之前樣板房日常維護工作由房管部或物業(yè)服務(wù)中心負責(zé),已關(guān)閉但暫未移交給業(yè)主的樣板房,房管部或物業(yè)服務(wù)中心每周保持通風(fēng)、清掃、維護一次,防止室內(nèi)物資受潮發(fā)霉或變形。
4.7.5.樣板房如需返修,返修期間的物資保管暫由項目返修組負責(zé)。并與房管部或物業(yè)服務(wù)中心辦理物資交接手續(xù)。
4.7.6.經(jīng)客戶確認的樣板房物資清單,需在交房時間的三天前抄送房管部和物業(yè)服務(wù)中心,作為樣板房內(nèi)物資的清點及搬遷憑證,同時倉管員向銷售部移交已出售
的電器說明書、保修卡、遙控器等附件。
4.7.7.根據(jù)業(yè)主確認后的樣板房物資清單,倉管員在資產(chǎn)軟件系統(tǒng)'轉(zhuǎn)讓處'出庫銷賬,并打印單據(jù)與清單復(fù)印件交資產(chǎn)管理員存檔,倉管員復(fù)印備案。
4.7.8. 樣板房撤回的物資,倉管員根據(jù)物資實際擺放情況在資產(chǎn)軟件系統(tǒng)中辦理調(diào)撥手續(xù),將物資調(diào)撥到倉庫,并打印單據(jù)交資產(chǎn)管理員。
4.7.9.對于項目現(xiàn)場的配套設(shè)備、設(shè)施,業(yè)主入伙后,根據(jù)萬創(chuàng)或銷售部的通知,在移交物業(yè)服務(wù)中心前,倉管員必須對設(shè)備、設(shè)施物資進行盤點,并填寫《移交物資清單》,移交物業(yè)服務(wù)中心須房管部和物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)人員簽名確認,并抄送地產(chǎn)財務(wù)部和人力資源部。
4.8物資損壞/遺失
4.8.1.展示的物資如有損壞或遺失,根據(jù)原因,及時按規(guī)定填寫《物資損壞/遺失申報表》相關(guān)人員簽字確認后,由銷售現(xiàn)場負責(zé)人決定賠付方式和處理意見,按物資清單列明單價,確定賠付費用,原則為現(xiàn)金,賠償費用交地產(chǎn)財務(wù)部。
物資價值授權(quán)范圍
≤2000元銷售現(xiàn)場負責(zé)人(銷售員)
2000元以上項目銷售負責(zé)人(主任級以上)
4.9物資盤點
4.9.1.倉管員每月對代管展示的物資進行一次盤點,清點時與現(xiàn)場小組管理員或物業(yè)服務(wù)中心物資負責(zé)人和現(xiàn)場當(dāng)班人員三方一起清點。并在《物資核實記錄表》上簽名確認。
4.9.2.倉管員每月對營銷倉庫物資進行一次盤點,并打印地產(chǎn)《倉庫資產(chǎn)臺帳》,一份交資產(chǎn)管理員,另一份倉管員備案。部門負責(zé)人參與倉庫盤點每季度必須覆蓋各營銷倉庫。
4.9.3.倉管員每季度須對各項目的電器類物資及配件、附件(說明書、保修卡等)進行一次統(tǒng)計,并填寫《電器類物資及附件資料統(tǒng)計表》,一份交資產(chǎn)管理員,另一份倉管員備案。
4.10待處理物資
4.10.1對須報廢的代管物資,由房管部經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員鑒定后,按地產(chǎn)公司《資產(chǎn)管理規(guī)定》填寫地產(chǎn)《報廢單》報代管物資所屬部門負責(zé)人審批。
4.10.2.樣板房返倉的可利用物資,萬創(chuàng)確認不再使用、由房管部會同地產(chǎn)財務(wù)部確定價格,報地產(chǎn)總經(jīng)理助理級以上相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后組織內(nèi)部職員進行競賣。
5. 相關(guān)文件
vkwy6.6-z01《基礎(chǔ)設(shè)施管理程序》
vkwy7.5.5-z01《物資存儲及管理程序》
vkwy7.5.5-z01-01 《危險品管理辦法》
6、記錄表格:
vkwy7.5.5-z01-f2 《物資領(lǐng)(借)用單》
vkwy7.5.5-z01-f4 《倉庫物資盤點表》
vkwy7.5.1-h01-fg06-f2《物資損壞/遺失申報表》
vkwy7.5.1-j06-05-f1《物資清單表》
vkwy7.5.1-j06-05-f2《物資核實記錄表》
vkwy7.5.1-j06-05-f3《電器類物資及附件資料統(tǒng)計表》
vkwy7.5.1-j06-05-f4《移交物資清單》
