某小區(qū)信息發(fā)布管理辦法
小區(qū)信息發(fā)布管理辦法
1.小區(qū)內(nèi)需要向業(yè)主公布的信息包括:
1.1業(yè)主公約;
1.2裝修管理規(guī)定等與業(yè)主有關(guān)的制度;
1.3本公司直接收取的各項費用的收費標準,包括:物業(yè)管理費、水費、停車場收費、有償服務(wù)收費等標準及相關(guān)依據(jù)文件;
1.4與居民生活相關(guān)的信息,包括:停水、停電、電梯檢修、消防演習(xí)等通知;
1.5小區(qū)組織的號召業(yè)主參加的社區(qū)文化活動;
1.6相關(guān)設(shè)施的安全管理規(guī)定,如《進入游泳池須知》、《游樂場須知》等;
1.7可能會影響業(yè)主生活的相關(guān)活動如:鄰里的房屋二次裝修等;
1.8法律規(guī)定應(yīng)向業(yè)主公開的相關(guān)信息,如小區(qū)的財務(wù)報表等;
1.9公司的服務(wù)承諾、監(jiān)督電話、投訴電話、相關(guān)政府主管部門的咨詢、投訴電話等;
1.10小區(qū)發(fā)生的重大事件的相關(guān)信息;
1.11其他規(guī)定應(yīng)向業(yè)主公開的信息。
2.公布要求
2.1所有應(yīng)向業(yè)主公開的信息,只能以服務(wù)中心、財務(wù)部、物業(yè)公司的名義,不得以其他名義向外公開任何信息。
2.1.1有關(guān)收費標準、收費項目的文件應(yīng)以財務(wù)部名義對外發(fā)布。
2.1.2有關(guān)公司的相關(guān)規(guī)定可以物業(yè)公司的名義對外發(fā)布。
2.1.3其他文件以服務(wù)中心的名義對外公開。
2.1.4所有對外公開的文件,都必須有文件發(fā)布單位(按上述2.1.1-2.1.3要求)、發(fā)布日期等相關(guān)信息,并注明咨詢電話,以方便解答業(yè)主提出的問題,不得發(fā)布無文件發(fā)布單位、發(fā)布日期的文件。
2.1.5可行時,文件應(yīng)提前進行發(fā)布,如停水、停電、社區(qū)文化活動、消防演習(xí)等,以方便業(yè)主進行相關(guān)事項準備。
2.1.6文件的發(fā)布地點應(yīng)考慮到文件的適用范圍,適用全體業(yè)主的,應(yīng)在小區(qū)宣傳欄、廣場顯著位置公布,適用于部分業(yè)主的,如某棟電梯的檢修、停水、停電等,可在適用范圍內(nèi)進行公布。
2.1.7對重要的信息,在公布的同時,應(yīng)配合以小區(qū)廣播的通知,以引起業(yè)主注意。
2.1.8對有廢止日期的文件,應(yīng)在文件廢止后即時收回,如停水、停電通知、社區(qū)文化活動通知等,對需長期生效的,可采取如下靈活的手段:
2.1.8.1公布一個月左右,半年或一年后再公布一個月左右、如此循環(huán)。
2.1.8.2在某一范圍長期適用的,可做成不銹鋼宣傳板,如《停車場收費標準》、《進入游泳池須知》等。
2.1.8.3不常用的,如《裝修管理規(guī)定》、《有償維修收費標準》等可做成相框掛在服務(wù)中心前臺墻壁,以供業(yè)主查閱。
2.1.8.4以上發(fā)布文件更新后,需重新進行公布,仍在公示的文件必須及時進行更新,并向業(yè)主做好解釋工作。
2.1.8.5在公布期間,文件損壞,影響美觀或原文整體性的,由原發(fā)布單位重新制作、發(fā)布。
3.公布程序
3.1需公布的文件,由責任部門擬稿,并對文件進行檢查,確認,確保文件語句通順,易懂,不會產(chǎn)生爭議。
3.2交相關(guān)部門進行確認,以確保信息準確無誤。
3.3一般性的通知(包括:第1條中的4、5、7項等)由物業(yè)經(jīng)理簽字確認。
3.4其他重要文件按以下程序進行:
3.4.1與收費有關(guān)的,交財務(wù)部審核。
3.4.2交行政人事部法律顧問審核,確保文件符合相關(guān)法律法規(guī)要求,無違規(guī)操作。
3.4.3交物業(yè)中心總監(jiān)批準。
3.5由相關(guān)單位打印成文或找相關(guān)單位制作成相關(guān)形式,如海報、宣傳欄、不銹鋼牌等,并由制作單位對制作版內(nèi)容與批準文件的一致性進行檢查,確保與原文件內(nèi)容一致,版面美觀大方得體。
3.6按第2項要求進行發(fā)布。
3.7所有發(fā)布文件應(yīng)交一份文件至客服組、對口單位,以方便查詢、咨詢。
4.業(yè)主委員會發(fā)布的信息不用遵照此規(guī)定。
