友好和平基金會內部管理辦法
友好和平基金會內部管理辦法
為認真落實《基金會管理條例》和《中國友好和平發(fā)展基金會章程》，使中國友好和平發(fā)展基金會內部管理工作規(guī)范化、制度化、科學化，特制定中國友好和平發(fā)展基金會內部管理辦法。
本“辦法”解釋權屬于中國友好和平發(fā)展基金會(以下簡稱“基金會”)。
第一章 會議制度
基金會實行理事會、監(jiān)事會議制度、專題會議和日常辦公例會制度。
(一)理事會會議
1.理事會會議每年至少召開二次，原則上在上半年和下半年各開一次，特殊情況下可提前、推遲或增加召開。
2.理事會會議須三分之二以上理事出席會議方能召開，如有重大事項或三分之一以上理事提議，也應召開理事會議。參加理事會的人員包括：名譽會長、名譽副會長、理事長、副理事長、秘書長、理事、監(jiān)事等。理事會會議決議須超過與會理事的半數(shù)通過方為有效。
3.理事會會議由理事長或理事長授權秘書長負責召集和主持。
4.理事會會議主要任務是：
(1)制定、修改章程;
(2)選舉、罷免理事長、副理事長、秘書長，討論通過新理事;
(3)決定重大業(yè)務計劃，包括基金募集、管理和使用計劃;
(4)審定年度收支預算及決算;
(5)審議、修訂內部管理制度;
(6)決定設立基金會分支機構、代表機構;
(7)聽取、審議理事長工作報告;
(8)決定基金會的分立、合并或終止;
(9)決定其他重大事項。
5.理事會會議應形成會議“記錄”、“紀要”并經與會理事簽名，通曉全體理事。
6.理事會會議前，秘書處要做好提供會議討論內容的材料準備工作，重要議題應在會前征求理事的意見。
(二)監(jiān)事會會議
1.監(jiān)事會會議議原則上每年召開兩次，會議由監(jiān)事會主席主持，全體監(jiān)事參加，必要時邀請理事會有關人員參加。
2.監(jiān)事會會議的召開及其決議的通過采取“兩個復雜多數(shù)”的原則。
3.監(jiān)事會會議主要依據《基金會管理條例》、《中華人民共和國會計法》等有關法律、法規(guī)和《基金會章程》規(guī)定的程序，審核基金會財務和會計資料，監(jiān)督理事會遵守法律和章程的情況，向理事會提出質詢和建議，聽取秘書處有關情況的匯報，并向登記管理機關、業(yè)務主管單位以及稅務、會計主管部門反映情況。
4.監(jiān)事會會議應形成會議“紀要”，必要時，應將討論和研究的問題向基金會理事長或理事會及有關部門通報。
(三)專題會議
專題研究、協(xié)調和解決有關部門在工作中涉及面較大的某個重要問題。會議主要內容包括：研究本基金會專項工作的部署和落實;協(xié)調、及處理專項工作中的重要事務。
專題會議由理事長、秘書長或副秘書長召集和主持，相關業(yè)務部門和有關負責人參加。專題會議根據工作需要不定期召開。會議的組織、記錄、紀要由相關業(yè)務部門負責。會議紀要由秘書長審核后作為檔案由相關業(yè)務部門負責人保管。
(四)日常辦公例會
日常辦公例會根據各部門工作需要，可隨時召開，但要確保每兩周至少召開一次，由秘書長或部門負責人召集和主持。主要內容為通報現(xiàn)有公益項目、其他事項進展情況;通報即將開展的公益活動及重要事項;協(xié)調和解決相關問題。
第二章 秘書處工作制度
秘書處作為基金會常設辦事機構，為本會的行政和協(xié)調機構，在理事會閉會期間，在秘書長領導下承辦基金會日常工作，對理事會和理事長負責。
(一)機構設置
秘書處工作分五個部門管理：辦公室、財務部、法務部、項目部、信息宣傳部，分別由秘書長和副秘書長分工負責，分工不分家，大型活動需要時，不分崗位，全體參加。
1.辦公室工作任務是：
(1)負責文電處理、檔案管理;
(2)承擔理事會等重要會議的組織籌備工作，起草有關報告和文件;
(3)負責日常接待咨詢工作;
(4)各類證書、紀念品的制作及發(fā)放工作;
(5)負責后勤保障、固定資產的使用管理和安全保密工作;
(6)負責綜合協(xié)調日常事務性工作;
(7)辦理理事、監(jiān)事人選的增補和協(xié)調事宜;
(8)制定基金會工作人員培訓計劃和組織實施;
(9)其他臨時性工作。
2.財務部工作任務是：
(1)負責財務管理、基金運作和資金安全增值工作;
(2)負責編制年度預算、決算及其實施;
(3)負責對現(xiàn)金收、付業(yè)務進行核算、檢查與監(jiān)督;
(4)負責財政、金融信息和市場情況的調研，為基金安全增值提供決策參考;
(5)根據監(jiān)事要求，提供相關資料;
(6)負責接收捐贈和專項基金的使用工作，建立完整的捐贈和資金使用檔案，使每一項資金的捐贈與使用都有案可查。定期向捐資人提供協(xié)議執(zhí)行情況，實行透明管理，讓捐贈人滿意放心;
(7)及時與民政部門、工商、稅務、銀行等部門聯(lián)絡，掌握政策變化，向領導提出合理化建議;
(8)領導交辦的其他工作。
3.法務部工作任務是：
(1)負責各項協(xié)議的審查;
(2)把控項目運作的法律風險;
(3)與捐贈及合作方探討項目可行性分析;
(4)其他一切涉及法律的事項;
(5)領導交辦的其他工作。
4.項目部工作任務是：
(1)負責項目開發(fā)和實施工作;
(2)負責基金會對國內外的宣傳工作，各類宣傳用品的制作和發(fā)放;
(3)負責外事活動的協(xié)調工作;
(4)負責合作協(xié)議的洽談和跟蹤辦理;
(5)負責項目大事記收集、整理工作;
(6)加強項目信息收集和資料積累，完善基金會工作檔案;
(7)募資工作;
(8)領導交辦的其他工作。
5.信息宣傳部工作任務是：
(1)負責項目大事記的歸總、上傳工作;
(2)負責項目活動的媒體聯(lián)系;
(3)負責網站維護管理;
(4)負責網站內容信息的搜集、整理，內容包括重大事務、外事活動、訪問考察活動、訪華團考察活動、重要出訪活動等信息;
(5)及時對各部門提供的信息，進行統(tǒng)一分類、整理、匯總成發(fā)布稿件并按照程序審批后發(fā)布。對于登錄信息，要及時存檔備查;
(6)應按照規(guī)定及時對基金會網站進行管理、維護與更新，保證信息及時性、通達性、有效性。有關設備要定期巡檢，保證網站每天24小時正常開通運轉，以方便公眾訪問;
(7)負責對服務器和網站進行定期檢測，并根據檢測結果采取相應的措施，以防黑客利用系統(tǒng)漏洞和弱點非法入侵;
(8)其他臨時性工作。
(二)秘書處工作人員守則
1.愛崗敬業(yè)，恪盡職守，依據《基金會管理條例》和《中國友好和平發(fā)展基金會章程》及民間非營利組織的有關規(guī)定為理事會當好“參謀”。
2.積極參加政治學習，養(yǎng)成良好的自學習慣，努力提高政治、業(yè)務水平。
3.堅持以人為本，竭力為捐資單位、個人和友好和平發(fā)展事業(yè)服務。
4.嚴守工作紀律，按時上下班，重大事項必須請示報告，個人不得擅自主張，不得隨意對外表態(tài)，嚴格遵守保密規(guī)定。
5.團結友愛，分工協(xié)作，本分做人，踏實做事;文明禮貌，廉潔自律。
(三)加強信息收集和資料積累，完善基金會工作檔案;發(fā)揮網絡作用，重大活動及時上網公布;加強與理事和新聞媒體的溝通。
(四)根據監(jiān)事要求，提供相關資料。
(五)辦理理事、監(jiān)事人選的增補和協(xié)調事宜。
(六)建立請示匯報制度。包括但不限于下列重大問題，須書面向理事長請示：基金募集、基金運作、項目資助、接待來訪、組團出訪、國內出差、年度贊助計劃、年終工作總結、年度預算決算、非計劃內單項重大支出、人事問題等。
(七)休假制度。
1.帶薪年休假(以下簡稱年休假)?；饡栏駡?zhí)行國家年休假制度，年休假本著統(tǒng)籌安排兼顧職工意愿原則，可在1個年度內集中安排，也可以分段安排，但不跨年度安排。為保障工作有序開展，休年休假要提前10個工作日以書面表格形式向部門負責人提出并報秘書長同意后方可。具體年休假標準為：
(1)入基金會累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天;
(2)入基金會累計工作已滿10年不滿20年的，年休假10天;
(3)入基金會累計工作已滿20年的，年休假15天。
(4)國家法定休假日、休息日不計入年休假的假期。
但有下列情形之一的，不享受當年的年休假：
(1)休假天數(shù)多于年休假天數(shù)的;
(2)請事假累計20天以上且單位按照規(guī)定不扣工資的;
(3)累計工作滿1年不滿10年，請病假累計2個月以上的;
(4)累計工作滿10年不滿20年，請病假累計3個月以上的;
(5)累計工作滿20年以上，請病假累計4個月以上的。
2.事假、病假制度。事假不得先斬后奏，休3天以內須經分管副秘書長同意，7天須經秘書長同意，7天以上須報理事長同意;病假須提供正規(guī)醫(yī)院出具的病假證明，特殊情況可于病假中或病假后提供。
第三章 各級人員工作職責
(一)理事長職責
1.理事長是基金會的法人代表，領導基金會的全面工作。
2.召集和主持理事會會議。
3.檢查理事會決議的落實情況。
4.代表基金會簽署重要文件。
5.審批限額以上及預算外的開支，檢查財務收支情況。
6.章程和理事會賦予的其他職責。
(二)秘書長職責
1.秘書長在理事長領導下開展工作，按照《章程》規(guī)定行使權力,并經理事長授權審批基金會財務收支工作(本“辦法”經黨組批準或理事會通過視為授權)。
2.主持基金會日常工作，組織實施理事會決議、決定。
3.參與基金會重大事項的決策。
4.協(xié)助理事長對基金會進行管理。
5.組織起草需提交理事會議的各項工作計劃、方案、制度和工作總結。
6.根據《基金會年度檢查辦法》，組織起草上一年度的年度工作報告。
7.籌備召開理事會的各項工作。
8.完成理事長交辦的其他工作。
(三)副秘書長職責
1.協(xié)助秘書長工作。
2.做好基金運作和項目開發(fā)實施工作。
3.做好本“辦法”第五章(一)、(二)款中的工作。
4.做好為理事會會議和年度工作報告提供分管工作的情況素材工作。
5.完成秘書長交辦的其他工作。
(四)會計職責
1.認真學習和嚴格遵守《中華人民共和國會計法》和各種財經政策、紀律和有關財務制度。
2.按照《中華人民共和國會計法》和《民間非營利組織會計制度》設置各種會計帳薄、科目，并依法進行會計核算。
3.根據年度收支預算，控制資金使用。
4.負責填制和審核收支憑證，監(jiān)督和抵制一切不符合財經政策和紀律的收支憑證。
5.及時整理財務憑證，認真清理基金會的財務收支帳目，及時編制會計報表，月末向秘書長報告當月財務收支情況。
6.建立會計憑證、帳薄表冊、財務文件、會計報表等檔案，資料分月裝訂，年終建檔，妥善保管，未經批準不得銷毀;妥善保管財務專用印章、法人代表名章，并按規(guī)定使用印章。
7.會計人員調離或因故離職，應將經手會計憑證、帳冊、文件資料及未了事項如實移交，并由會計主管人員或主管領導負責監(jiān)交;移交人、接交人等均要在移交清冊上簽字。
8.財政、銀行、審計、稅務等部門及上級機關檢查基金會有關財務情況，需抽查會計資料時，經理事長或秘書長同意后，會計人員應如實反映有關情況，提供有關資料。
9.注意了解國家財經政策，觀察金融市場動向，跟蹤本基金會資金運作市場情況，保證資金運作安全，并及時提出調整資金運作建議，供決策參考。
(五)出納員職責
1.認真學習并嚴格遵守國家的財經政策、法規(guī)和有關的財務制度，不斷提高政策和業(yè)務水平。
2.認真學習《中華人民共和國會計法》和《民間非營利組織會計制度》，認真審核報銷單據和支出原始憑證，必須有經手人簽字和相關領導審批同意，并核對領導審批權限，對違反財經規(guī)定的應拒絕辦理。
3.堅持原始憑證逐日登記入帳，并及時掌握銀行存款數(shù)額，所有帳目必須數(shù)字準確、摘要清楚、填寫工整。
4.貫徹執(zhí)行銀行結算制度和貨幣管理制度，財務印鑒必須與會計分管，不得簽發(fā)空頭支票，簽發(fā)一切支票和現(xiàn)金借出，必須辦理審批手續(xù)。
5.嚴格執(zhí)行安全制度，認真管理好現(xiàn)金、空白支票、空白收據及其他有價證券，庫存現(xiàn)金超過銀行規(guī)定限額，應及時存入銀行，不得轉借和坐支，不得“白條”抵庫，更不得貪污挪用。違反制度造成損失，追究當事人的責任。
6.負責固定資產的登記、立檔工作。
(六)辦公室人員職責
1.負責基金會文件保管，做好文件收發(fā)、催辦、歸檔等工作。
2.負責辦公用品、禮品的采購和管理，不得假公濟私。
3.負責接洽來人來訪，并做好上傳下達工作。
4.負責資料上報工作。
5.負責基金會的各種文字材料的整理、裝訂和保存。
6.負責基金會有關資料的網上操作。
7.負責基金會固定資產的使用、維護、管理工作.
8.負責辦公室其他日常行政工作。
9.完成領導布置的各項工作。
(七)業(yè)務人員職責
1.募資工作。
2.負責項目開發(fā)和實施工作。
3.負責外事活動的協(xié)調工作。
4.負責合作協(xié)議的洽談和跟蹤辦理。
5.負責項目大事記收集、上傳工作。
6.網站維護管理。
7.各項協(xié)議的審核及項目運作的風險把控。
8.領導布置的其他工作任務。
第四章 公文管理制度
(一)收文管理
1.基金會收到公文、函件后，由專職人員統(tǒng)一登記并報送秘書長閱處，涉及重大問題的公文，由秘書長報送理事長審批。
2.報批文件應明確提出處理意見。
3.一份文件或一個項目的多份文件在處理完畢后，要及時收集齊全存檔。
(二)發(fā)文管理
1.以基金會名義發(fā)文，由理事長簽發(fā);以基金會名義發(fā)便函，由理事長或理事長授權秘書長簽發(fā)。
2.對外公文代表一個單位的形象，要求公文格式正確、文字精練、語言通順、打印整齊。
3.以基金會發(fā)出的所有文件必須用印。
4.重要和涉密文件收文單位在本市的可以通過機要交換或直接送達，外省市的可通過機要交換或使用特快專遞郵寄，并電話跟蹤收件情況。
5.所有發(fā)文的原始批件都要留存歸檔。
(三)公文處理辦法
為進一步規(guī)范本基金會公文處理工作，根據《黨政機關公文處理工作條例》<中辦發(fā)(2022)14號>;的有關規(guī)定及《全國友協(xié)機關公文處理辦法》并結合本單位實際工作情況，特制定本辦法。辦法中涉及的具體公文字體、字號、模版請參閱《全國友協(xié)機關公文處理辦法》(2022版)中具體規(guī)定。
1.公文種類
本基金會公文種類有決議、決定、通知、報告、請示、函、接待計劃、簡報、談話參考、電報、記錄、紀要。
(1)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
(2)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。
(3)通知。傳達需有關單位周知或者執(zhí)行的事項。
(4)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。
(5)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
(6)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函的格式同通知格式。
(7)接待計劃。適用于對來訪團組各項接待事務進行合理安排。
(8)簡報。適用于對組織的公益活動有關情況進行不同種類、不同重要程度、不同發(fā)放范圍的文字匯報。
(9)談話參考。適用于領導人會見重要人士、舉行會談時的談話參考資料。
(10)電報。分明電和密電。適用于向有關單位快速通報有關情況、征求意見。
(11)記錄。適用于會議、會談、會見，如實詳盡反映會議情況。
(12)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
2.公文格式
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(1)份號。同一件公文印制若干份時每份公文的順序編號，涉密公文一定要標注份號。用6位3號黑體阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。發(fā)文時必須登記公文發(fā)往單位以及與其對應的號碼段。
(2)密級和保密期限。涉及國家秘密的公文必須標明密級。非涉密公文在履行公布程序之前也要做好安全保密工作，禁止未經批準就掛在網上。
本基金會公文最高密級為“機密”;保密期限一般不超過3年，特殊情況例外。密級和保密期限用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第2行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。密級和保密期限中間用“★”隔開。
(3)緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度分別標注“特急”“加急”，電報根據緊急程度分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文(不含電報)的緊急程度用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，依次自上而下排列。
(4)發(fā)文字號。由機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。根據文種需要，使用3號仿宋字，標注在文件的適當位置。
(5)簽發(fā)人。上報公文應當標準簽發(fā)人姓名，體現(xiàn)機關負責人應對對所簽發(fā)的公文負責。“簽發(fā)人”使用3號仿宋字，姓名使用3號楷體字，右空1字標注在紅色分隔線上方。
(6)標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。使用2號加粗宋體字編排于紅色分隔線下空2行位置。
(7)主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。報關外交部的公文不寫主送機關。使用3號仿宋字編排于標題下空1行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后面標全角冒號。
(8)正文。公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁需顯示正文，首個蓋章頁應當顯示正文。正文用3號仿宋字編排于主送機關名稱下1行。
(9)附件說明。公文如有附件，應在正文中涉及附件內容處加括號注明(見附件)或(附后)，并使用3號仿宋字在正文下空1行左空2字位置編排“附件”二字。后標全角冒號和附件名稱。單一附件不標順序號。
(10)發(fā)文機關署名。發(fā)機關名義發(fā)文應署：中國人民對外友好協(xié)會或全國友協(xié)，以基金會名義發(fā)文應署：中國友好和平發(fā)展基金會。
(11)成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。
(12)印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。
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