物業(yè)管理公司檔案管理辦法7
物業(yè)管理公司檔案管理辦法(七)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作,完整地保存和科學(xué)地管理公司檔案,充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用,根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定此辦法。
第二條公司檔案包括公司在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,按保存時(shí)間分為永久保存(五十年以上)、長(zhǎng)期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。
第三條公司檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理的原則,由綜合部加強(qiáng)對(duì)公司檔案管理的領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)建立健全檔案工作制度,以達(dá)到檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的目的。
第二章檔案管理工作機(jī)構(gòu)和管理員職責(zé)
第四條公司檔案管理由綜合部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),由業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬,熱愛(ài)公司的專(zhuān)職人員擔(dān)任,同時(shí)其他各部門(mén)要設(shè)置兼職的檔案管理員。
第五條檔案管理人員基本職責(zé):
一、認(rèn)真貫徹集團(tuán)公司有關(guān)的檔案管理制度;
二、忠于職守,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,維護(hù)檔案的完整與安全。
三、負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理公司全部檔案(除公司另有管理規(guī)定的特殊資料外)。
四、負(fù)責(zé)建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標(biāo)、工作程序。
第三章檔案的形成
第六條歸檔文件要求書(shū)寫(xiě)工整,圖樣清晰,材料完整,能準(zhǔn)確地反映公司本次活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和整個(gè)過(guò)程。
第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
第八條檔案管理員必須按集團(tuán)公司檔案管理的有關(guān)制度和要求定期編制各類(lèi)材料的歸檔范圍。
第九條各部門(mén)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)等活動(dòng)中帶回的材料要及時(shí)歸檔。
第十條各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門(mén)執(zhí)行。
第四章檔案管理
第十一條公司檔案管理員必須對(duì)公司各部門(mén)移交的檔案按規(guī)定進(jìn)行分類(lèi):
一、根據(jù)集團(tuán)公司檔案分類(lèi)編號(hào)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案分類(lèi)編號(hào),并要求保持一定的穩(wěn)定性,不得隨意改動(dòng)。
二、分類(lèi)和編號(hào)要遵循材料的形成規(guī)律,要求為檔案的保管和利用提供方便。
三、公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、技術(shù)性及財(cái)務(wù)等管理性文件,要按其文件內(nèi)容分別歸入各類(lèi)檔案中統(tǒng)一編號(hào)。
第十二條公司綜合部要根據(jù)需要編制案卷總目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進(jìn)行檔案著錄工作,便于查找利用。
第十三條檔案保管要求:
一、對(duì)底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。
二、聲像檔案要統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào),單獨(dú)存放。
三、實(shí)物檔案要統(tǒng)一編號(hào)集中保管。
第十四條經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案,要編制銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)批準(zhǔn)后指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),并由監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第五章移交和利用
第十五條公司檔案室要按集團(tuán)公司檔案有關(guān)規(guī)定及時(shí)向集團(tuán)檔案室移交有關(guān)檔案。
第十六條公司檔案應(yīng)簡(jiǎn)化借閱程序,做到科學(xué)而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。
第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,并進(jìn)行登記,但不得超出三天。
第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內(nèi)部參閱。若情況特殊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,可借出復(fù)印件,原件概不外借。
第六章附則
第十九條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸綜合部。
