商場(chǎng)物業(yè)部文檔管理辦法范本
商場(chǎng)物業(yè)部文檔管理辦法
1.制定本辦法的目的、依據(jù)和適用范圍
1.1為了加強(qiáng)物業(yè)部門的文檔管理,充分發(fā)揮文檔的作用,更好地為商場(chǎng)的經(jīng)營、管理和發(fā)展等各項(xiàng)工作服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)企業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合物業(yè)管理行業(yè)特點(diǎn)及本公司實(shí)際情況,制訂本管理辦法。
1.2本管理辦法的適用范圍包括集團(tuán)各區(qū)域物業(yè)部、各商場(chǎng)物業(yè)管理部門。
2.文檔的定義
2.1文檔是指從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件、報(bào)表、圖紙、帳冊(cè)、照片、錄音、錄像、電子光盤以及記載榮譽(yù)內(nèi)容的獎(jiǎng)品實(shí)物等歷史記錄。
3.文檔管理的基本原則和要求
3.1為維護(hù)文檔的完整、安全,同時(shí)便于有效利用,各商場(chǎng)物業(yè)在管理活動(dòng)過程中形成的物業(yè)檔案資料實(shí)行“統(tǒng)一制度、三級(jí)管理”的原則,即:凡明確列入由區(qū)域物業(yè)部集中保管目錄的文件材料(原件)由區(qū)域物業(yè)部集中保管;其他文件材料(原件)由各商場(chǎng)物業(yè)(保安)部按集團(tuán)的規(guī)定要求自行管理。
3.2各商場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
4.文檔管理機(jī)構(gòu)和人員
各商場(chǎng)在物業(yè)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下,形成檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)。
*集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心對(duì)各區(qū)域物業(yè)部、各商場(chǎng)物業(yè)(保安)部文檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心文檔配備專職文檔管理人員,負(fù)責(zé)收集、保管和提供利用物業(yè)條線各類文檔;
*各區(qū)域、各商場(chǎng)物業(yè)部門的文員(或指專人)在部長(經(jīng)理)領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)本區(qū)域、商場(chǎng)(物業(yè)條線)文檔材料的歸集和整理立卷,并按規(guī)定向集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心送交相關(guān)文檔。
*各區(qū)域物業(yè)部、各商場(chǎng)物業(yè)(保安)部均須根據(jù)文檔保管的要求設(shè)置固定文檔存放點(diǎn),并配備文檔管理人員和必要的文檔存放櫥柜,負(fù)責(zé)本部門文檔材料(資料)的歸集、整理。
*各區(qū)域物業(yè)部長、各商場(chǎng)物業(yè)(保安)經(jīng)理為文檔工作的主要責(zé)任人,并將文檔工作納入部門的年度工作計(jì)劃。
5.文檔案管理人員的職責(zé)
5.1.集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心文檔管理人員的職責(zé):
*負(fù)責(zé)公司級(jí)(物業(yè)條線)各類文檔的接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等;
*按規(guī)定要求統(tǒng)一管理公司(物業(yè)條線)的文檔,確保文檔的完整和安全。對(duì)已接收入室的文檔,有計(jì)劃參與進(jìn)行整理、重組和銷毀工作;對(duì)因歸檔制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)而遺漏失散在外的重要文件材料,加強(qiáng)收集歸檔;
*指導(dǎo)、督促和檢查各部門文件材料的立卷、歸檔工作,組織對(duì)兼職文檔管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn);
*參與實(shí)施對(duì)部門文檔工作的考評(píng);
*負(fù)責(zé)編制公司(物業(yè)條線)文檔目錄、檢索資料,嚴(yán)格執(zhí)行文檔借閱制度,主動(dòng)、快捷提供利用服務(wù);
*辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)文檔業(yè)務(wù)的工作。
5.2.區(qū)域物業(yè)部文檔管理人員的職責(zé):
*按歸檔類別要求負(fù)責(zé)所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作,對(duì)集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心需要的文件材料,按規(guī)定要求及時(shí)送交歸檔;
*負(fù)責(zé)由部門日常使用保管的文檔、資料(主要是物業(yè)管理業(yè)務(wù)文檔)的管理。
*部門文檔管理人員如兼文員工作,則還應(yīng)當(dāng)承擔(dān)如下職責(zé):
(1)負(fù)責(zé)本部門文書處理工作,包括文件材料(含合同、協(xié)議、來往文書等)的收發(fā)、登記、傳閱、催辦和留注;
(2)負(fù)責(zé)本部門文書管理工作,包括文件材料的保管、調(diào)閱和文件材料的歸集、整理、預(yù)立卷等。
5.3.商場(chǎng)物業(yè)(保安)文檔管理人員的職責(zé):
*按歸檔類別要求負(fù)責(zé)所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作,對(duì)明確由區(qū)域物業(yè)部文檔室集中保管的文件材料,按規(guī)定要求及時(shí)送交歸檔;
*負(fù)責(zé)由部門日常使用保管的檔案、資料(主要是物業(yè)管理業(yè)務(wù)檔案)的管理。
*部門文檔管理員如兼文員工作,則還應(yīng)當(dāng)承擔(dān)如下職責(zé):
(1)負(fù)責(zé)本部門文書處理工作,包括文件材料(含合同、協(xié)議、來往文書等)的收發(fā)、登記、傳閱、催辦和留注;
(2)負(fù)責(zé)本部門文書管理工作,包括文件材料的保管、調(diào)閱和文件材料的歸集、整理、預(yù)立卷等,并按規(guī)定及時(shí)向文檔室移交。
6.公司(物業(yè)條線)文件材料歸檔范圍
*前期工程交接驗(yàn)收范圍的材料歸檔
*客商戶檔案(含二次裝修資料)及客戶服務(wù)范圍的材料歸檔
*物業(yè)運(yùn)作管理(含合同、協(xié)議、來往文書等)范圍的材料歸檔
*其它范圍的材料歸檔
7. 檔案的管理和移交
*向文檔室(各部門)移交文檔時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù)。按規(guī)范格式填制〖?xì)w檔文件材料移交接收清冊(cè)〗,認(rèn)真做好清點(diǎn)、登記和簽署工作。
*文檔管理應(yīng)遵循保密工作有關(guān)規(guī)定。
*文檔室必須具備防盜、防火、防有害生物等安全設(shè)施。文檔室由文檔管理人員專人管理。
*按規(guī)定由各部門負(fù)責(zé)管理的檔案、資料(主要是物業(yè)管理業(yè)務(wù)檔案),在該物業(yè)項(xiàng)目管理終止或管理主體發(fā)生變化時(shí),應(yīng)按規(guī)定編制移交清冊(cè)后,向接管該項(xiàng)目的物業(yè)辦理移交。
8.檔案的查閱利用
*文檔室應(yīng)當(dāng)多渠道、多形式地開展文檔利用服務(wù)工作,努力提高文檔利用效能。
*查閱、借閱文檔需辦理相關(guān)登記和批準(zhǔn)手續(xù),并填制〖文件檔案資料查閱登記表〗及〖文件檔案資料借閱登記表〗。
*查閱、借閱、復(fù)印各部門文檔資料時(shí),一般需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),并須辦理相關(guān)登記(歸還時(shí)及時(shí)注銷)手續(xù)。
