某物業(yè)管理公司電話管理辦法
為加強和完善公司電話的管理,保證正常工作通訊需要,增強員工的節(jié)約意識,更好地做好開源節(jié)流工作,特制定本辦法。
第一條:本公司的電話(含各物管處值班電話),主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條:員工打電話,用語應(yīng)盡量簡潔、明確,以減少通話時間。員工接聽電話的標準用語為:'您好,××××(崗位)'。其他內(nèi)容視情回答,總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。
第三條:工作時間內(nèi)不得長時間的接聽私人電話,如確需接聽私人電話,每次通話時間不應(yīng)超過3分鐘。
第四條:公司管理人員開會時必須將手機置于振動狀態(tài),日常必須保持24小時開通通訊工具。
第五條:各物管處員工不得使用值班電話(移動電話、固定電話)或業(yè)主電話打私人電話。打私人電話的,由物管處負責(zé)人核實責(zé)任人,按實際發(fā)生的電話費雙倍扣款。找不出責(zé)任人則由當班人員集體承擔。
第六條:值班電話工作話費,需嚴格控制在公司或業(yè)主規(guī)定的標準范圍內(nèi),對超出標準部分的話費,由物管處負責(zé)人承擔。因特殊情況超標的話費,由物管處提出書面申請,經(jīng)公司總經(jīng)理室批準方可減免。
第七條:堅決杜絕使用值班電話或業(yè)主電話,撥打信息臺或擅自上因特網(wǎng);撥打惡意或色情、恐嚇電話。否則,由此產(chǎn)生的后果責(zé)任自負,涉及到法律責(zé)任的送交司法機關(guān)處理。由此產(chǎn)生的費用,責(zé)任人除雙倍扣款外,公司將視具體情況對其進行經(jīng)濟處罰和相應(yīng)的處分。
第八條:行政、管理部門因工作需要掛長途電話的,需填寫長途電話申請單,注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等,并經(jīng)該部門負責(zé)人簽字同意后方予掛撥。部門負責(zé)人不在的,應(yīng)由總經(jīng)理簽字同意,部門負責(zé)人及總經(jīng)理均不在,又確因業(yè)務(wù)需要掛長途電話的,通過辦公室同意可先行掛撥,但事后通話一定要三日內(nèi)補辦審批手續(xù),逾期不補辦者視為掛私人電話,電話費由其本人雙倍負責(zé)。
第九條:公司不允許員工在公司撥打私人長途電話。 員工私撥打國內(nèi)長途電話,或以公事為由騙打國內(nèi)人長途電話的,除按實際發(fā)生的電話費扣款外,每次罰款50元;私掛香港或澳門的,每次罰款100元;私掛國外長途電話的,每次罰款500元。
第十條:電話機屬公共(本公司或業(yè)主)財產(chǎn),任何人不得以任何理由拆卸挪用。各物管處負責(zé)人為電話設(shè)施負責(zé)人,當班人員有使用的權(quán)利及保管電話設(shè)施的義務(wù)和責(zé)任。
第十一條:各物管處負責(zé)人要定期檢查電話設(shè)施,保持電話設(shè)施整齊清潔,完整無損,性能良好,運行正常。發(fā)現(xiàn)電話機故障后,及時報修。發(fā)現(xiàn)故意損壞、人為故障,責(zé)任人除承擔修復(fù)費用外,公司將視具體情況對其進行經(jīng)濟處罰和相應(yīng)的處分。找不出責(zé)任人則由當班人員集體承擔。
第十二條;未盡事宜,另作要求。本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。
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