油品調(diào)運(yùn)分公司公文處理管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司公文處理管理辦法
第一章 總則
第一條 為使zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)的公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)國(guó)家《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》及上級(jí)單位相關(guān)管理辦法,結(jié)合油品調(diào)運(yùn)分公司實(shí)際,制定本辦法。
第二條 油品調(diào)運(yùn)分公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū),是公司開(kāi)展管理工作及公務(wù)活動(dòng)的重要工具。油品調(diào)運(yùn)分公司公文分為電子公文、紙質(zhì)公文兩種,具有同等效力。
第三條 公文管理指公文的擬訂、收文、發(fā)文、歸檔、處理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)、規(guī)定,以及公司有關(guān)保密工作的制度,確保國(guó)家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第五條 公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門(mén),負(fù)責(zé)本單位的行政公文管理工作。
第三章 公文種類(lèi)
第六條 油品調(diào)運(yùn)分公司公文種類(lèi)包括:決議、決定、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要10個(gè)文種。
(一)決議:適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。
(二)決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(三)通告:適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(四)意見(jiàn):適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。
(五)通知:適用于發(fā)布、傳達(dá)要求所屬部門(mén)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
(六)通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
(七)報(bào)告:適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,回復(fù)上級(jí)單位的詢(xún)問(wèn)。
(八)請(qǐng)示:適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十)會(huì)議紀(jì)要:適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議決定事項(xiàng)如涉及機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人員任免、項(xiàng)目投資、資產(chǎn)重組、資金計(jì)劃以及政策性強(qiáng)、涉及面廣的重大事項(xiàng)等,應(yīng)以其它文種專(zhuān)項(xiàng)行文。
第四章 公文格式
第七條 公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。
(一)份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。
(二)密級(jí)和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)按照保密有關(guān)規(guī)定標(biāo)注密級(jí)和保密期限。涉及國(guó)家秘密的,分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限;涉及商業(yè)秘密的,分別標(biāo)注“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”。
(四)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng),也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)。主辦單位排列在前。同級(jí)或者相應(yīng)的黨、政、群機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí),使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
(六)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名,聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注各發(fā)文單位的簽發(fā)人姓名。
(七)標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容,標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),詞組、短語(yǔ)之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。普發(fā)性的公文使用準(zhǔn)確、統(tǒng)一的規(guī)范化統(tǒng)稱(chēng)。
(九)正文。公文的主體,用來(lái)表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文,不應(yīng)以附件說(shuō)明。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
(十二)成文日期。署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí),署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。其中“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人(具體承辦人)的姓名和電話(huà)。
(十五)附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用單位全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型單位統(tǒng)稱(chēng)。
(十七)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁(yè)碼。公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。
第八條 公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(gb/t9704--2022)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第九條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等,按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。
第十條 公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4 型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第五章 行文規(guī)則
第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實(shí)效,注重針對(duì)性和可操作性,從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量。
第十二條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)行文。特殊情況下需要越級(jí)行文的,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的單位。
第十三條 向上級(jí)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個(gè)上級(jí)單位,根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位,不抄送下級(jí)單位;
(二)油品調(diào)運(yùn)分公司一般不直接向集團(tuán)公司行文;一般不直接向上級(jí)單位工作部門(mén)行文;公司所屬各部門(mén)、營(yíng)業(yè)室一般不直接向上級(jí)單位或上級(jí)單位工作部門(mén)行文。
(三)油品調(diào)運(yùn)分公司各工作部門(mén)一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),以公司名義行文。凡涉及項(xiàng)目、投資、資產(chǎn)、資金、人事等重要業(yè)務(wù),必須經(jīng)油品調(diào)運(yùn)分公司上報(bào)上級(jí)單位批準(zhǔn)后方可以公司名義行文,或以上級(jí)單位名義行文。
(四)“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事
。一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位,需要同時(shí)送其他單位的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
(五)除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送公文,不得以本公司負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。
第十四條 向下級(jí)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理單位,根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位;
(二)公司機(jī)關(guān)各部室一般不得以部門(mén)名義向所屬下級(jí)單位行文,確需行文應(yīng)以公司名義行文;
(三)公司機(jī)關(guān)各部室的一般性具體業(yè)務(wù),應(yīng)以?xún)?nèi)部專(zhuān)函形式向下級(jí)單位及相關(guān)部門(mén)行文;
(四)涉及多個(gè)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),牽頭部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與會(huì)辦部門(mén)協(xié)商一致后方可行文,未協(xié)商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正或者撤銷(xiāo);
(五)上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文,必要時(shí)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)單位。
第十五條 公司黨總支和行政可以聯(lián)合行文,屬于黨總支和行政各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。
第十六條 公司向本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)單位。
第六章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理包括公文起草、審核、簽發(fā)、校對(duì)、復(fù)核、登記、印制、蓋章、分發(fā)等程序。
第十八條 公文起草應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
(二)一切從實(shí)際出發(fā),分析問(wèn)題實(shí)事求是,所提政策措施和辦法切實(shí)可行。
(三)內(nèi)容簡(jiǎn)潔、情況真實(shí)、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分論證,廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。
(六)公文涉及其他部門(mén)和單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),牽頭起草部門(mén)應(yīng)征求相關(guān)部門(mén)和單位意見(jiàn),力求達(dá)成一致。
(七)對(duì)涉及國(guó)家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)按相關(guān)保密規(guī)定,在公文擬制時(shí),注明密級(jí)及保密期限。
(八)對(duì)涉及其他部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
第十九條 公文審核。公文文稿簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
(二)內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。
(三)涉及有關(guān)單位或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn),如有分歧,部門(mén)主要負(fù)責(zé)人應(yīng)出面協(xié)調(diào)。
(四)重要公文文稿的起草,部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后應(yīng)送發(fā)文單位綜合辦公室進(jìn)行初核。
(五)經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應(yīng)當(dāng)退回并說(shuō)明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的,由起草部門(mén)修改后重新報(bào)送。
第二十條 公文簽發(fā)。公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),應(yīng)當(dāng)做到:
(一)主辦部門(mén)起草的公文涉及有關(guān)協(xié)辦單位或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)交由協(xié)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。會(huì)簽后,交由主辦部門(mén)提交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(二)重要公文和上行文由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā),一般性的下行文由分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)合發(fā)文單位負(fù)責(zé)人會(huì)簽,會(huì)簽一般不得使用復(fù)印件。
第二十一條 公文校對(duì)。公文經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)后,應(yīng)交由擬稿人校對(duì)。校對(duì)的重點(diǎn)是:文稿內(nèi)容文字表述是否準(zhǔn)確無(wú)歧義,文種是否正確,糾正錯(cuò)別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規(guī)范,單位名稱(chēng)、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。
第二十二條 公文復(fù)核。已經(jīng)公文擬稿人員校對(duì)后的公文,綜合辦公室印發(fā)前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,文種是否正確,內(nèi)容是否符合相關(guān)規(guī)定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第二十三條 公文登記。對(duì)復(fù)核后的公文,要確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和份數(shù)并詳細(xì)記載,發(fā)文字號(hào)編號(hào)應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一,避免重復(fù)。
第二十四條 公文印制。公文印制應(yīng)當(dāng)確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。
第二十五條 公文蓋章。文稿除會(huì)議紀(jì)要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應(yīng)當(dāng)符合公文格式位置要求。
第二十六條 公文分發(fā)。公文印制、蓋章完畢后,應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā),并做好發(fā)文登記,傳真發(fā)文的要做好傳真記錄。
第七章 收文辦理
第二十七條 收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復(fù)等程序。
第二十八條 公文簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn),核對(duì)無(wú)誤后簽字或蓋章,并注明簽收時(shí)間。公司外來(lái)文件由綜合辦公室統(tǒng)一接收,凡代表公司外出參加會(huì)議、考察、訪問(wèn)帶回的文件、重要資料,均應(yīng)交綜合辦公室統(tǒng)一登記、處理。
第二十九條 公文登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)登記。
第三十條 公文初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是:內(nèi)容是否符合國(guó)家法律,法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽;是否符合公文起草的其他要求。
經(jīng)初審有下列不符合規(guī)定的情形之一的,經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,應(yīng)該退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。
(一)請(qǐng)示內(nèi)容不符合國(guó)家法律、法規(guī)規(guī)定,不符合黨和國(guó)家的方針、政策的;
(二)不符合行文規(guī)則的;
(三)文種使用不當(dāng)?shù)?
(四)涉及其他單位或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),未經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽的;
(五)涉及事項(xiàng)應(yīng)由報(bào)文機(jī)關(guān)自行解決的;
(六)一文數(shù)事、多頭主報(bào)、不蓋公章的;
(七)“報(bào)告”夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的;
(八)上行文未按要求注明簽發(fā)人,未注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式的。
第三十一條 公文擬辦。經(jīng)審核符合規(guī)定的公文,由綜合辦公室文秘人員報(bào)綜合辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見(jiàn),緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。
第三十二條 公文簽批。綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后,呈送本單
位主要領(lǐng)導(dǎo)批示(行政文件呈送經(jīng)理批示,黨總支文件呈送黨總支書(shū)記批示)。主要領(lǐng)導(dǎo)按照公司分管領(lǐng)導(dǎo)分工,提出批示意見(jiàn)批轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)閱處,分管領(lǐng)導(dǎo)按照文件內(nèi)容提出閱辦意見(jiàn)批轉(zhuǎn)分管業(yè)務(wù)部門(mén)具體辦理。簽批文件時(shí),主批人應(yīng)簽署明確意見(jiàn)、姓名和審批日期,其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的圈閱表示已閱知。
第三十三條 公文承辦。承辦部門(mén)對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。單位負(fù)責(zé)人收到交辦事項(xiàng)的行文,應(yīng)在批示后交由綜合辦公室登記規(guī)定,需要轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)的,用復(fù)印件。
第三十四條 公文傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要,應(yīng)將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象。辦理公文傳閱時(shí),綜合辦公室文秘人員應(yīng)隨時(shí)掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定閱知范圍,經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后分送。
第三十五條 公文催辦。文秘人員應(yīng)及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況,督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)催辦。
第三十六條 公文答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位,并根據(jù)需要告知其他相關(guān)單位,下級(jí)單位上報(bào)“請(qǐng)示”文件,要予以書(shū)面批復(fù)。
第八章 公文管理
第三十七條 公文由綜合辦公室文秘部門(mén)或者專(zhuān)人統(tǒng)一管理。綜合辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文管理制度,確保管理規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第三十八條 公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)國(guó)家檔案法律法規(guī)和集團(tuán)公司檔案管理有關(guān)規(guī)定,及時(shí)收集齊全、整理歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 應(yīng)按照分工負(fù)責(zé)的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等,包括原始記錄及有關(guān)資料,有承辦機(jī)構(gòu)或承辦人收集、整理。紀(jì)要定稿應(yīng)交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負(fù)責(zé)人外出參加會(huì)議收到的應(yīng)歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)的,在履行所兼職務(wù)過(guò)程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關(guān)單位保存復(fù)印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應(yīng)整理、歸檔的公文,向檔案管理機(jī)構(gòu)移交并辦理交接手續(xù)。
第四十條 公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條 公文歸檔期限按照集團(tuán)公司檔案分類(lèi)保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條 涉密文件按照集團(tuán)公司保密相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(一)公文確定密級(jí)前,應(yīng)根據(jù)擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后,應(yīng)當(dāng)按照鎖定密級(jí)嚴(yán)格管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人管理。公文的密級(jí)需要變更或者解除的,由原確定密級(jí)的單位或者其上級(jí)單位決定。
(二)涉及公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞,通過(guò)密碼電報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
(三)涉密公文公開(kāi)發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開(kāi)發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道,由發(fā)文單位確定。經(jīng)批轉(zhuǎn)公開(kāi)發(fā)布的公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。
(四)復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文,應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編,確有工作需要的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱(chēng)、日期。匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注。
第四十三條 公文撤銷(xiāo)或廢止,由發(fā)文單位或上級(jí)單位根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷(xiāo)的,視為自始無(wú)效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條 不具備歸檔和保存價(jià)值的公文,經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷(xiāo)。個(gè)人不得私自銷(xiāo)毀、留存涉密公文。
第四十五條 機(jī)構(gòu)合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí),需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門(mén)。
第四十六條 工作人員離崗離職時(shí),所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第四十七條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第四十八條 本辦法未盡事項(xiàng)按照國(guó)家法規(guī)及工貿(mào)公司要求執(zhí)行。
