某學院會議管理辦法
學院會議管理辦法
為了進一步加強會議管理、提高會議效率,特制定本辦法。
一、會議安排及通知
(一)根據(jù)**學院黨委、行政辦公會議議事規(guī)則,校黨委會和行政辦公會一般于每周一下午交替召開。學校辦公室為會議責任單位。如會議需要相關(guān)單位列席,由學校辦公室通知。
(二)各單位組織召開二級單位負責人會議、全校性會議和專題工作會議,應(yīng)提前5天填寫《**學院活動/會議申報表》送學校辦公室,經(jīng)校領(lǐng)導審定后召開。會議申報單位為會議責任單位,負責通知參會人員。學校辦公室協(xié)調(diào)校領(lǐng)導出席。
(三)校領(lǐng)導臨時召集的會議,視會議內(nèi)容確定相關(guān)單位為責任單位,負責通知參會人員。學校辦公室協(xié)調(diào)校領(lǐng)導出席。
二、會議的組織
(一)議題的準備
黨委會和行政辦公會的議題一般由校領(lǐng)導提出,也可由職能部門提出,職能部門應(yīng)就議題相關(guān)內(nèi)容進行充分調(diào)研論證,形成通報提綱或問題解決建議方案,提前5-7天填寫《**學院黨委會/行政辦公會議題申報單》,經(jīng)分管校領(lǐng)導審核,送學校辦公室呈校主要領(lǐng)導審核后安排上會。
學校其他會議的議題由校領(lǐng)導提出或由會議申報單位與分管校領(lǐng)導商定。
(二)會前準備
會議責任單位負責準備會議材料,經(jīng)相關(guān)校領(lǐng)導審閱通過后,按要求發(fā)放至所有參會人員并做好相關(guān)會議準備。
(三)會議記錄和會議紀要
會議責任單位應(yīng)安排專人認真做好會議記錄及會議紀要。
(四)會議議定事項的落實
會議責任單位應(yīng)積極做好會議議定事項的落實工作,并及時將落實情況報相關(guān)校領(lǐng)導。
(五)會議資料的歸檔
會議責任單位應(yīng)按規(guī)定做好有關(guān)會務(wù)工作的文字及影像資料的歸檔工作。
(六)會議責任單位應(yīng)協(xié)助宣傳部門,做好會議的宣傳報道工作。
三、本辦法自發(fā)布之日起實施,由學校辦公室負責解釋。
