師大后勤配送管理辦法
師大后勤發(fā)展總公司配送管理暫行辦法
為提高工作效率,發(fā)揮配送規(guī)模優(yōu)勢,創(chuàng)造最佳經(jīng)濟效益,總公司決定對公司內(nèi)所有進出物品原則上實行統(tǒng)一配送,并制訂本辦法。
一、管理機構(gòu)
1、學院紀委監(jiān)審處、產(chǎn)業(yè)后勤處、設(shè)備實驗處為學校監(jiān)督、組織采購的職能部門,對總公司的配送工作進行監(jiān)督協(xié)調(diào)及指導;
2、杭師院后勤發(fā)展總公司配送中心作為公司直屬機構(gòu),是公司內(nèi)負責配送工作的職能部門。負責根據(jù)本辦法規(guī)定及各用戶要求開展配送、核算、倉庫保管、市場信息調(diào)查等工作;
3、總公司領(lǐng)導辦公會議,負責監(jiān)督協(xié)調(diào)配送工作。
二、配送范圍
1、原則上總公司所有物品由配送中心負責組織實施配送。
①飲食服務(wù)公司所有葷素菜、糧油、燃料及其他原材料的配送;
②住宿服務(wù)公司的學生公寓及客房服務(wù)用品的配送;
③物業(yè)管理公司綠化、衛(wèi)生、維修工具、材料及文印紙張等物品的配送;
④商貿(mào)服務(wù)公司銷售商品的配送;
⑤總公司范圍內(nèi)設(shè)備、辦公用品、低值易耗品、勞保用品的配送;
⑥根據(jù)總公司安排需配送的其他物品。
2、配送中心可根據(jù)實際情況,經(jīng)與有關(guān)部門協(xié)調(diào)提出集中配送的具體范圍,報總公司同意后實施。
三、采購工作規(guī)定
1、所有對外采購業(yè)務(wù)活動必須遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)和財經(jīng)紀律,通過正常渠道和正當方式實施,凡數(shù)量多、金額大的批量采購必須采用招投標方式,依法簽訂購銷合同;
2、配送中必須建立并嚴格執(zhí)行具體的廉政管理規(guī)定,總公司及學院有關(guān)部門將監(jiān)督執(zhí)行有關(guān)廉政制度;
3、批量采購項目,必須在市場調(diào)查、掌握市場行情、作好準備的基礎(chǔ)上,選擇三家以上的供應廠商進行業(yè)務(wù)洽談,擇優(yōu)確定供應商,核定價格與質(zhì)量要求,供應廠商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣等必須歸總公司所有,并在合同中注明;
4、對技術(shù)性較強或有特殊要求的采購項目,采購部門可要求使用部門有關(guān)專業(yè)人員共同采購或授權(quán)使用部門有關(guān)專業(yè)人員采購,并共同承擔責任;
5、原則上配送范圍內(nèi)的物品由配送中心集中負責配送,但根據(jù)實際情況,可由配送中心與具體用戶協(xié)商,由配送中心授權(quán)各用戶自行采購相應物品;
6、凡由配送中心集中配送和經(jīng)配送中心授權(quán)由各用戶自行采購,所有采購物品都必須經(jīng)配送中心審核認可并進行相關(guān)登記入帳工作后,方能辦理報銷手續(xù);
7、配送中心成立專門的采購隊伍,負責具體的配送工作。各部門應遵守由配送中心提交總公司同意后的有關(guān)申購規(guī)定,原則上各部門應統(tǒng)一以公司名義向配送中心提交書面的申購訂貨單,訂單要求注明規(guī)格、估價、數(shù)量、原進貨渠道等,否則配送中心有權(quán)退還并要求重新按規(guī)范填寫申購訂單;
8、如各部門對申購物品有特殊要求的,應在申購單中作書面說明,否則,各部門原則上應接受配送中心配送的物品;
9、用戶因特殊情況提出特殊申購訂貨要求的,配送中心應給予充分的理解與支持,盡可能滿足用戶的特殊需求;
10、如因特殊原因未能按有關(guān)要求完成配送任務(wù)的,配送中心應主動及時與用戶聯(lián)系,共同協(xié)商補救措施,否則以失職論處。
四、物品驗收規(guī)定
1、必須嚴格執(zhí)行驗收制度,做好驗收工作,配送中心負責人須積極監(jiān)督并檢查執(zhí)行情況,并進行抽查,杜絕不合格物品流入,防止造成不必要的損失;
2、入庫物品到貨后,由保管員驗收,其他物品送往使用部門,由使用部門指定的驗收員驗收,嚴禁未經(jīng)驗收即入庫;
3、必須依據(jù)各公司(或倉庫)的申購訂單進行驗收,逐一核對到貨物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、產(chǎn)地、單價、金額等,驗收合格方可入庫或接收。凡與訂單不符合的貨物,用戶可以拒收;
4、凡對單驗收,發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符合要求,要做好記錄,及時告知中心負責人,并按以下規(guī)定處理:
①凡質(zhì)量不符合要求,要求供應商立即調(diào)換合格商品再進行驗收,否則,應予全部退貨;
②凡臨近保質(zhì)期(有效期)的物品,使用部門無法在保質(zhì)期(有效期)內(nèi)使用完的,可拒絕驗收;
③“三無產(chǎn)品”一律退回。
5、驗收合格入庫后須分類整理,做好記錄。
五、倉庫管理規(guī)定
1、配送中心有權(quán)根據(jù)實際情況及有關(guān)規(guī)定,儲備一定數(shù)量的倉儲物品。在確定倉儲物品及數(shù)量時應嚴格審批程序,并考慮以下因素:
①必須根據(jù)耗用情況和市場供應情況,確定倉庫物品的儲存結(jié)構(gòu),以利保證貨物的供應。減少資金占用,防止浪費、損失;
②必須根據(jù)倉庫的地理位置,設(shè)備條件和倉儲物資的自然屬性,做到布局合理,編號有序,領(lǐng)用方便;
③必須按物品的包裝形狀、重量、數(shù)量、性能特點和儲存時間,合理堆放進倉物品,以利保護倉儲物品的質(zhì)量。
2、物品進倉,必須抓住驗收環(huán)節(jié),嚴格把關(guān);物品出倉,必須抓好驗單、復核、點交三個主要環(huán)節(jié),防止差錯,分清責任;
3、必須建立貨物盤點制度。按倉儲物品特性確定合理儲耗率,及時做好盤點工作和倉儲損溢的報批工作;
4、配送中心必須建立倉庫保管相關(guān)制度,切實做好倉庫管理工作,確保倉庫及物品的安全及物品到達的及時發(fā)送,降低庫存損耗;
5、做好倉庫的消防和安全工作,確保倉儲物資的安全,倉庫不得擅自為私人、其他部門和單位代保管物品。
六、招投標有關(guān)規(guī)定
1、單件設(shè)備在2000元以上或總計金額在10000元以上的物品采購,必須成立采購小組,由分管副總簽批執(zhí)行;
2、單件設(shè)備在5000元以上或總計金額在20000元以上的物品采購,必須以招投標方式購買,由總經(jīng)理簽批執(zhí)行;
3、單價設(shè)備在10000元以上或總計金額在50000元以上的,經(jīng)總公司經(jīng)理會議討論批準后請院有關(guān)職能共同組成招投標小組,按規(guī)定辦理。
七、本辦法解釋權(quán)屬杭州師范學院后勤發(fā)展總公司,自頒布之日起執(zhí)行。
