船員檔案管理規(guī)定辦法
船員檔案管理暫行規(guī)定
一、為建立、健全船員檔案的管理工作,進一步掌握船員技術狀況,實現(xiàn)船員檔案管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學化,特制定本規(guī)定。
二、船員檔案是船員考試發(fā)證機關在組織各類考試和核發(fā)各類別證件和其他一系列工作中形成的,具有查考利用價值的文字、表格等文件材料,是船員考試發(fā)證機關活動的原始依據(jù)。
三、船員檔案是由船員考試、適任證書簽發(fā)、船員服務簿發(fā)放、海員專業(yè)訓練、海員證簽發(fā)等方面材料構(gòu)成的。
四、船員檔案必須實行集中統(tǒng)一管理,由專人負責檔案積累和管理工作,確保檔案和完整、準確、系統(tǒng)。
五、船員有關材料歸檔的基本要求:
1.歸檔要及時;
2.歸檔的文件材料必須完整;
3.歸檔的文件材料必須準確地反映各項工作的真實內(nèi)容和歷史過程。
六、船員檔案分三個層次管理:
1.船員檔案卡片是記載一個船員的基本情況及其所持各類別證件的主要技術資歷資料。用于檢索和統(tǒng)計。卡片內(nèi)容、規(guī)格全國統(tǒng)一。卡片排放順序要考慮檢索方便,各單位可自行選擇。
2.注冊登記簿是記載所簽發(fā)證件的有關技術細節(jié)。用于查閱、核工業(yè)實和統(tǒng)計。注冊登記簿內(nèi)容全國統(tǒng)一。
3.檔案,即船員檔案的有關表格內(nèi)容實行全國統(tǒng)一。
七、船員有關材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:
1.海員證方面。有出國任務批件、出國政審批件、海員證繳銷登記表等有關材料。
2.專業(yè)訓練方面。有主管機關的關于培訓單位開展培訓工作的批準文件、驗收報告、專業(yè)訓練申請表、成績單、簽發(fā)合格證情況記載等有關材料。
3.船員服務簿方面。有船員服務簿申請表等有關材料。
4.適任證書方面。有關考試發(fā)證申請、鑒定、登記表、體格檢查表和有關證明材料。
5.考試方面。有考卷記錄、考場記錄、考試成績登記表等有關材料。
八、船員檔案必須有專門的儲存場所,存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學和便于查找。
九、要認真做好檔案統(tǒng)計工作,數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準確、可靠。將有關內(nèi)容按要求填寫'船員培訓考試發(fā)證年報表',一式兩份,一份留底,一份于次年1月31日前報船員考試發(fā)證主管機關。
十、檔案管理現(xiàn)代化是加強管理工作、提高辦事質(zhì)量和效率的重要手段,有條件的單位要逐步應用電子計算機管理檔案。
十一、各考試發(fā)證機關要配備專職檔案管理人員并保持相對穩(wěn)定。檔案人員應由具有高中或相當于高中學歷的并具有一定工作能力的人員擔任。
