某酒店員工檔案管理辦法

某酒店員工檔案管理辦法

員工檔案管理辦法b/0lw-0051 目的規(guī)定員工人事檔案管理的內(nèi)容與要求,保證員工檔案及時準確、真實有用。2 適用范圍適用于公司專職員工的公司內(nèi)檔案管理,不適用于臨時工、計時工、顧問及實習(xí)人員的檔案管理,也不適用于人事檔案的委托管理。3 職責(zé)人力資源部負責(zé)建立人事檔案,機要室負責(zé)員工檔案保管。4 員工檔案收錄內(nèi)容(有下劃線為應(yīng)錄資料,無下劃線為可錄資料)1) 應(yīng)聘人員資料表2) 身份證復(fù)印件3) 學(xué)歷證明復(fù)印件4) 資格證明復(fù)印件5) 健康證明、體檢結(jié)果表6) 勞動合同、(試)用工協(xié)議7) 下崗證、計劃生育證、勞務(wù)證復(fù)印件8) 個人簡歷、資歷證明材料9) 黨、社、團成員證明或其復(fù)印件10) 推薦材料11) 有關(guān)獎勵、榮譽證明復(fù)印件12) 用以證明員工能力的作品或其復(fù)印件13) 內(nèi)部培訓(xùn)考核成績14) 外部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明(自費存檔復(fù)印件、公費存檔原件)15) 獎罰記錄16) 晉升、降級記錄17) 公司內(nèi)工作調(diào)動記錄18) 其它 5 收錄與利用5.1建檔:員工試用期間,人力資源部負責(zé)收錄第5條第1)~6款資料,員工試用期滿后,將員工檔案移交機要室保存。5.2編號:員工檔案按員工姓氏拼單排序、按工號編號。5.3續(xù)錄:員工在公司工作期間的應(yīng)續(xù)錄的的檔案內(nèi)容,即本制度第5條第13)~17)款資料,由人事主管根據(jù)公司人事文件登記在員工檔案《員工任期履歷表》中,每年年底向機要室移交。5.4補錄:員工聘用后,按國家法規(guī)應(yīng)補錄的內(nèi)容,如本制度第5條第7)~12)款資料,由人力資源部通知員工個人提供相關(guān)資料,收集后,移交到機要室。5.5查閱:人力資源部因工作,可隨時查閱人事檔案,各總監(jiān)、部門經(jīng)理經(jīng)行政總監(jiān)批準可查閱管轄范圍內(nèi)的員工檔案;董事會成員、集團公司領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、行政人事總監(jiān)可查閱全公司員工人事檔案,其它人員查閱人事檔案應(yīng)經(jīng)行政人事總監(jiān)批準。擬 制羅明亮審 核蔡力鋼 批 準 人事檔案管理辦法b/0lw-0055.6調(diào)檔:公司人員、集團公司人員將員工檔案借出機要室,應(yīng)經(jīng)行政人事總監(jiān)批準,其它人員將員工檔案借出機要室,應(yīng)經(jīng)董事長批準。6 閱檔紀律6.1查閱和調(diào)檔,應(yīng)按檔案管理制度履行手續(xù)。6.2檔案材料未經(jīng)同意不得復(fù)制或摘抄。6.3對所借的檔案要妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借。6.4要愛護檔案材料,嚴禁拆、涂、畫圈、加批、抽換等破壞行為。6.5檔案使用后應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。 7 檔案材料的傳遞7.1市內(nèi)各單位之間,由人力資源部直接傳遞。7.2市外單位間,由人力資源部通過郵政機要部門傳遞。7.3檔案必須嚴封,以掛號、專遞郵寄,不得交檔案者本人自帶。7.4不必傳遞的離職人員人事檔案,全部歸入離職檔案。 8 保存期限8.1 檔案保存至員工離職后10年。8.2 超過保存期限的人事檔案,由機要室填寫《文件銷毀清單》,交人力資源部審核,經(jīng)行政人事總監(jiān)批準后,由指定人員監(jiān)銷。 擬 制羅明亮審 核蔡力鋼批 準