工程公司檔案管理辦法
**工程有限公司檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了規(guī)范和嚴肅公司檔案管理,根據(jù)國家檔案法有關規(guī)定結合公司的具體情況,制定本規(guī)章制度。
第二條檔案工作的宗旨:收集齊全、及時歸檔、完好保存,方便利用。
第三條檔案管理的基本原則及要求:
一、歸檔原則
1.集中保管:公司各檔案材料由辦公室集中保管。
2.主動上交和積極催收相結合:各部門主動上交和辦公室主動催收相結合。
3.詳細登記:各部門將原文或其他各種介質的預歸材料整理完好,4.標5.著清楚,6.以便分類歸檔。
二、交接原則
員工離職或請假超過15個工作日,當事人必須主動將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的,根據(jù)檔案材料的重要性,每損壞或缺失一份,在考核結果中對相關責任人進行責任處理;
檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時必須具備的文件,沒有合法的檔案材料交接單,公司不予辦理相關手續(xù)。(檔案交接單見附表六)
第四條檔案管理的組織機構及責任劃分
檔案管理實行集中管理。
辦公室集中統(tǒng)一管理,各部門負責部門檔案工作,維護檔案的完整與安全。
一、辦公室
辦公室全面負責公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責包括:
收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。
檔案材料的保管和銷毀;
檔案材料的借閱、催還;
指導部門檔案管理人員的工作;
領導交辦的其他檔案管理工作。
二、部門檔案管理人員
各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作。
部門檔案管理人員在辦公室的業(yè)務指導下,負責本部門檔案材料的具體管理工作。其主要職責見附件一、部門檔案管理人員職責。
第五條檔案管理分類
對檔案的管理,按照載體分為紙質檔案、聲像檔案。
第二章紙質檔案管理
第六條紙質檔案的內容
紙質檔案指一切以紙質形式存在的檔案資料,對應于聲像檔案資料。
第七條檔案的收集
檔案的收集按照以下兩種情況執(zhí)行:
1、需要經(jīng)辦公室流轉的文件資料收集,正式文件一經(jīng)產生,在流出辦公室之前,先交辦公室歸檔(具體見“發(fā)文管理辦法”和“收文管理辦法”)。
2、公司各部門在工作中形成后,不需要行文,不經(jīng)辦公室流轉文件、檔案(如工程圖紙、技術資料等)的收集,采到以下辦法收集:
事先登記
a.部門在每年制定工作計劃時均要同b.時注明各項任務要產生的檔案目錄清單,c.并不d.得出現(xiàn)明顯漏報,e.在制定完工作計劃3天內必須報送辦公室,f.辦公室秘書根據(jù)部門上報的情況,g.結合以往工程或工作情況和歷史經(jīng)驗,h.編制當年各部門應該上交的檔案材料目錄并確定上交時間,i.下發(fā)各部門執(zhí)行;
j.公司各項目部在項目竣工驗收結束后2個月之內上交檔案材料;
k.對于公司部門會議文件,l.各部門在召開會議前須到辦公室申請會議室借用登記,m.辦公室按照登記向相關部門催收會議文件。辦公室秘書根據(jù)會議登記表向各部門催收文件;
事后查收
辦公室秘書根據(jù)各部門上報的檔案目錄清單和既定時間,及時向相關部門催收檔案;
各部門須嚴格按規(guī)定主動、及時向辦公室上交檔案材料;
對不按要求及時提交資料或提交資料不齊全的,除要求限時補齊外,根據(jù)資料重要性,在考核結果中對相關部門經(jīng)理進行責任處理;
對于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核結果中對辦公室秘書進行責任處理。
第八條檔案的立卷、整理和歸檔,具體見附件二,“檔案資料立卷歸檔規(guī)則”。
第三章聲像檔案管理
第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤和文字說明兩部分組成。
第十條 聲像檔案資料的收集
一、收集范圍
反映公司主要職能活動,業(yè)務、工程等工作成果和存在問題的聲像資料;
各級領導人參加的與公司有關的重大活動的聲像資料;
公司有關人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像資料;
其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料;
其它具有保存價值的聲像資料。
二、收集方法及要求
事先確認
制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門和人員,在借用聲像器材時,經(jīng)辦人認真填寫《聲像器材借用申請表》,詳細說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內容,數(shù)量和質量要求,完成時間。(見附表八、聲像器材借用申請表)
嚴格審核
經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后,交辦公室主任審批后,辦公室即轉交《聲像器材借用申請表》至辦公室秘書,辦公室秘書登記后借出器材;
積極催收、嚴格檢查、驗收
對到期未及時交還器材并同時上交所制作的聲像檔案的,辦公室秘書積極催收。
辦公室原則上只接收原版、原件。
經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時,必須同時上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案,凡涉及公司重大事件的,相關部門和人員應向辦公室報送目錄和必要的文字說明。
辦公室秘書嚴格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料,聲像資料要齊全,文字說明內容要真實;底片、原件與影像、復制品要相符。
如果因特殊原因未能按規(guī)定提交聲像資料,除非經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任審核,總經(jīng)理審批,否則視為私用公司財物,其形成費用不予報銷,在考核結果中對相關責任人進行處理。
第十一條 聲像檔案的整理和保管(見附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則)
第四章檔案查借閱管理制度
第十二條 公司員工可以根據(jù)公司確定的查閱權限,查閱有關文件。
第十三條 由辦公室秘書按相應的查閱權限原則上執(zhí)行,如需越權查閱,需上一級主管領導批準。
序號
職位
查閱權限
(a級―絕密,b級―機密,c級―秘密,d級―公開)
1
董事長、總經(jīng)理
a、b、c、d級文件資料
2
公司高層管理人員
b級(含)以下文件資料
3
部門經(jīng)理
c級(含)以下文件資料
4
一般員工
d級文件資料
a級文件(絕密):指最重要的公司秘密,一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料,包括:財務分析報告、工程決算材料;合同、協(xié)議文本;對高層管理者的考核報告、評議等;對工資分配方案及所屬文件;涉及項目成本、利潤的報告或論證材料;如投資計劃與分析、項目可研報告等;公司尚未實施或正在實施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司項目技術的核心資料;公司其它認為應列入絕密范疇內的文件資料及聲像材料。
b級文件(機密):指重要的公司文件,一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料,包括:公司注冊及相關文件;技術資料、工程建設的重要圖紙;立項報告、業(yè)務進度分析報告;各種末正式批復或采取的計劃、方案;涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書,政府部門對公司的處罰決定等;公司其它認為應列入機密范疇內的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟糾紛、工程招投標文件等。
c級文件(秘密),包括:各種證明材料;工程方面的洽商等;公司其它應列為秘密的文件資料及聲像材料,如給領導的函件、竣工圖、竣工資料等。
d級文件(普通):指一般性的,可以提供給所有的員工查考利用的文件資料,包括:
平時各種工作條例、規(guī)章制度;一般業(yè)務工作來往文件(不涉及絕密、機密的文件);各類一般性的請示、通知、會議紀要,簡報、情況反映等;行政管理工作的計劃、總結、報告;一般性的月、季工作計劃與總結報告;有關干部任免、調配、定級等的文件;財產、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證,其它。
查(借)閱檔案(包括資料、文件、光盤)必須在檔案查(借)閱登記簿登記后方可查(借)閱;
密級檔案在辦公室查閱,不能帶出,必須帶出辦公室查閱的,需辦公室主任審核報總經(jīng)理簽字才可。
第十四條 檔案原件一般不外借,如必須借閱,一般檔案時間不超過十天,密級檔案不超過一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關手續(xù)(見附表二)。
第十五條 借閱檔案的人必須愛護檔案,要保護檔案的安全與保密,不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復印、攝影、轉借或損壞。
第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復印、摘抄文件,須經(jīng)辦公室主任批準并辦理相關手續(xù)。(見附表四)并由辦公室秘書負責打印、復印。但須進行技術處理,保證復印件與原件有明顯的區(qū)別,并且只復印文件上相關的部分,其他與其查閱無關的內容在復印時必須進行遮蔽處理;
第十七條 借用的檔案,當事人必須在規(guī)定時間歸還辦公室;如確需延期,當事人必須提前一個工作日辦理續(xù)借手續(xù)(見附表三)。否則視為無故不及時歸還,在考核結果中對責任人進行責任處理。
第十八條 借閱檔案交還時,必須當面點交清除,與發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領導,并根據(jù)文件性質、損壞程度在考核結果中對責任人進行處理。
第十九條 外部合作單位查閱檔案,應持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能查閱,但不能將檔案帶離辦公室。
第二十條 外部合作單位摘抄卷內檔案,應經(jīng)總經(jīng)理同意,對摘抄的資料要進行審查、簽章。
