建筑公司法律事務(wù)管理辦法
建筑工程有限公司法律事務(wù)管理辦法
第一章 總則
第一條為建立健全晉城**建筑工程有限公司(以下簡(jiǎn)稱**公司)的法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系,規(guī)范法律事務(wù)管理,促進(jìn)**公司依法經(jīng)營(yíng),維護(hù)自身合法權(quán)益,結(jié)合**公司實(shí)際情況,制定本管理辦法。
第二條**公司法律事務(wù)工作遵循統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、程序規(guī)范、勤勉盡職的原則。
第三條**公司法律事務(wù)工作主要包括:
1、為**公司重大經(jīng)營(yíng)決策提供法律意見。
2、參與起草、審核**公司重要的規(guī)章制度。
3、組織參與**公司的合并、分立、破產(chǎn)、投資、對(duì)外擔(dān)保、租賃、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、資源整合等涉及**公司權(quán)益的重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的法律事務(wù)。
4、合同審核、備案;監(jiān)督、檢查、考核和指導(dǎo)合同的簽訂、履行;組織協(xié)調(diào)合同糾紛事宜;參與**公司重大合同的調(diào)研、談判和起草工作。
5、接受**公司法定代表人的委托,代理**公司的訴訟和非訴訟活動(dòng)。
6、外聘律師選聘及日常管理工作。
7、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
第四條**公司企業(yè)管理部是**公司的法律事務(wù)主管部門,統(tǒng)一管理**公司范圍內(nèi)的法律事務(wù)工作。
第五條各子、分公司(以下簡(jiǎn)稱各單位)應(yīng)參照本辦法,建立健全法律事務(wù)管理制度。
第二章 重大經(jīng)營(yíng)決策法律論證
第六條本辦法所稱重大經(jīng)營(yíng)決策主要是指涉及企業(yè)分立、合并、破產(chǎn)、解散、增減資本以及重組改制、重大投融資、制訂和修改公司章程、產(chǎn)權(quán)(股權(quán))變動(dòng)、對(duì)外擔(dān)保、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等對(duì)企業(yè)生存發(fā)展有重大影響的經(jīng)營(yíng)決策。
第七條**公司各單位重大經(jīng)營(yíng)決策應(yīng)進(jìn)行法律論證。**公司各單位在發(fā)生重大經(jīng)營(yíng)決策法律事務(wù)時(shí),應(yīng)當(dāng)由本單位法律事務(wù)部門組織進(jìn)行專門論證,并將重大經(jīng)營(yíng)決策基本情況及論證結(jié)果交由**公司企業(yè)管理部論證,并由外聘律師提出書面法律意見。
第八條法律論證的主要內(nèi)容為:審查論證重大經(jīng)營(yíng)決策的合法性及法律可行性;設(shè)定的權(quán)利義務(wù)的法律后果;重大經(jīng)營(yíng)決策需履行的法律程序;重大經(jīng)營(yíng)決策潛在的法律風(fēng)險(xiǎn);防范化解法律風(fēng)險(xiǎn)的措施;重大經(jīng)營(yíng)決策需要簽署的各種合同、協(xié)議等法律文件。
第九條重大經(jīng)營(yíng)決策未經(jīng)法律論證,一律不得開展;經(jīng)過法律論證認(rèn)為存在違法違規(guī)情況時(shí),要及時(shí)給予糾正。
第十條各單位向**公司報(bào)送涉及企業(yè)改制、并購(gòu)、投融資方案,以及要求**公司出面協(xié)調(diào)有關(guān)法律問題的報(bào)告和請(qǐng)示,應(yīng)附相關(guān)法律論證情況。
第十一條**公司各單位每半年應(yīng)將本單位發(fā)生的重大經(jīng)營(yíng)決策以匯總表(附表1)的方式報(bào)送**公司企業(yè)管理部。主要內(nèi)容包括:重大經(jīng)營(yíng)決策基本情況,法律論證情況,決策履行情況。
第十二條各單位發(fā)生的日常法律事務(wù)由各單位自行辦理,重大復(fù)雜、無法自行處理的法律事務(wù)一般應(yīng)交由**公司企業(yè)管理部負(fù)責(zé)辦理。
第十三條需要**公司外聘的律師提供服務(wù)的,應(yīng)事先填寫外聘律師服務(wù)申請(qǐng)卡(附表2),由企業(yè)管理部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)辦理。
第十四條特殊情況,需聘請(qǐng)律師的必須報(bào)**公司分管法律事務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第三章合同管理
第一節(jié)合同管理總則
第十五條本辦法所稱合同管理是指對(duì)合同訂立、履行、變更、終止、糾紛處理、監(jiān)督檢查等與合同有關(guān)的行為進(jìn)行監(jiān)管控制。
第十六條合同管理原則:依法訂立合同、全面履行合同、有效監(jiān)控合同、及時(shí)處理合同糾紛。
第二節(jié) 合同訂立
第十七條 合同訂立實(shí)行經(jīng)辦負(fù)責(zé)制,經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)合同真實(shí)性、合法性、可行性、履行情況負(fù)責(zé)。合同需第三方履行的,經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督。
第十八條 簽訂合同時(shí),經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資信狀況和履約能力等進(jìn)行審查,并建立用戶資信檔案。
第十九條 合同文本應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采用國(guó)家或者行業(yè)制定的合同示范文本,沒有或者不宜采用國(guó)家或者行業(yè)合同示范文本時(shí),應(yīng)由經(jīng)辦部門草擬合同文本。
第二十條 合同應(yīng)標(biāo)明以下內(nèi)容:
1、合同當(dāng)事人姓名。
2、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式。
3、價(jià)款或酬金及支付方式。
4、履行地點(diǎn)、期限和方式。
5、違約責(zé)任。
6、合同爭(zhēng)議、糾紛解決方式。
7、合同變更或解除。
8、合同生效條件和時(shí)間。
9、合同簽章及簽訂時(shí)間。
10、其它需要標(biāo)明的內(nèi)容。
第二十一條 示范合同文本中未選擇的項(xiàng)目或未約定的空白欄,應(yīng)當(dāng)填寫'無'字樣。
第三節(jié) 審核、備案
第二十二條**公司企管部為合同管理部門,審核**公司各職能部門經(jīng)辦的各類合同:
(一)機(jī)電部經(jīng)辦的購(gòu)銷合同;
(二)生產(chǎn)技術(shù)中心經(jīng)辦的勘察設(shè)計(jì)類合同、基本建設(shè)類合同、技術(shù)類合同等;
(三)其他業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的合同。
第二十三條以子公司名義簽訂的各類合同,由其自行審核,并對(duì)其自行審核的合同的合法性負(fù)責(zé)。授權(quán)分公司簽訂的各類合同,原則上由分公司自行審核,但下列合同應(yīng)報(bào)送**公司專業(yè)部門及合同管理部門復(fù)審:
(一)使用**公司自有資金,但單項(xiàng)合同金額超過500萬元(含本數(shù))以上的項(xiàng)目。
(二)與集團(tuán)公司以外單位簽訂的合同,單項(xiàng)合同金額在100萬元(含本數(shù))以上的合同;煤炭銷售合同金額在500萬元(含本數(shù))以上的合同。
(三)重大經(jīng)營(yíng)決策涉及的合同。
第二十四條各分公司依據(jù)本辦法第二十三條應(yīng)報(bào)送**公司合同管理部門復(fù)審的合同,由本單位合同管理部門,自行組織評(píng)審,評(píng)審?fù)戤?攜帶評(píng)審表及審核所需資料(中標(biāo)通知書或相關(guān)決定)在相關(guān)專業(yè)部門審核后報(bào)合同管理部門審核。
第二十五條**公司各職能部門所簽合同,應(yīng)經(jīng)相關(guān)專業(yè)部門審核后,報(bào)合同管理部門審核。
第二十六條本辦法所稱'相關(guān)專業(yè)部門'是指**公司相關(guān)業(yè)務(wù)專業(yè)管理部門及**公司財(cái)務(wù)中心。相關(guān)業(yè)務(wù)專業(yè)管理部門對(duì)業(yè)務(wù)工作合理性負(fù)責(zé)審核,財(cái)務(wù)中心對(duì)款項(xiàng)及收付方式合理性進(jìn)行審核。合同管理部門對(duì)合法性負(fù)責(zé)審核。
第二十七條經(jīng)**公司合同管理部門審核的下列合同,應(yīng)報(bào)送**公司分管合同的領(lǐng)導(dǎo)審核:
一、部門經(jīng)辦的合同:
(一) 單項(xiàng)合同金額50萬元以上的采購(gòu)合同,技術(shù)合同、勘察設(shè)計(jì)合同及其他業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的合同;
(二) 單項(xiàng)合同金額200萬元以上的工程合同;
二、分公司經(jīng)辦的合同:
分公司簽訂的需經(jīng)**公司合同管理部門復(fù)審的合同;
三、重大經(jīng)營(yíng)決策涉及的合同及其它需經(jīng)分管合同的領(lǐng)導(dǎo)簽字的合同。
第二十八條經(jīng)**公司分管合同的領(lǐng)導(dǎo)審核后,需報(bào)送**公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的合同:
一、部門經(jīng)辦的合同:
(一)單項(xiàng)合同金額100萬元以上的采購(gòu)合同,技術(shù)合同、勘察設(shè)計(jì)合同及其他業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的合同;
(二)單項(xiàng)合同金額500萬元以上的工程合同;
二、分公司經(jīng)辦的合同:
(一)授權(quán)分公司簽訂的使用**自有資金,單項(xiàng)合同金額在500萬元以上的合同;
(二)與集團(tuán)公司以外簽訂的單項(xiàng)合同金額在500萬元以上的合同,(煤炭銷售合同金額在800萬元以上的合同);
三、重大經(jīng)營(yíng)決策涉及的合同及特別需要總經(jīng)理批準(zhǔn)的合同。
第二十九條需報(bào)送董事長(zhǎng)批準(zhǔn)的合同:
一、部門經(jīng)辦的合同:
(一)單項(xiàng)合同金額500萬元以上的采購(gòu)合同,技術(shù)合同、勘察設(shè)計(jì)合同及其他業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的合同;
(二)單項(xiàng)合同金額1000萬元以上的工程合同;
二、分公司經(jīng)辦的合同:
(一)授權(quán)分公司簽訂的使用**自有資金,單項(xiàng)合同金額在1000萬元以上的合同;
(二)與集團(tuán)公司以外單位簽訂的單項(xiàng)合同金額在1000萬元以上的合同;
三、重大經(jīng)營(yíng)決策涉及的合同及特別需要董事長(zhǎng)批準(zhǔn)的合同。
以上合同價(jià)款的劃分均包含本數(shù)。
第三十條需要合同管理部門審核的合同,合同經(jīng)辦部門應(yīng)通知**企業(yè)管理部參與合同的談判、并按照合同審核程序表(見附表3)履行簽訂合同程序。
第三十一條各子、分公司及合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)所經(jīng)辦合同的簽訂、履行、存檔等管理工作。經(jīng)**公司合同管理部門審核的合同,應(yīng)在合同審核后一個(gè)工作日內(nèi)在合同管理部門備案,備案的資料包括前期調(diào)研資料、相對(duì)方的資質(zhì)、中標(biāo)通知書、審批卡、合同文本等與所簽合同有關(guān)的所有資料。**公司各子、分公司及合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)于每月28日前向**公司合同管理部門報(bào)送上月簽訂合同匯總表(附表4)和簽訂合同明細(xì)表(附表5),**公司合同管理部門應(yīng)予以匯總上報(bào)集團(tuán)公司備案。
第四節(jié)合同履行、監(jiān)督
第三十二條各級(jí)合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)確保合同全面履行。嚴(yán)格執(zhí)行先審核后簽約的程序,禁止先履行后簽約的行為。
**公司合同管理部門對(duì)合同履行進(jìn)行監(jiān)督檢查。
各子、分公司及**公司合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)每半年向**公司合同管理部門報(bào)送合同履行情況表(附表6)報(bào)送時(shí)間分別為7月10日前和次年元月10日前。
第三十三條**公司合同管理部門定期組織審計(jì)、監(jiān)察、計(jì)劃、財(cái)務(wù)和有關(guān)職能部門共同進(jìn)行合同評(píng)審,主要評(píng)審以下內(nèi)容:
(一)合同訂立的合法性;
(二)合同審核程序的執(zhí)行情況;
(三)合同履行情況;
(四)合同糾紛處理情況;
(五)合同標(biāo)的的使用情況;
(六)維護(hù)自身合法權(quán)益情況;
(七)其它與合同有關(guān)的事項(xiàng)。
第三十四條如果我方不能全面履行合同,合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)積極采取補(bǔ)救措施,減少損失;遇有不可抗力等影響合同履行時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方,并注意收集、保全有關(guān)證據(jù)。
第三十五條發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí),合同經(jīng)辦部門除應(yīng)督促對(duì)方繼續(xù)履行外,還應(yīng)當(dāng)在發(fā)現(xiàn)之日起三日內(nèi)將對(duì)方不履行或不完全履行合同的情況報(bào)送**公司合同管理部門,并注意收集、保全有關(guān)證據(jù)。
第三十六條發(fā)生合同爭(zhēng)議,合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)在三日內(nèi)作出處理,爭(zhēng)議發(fā)生起七日內(nèi)仍無法解決的,應(yīng)當(dāng)將爭(zhēng)議及時(shí)報(bào)**公司合同管理部門。**公司合同管理部門在受理爭(zhēng)議起三日內(nèi)組織爭(zhēng)議處理小組,擬定處理方案,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第三十七條合同變更、轉(zhuǎn)讓和解除的,合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并注意收集、保全有關(guān)證據(jù),并應(yīng)向**公司合同管理部門備案。
第四章 授權(quán)委托書管理
第三十八條**公司行政辦公室是授權(quán)委托書辦理部門。
第三十九條法定代表人授權(quán)代理人代理事項(xiàng)的,代理人應(yīng)按要求填寫授權(quán)委托申請(qǐng)表(附表7),經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后,由**公司行政辦公室辦理授權(quán)委托書(見附表8)。
第四十條授權(quán)事項(xiàng)的代理期間原則上不超過一年。
每年12月20日至12月30日統(tǒng)一辦理年度授權(quán)委托書更換手續(xù)。
第四十一條授權(quán)委托書內(nèi)容發(fā)生變動(dòng)的,代理人應(yīng)及時(shí)辦理變更手續(xù),原授權(quán)書應(yīng)交回**公司行政辦公室廢止。
第四十二條代理人負(fù)責(zé)對(duì)授權(quán)事項(xiàng)進(jìn)行日常管理。
第四十三條代理人應(yīng)當(dāng)于每季度首月的5號(hào)前,向行政辦公室反饋上季度授權(quán)委托事項(xiàng)階段性完成情況(附表9)。年末應(yīng)同時(shí)反饋全年授權(quán)委托事項(xiàng)完成情況。
代理人在代理期間屆滿或授權(quán)事項(xiàng)完成時(shí),應(yīng)當(dāng)向委托人反饋授權(quán)委托事項(xiàng)全面完成情況。
第五章 合同專用章管理
第四十四條**公司行政辦公室是合同專用章的管理部門,應(yīng)制定合同專用章管理辦法。
第四十五條合同專用章刻制申請(qǐng),由**公司行政辦公室召集相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門及合同管理部門初審,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,行政辦公室出具介紹信,由承辦部門(單位)到公安機(jī)關(guān)刻制。
合同專用章刻制后三日內(nèi),應(yīng)向**公司業(yè)務(wù)主管部門及合同管理部門作印模備案(附表10),**公司行政辦公室下文啟用,并確定保管及使用辦法。
第四十六條合同專用章管理部門應(yīng)當(dāng)妥善保管和規(guī)范使用合同專用章。
合同專用章管理部門應(yīng)當(dāng)制定合同專用章管理制度,建立合同專用章使用登記臺(tái)賬,并報(bào)**公司行政辦公室備案。
第四十七條停止使用合同專用章的,應(yīng)在合同專用章注銷后七日內(nèi)向**公司行政辦公室及相關(guān)部門備案。辦理注銷備案時(shí)應(yīng)附報(bào)注銷原因、公告等相關(guān)材料。
第六章 訴訟糾紛處理
第四十八條本辦法所稱訴訟事務(wù),是指以**公司及所屬各單位為一方當(dāng)事人,由人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)、行政機(jī)關(guān)受理、裁決的所有爭(zhēng)議法律事項(xiàng)。
第四十九條**公司各單位發(fā)生的訴訟事務(wù),應(yīng)事先向**公司法律事務(wù)管理部門匯報(bào),并在**公司法律事務(wù)管理部門全程指導(dǎo)下辦理。
第五十條**公司有關(guān)部門及單位在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)公司的利益可能或正在受到損害,或者被其他組織或個(gè)人起訴而被動(dòng)參與(包括可能涉及)訴訟活動(dòng)的,當(dāng)事人、有關(guān)責(zé)任人和所在部門、單位應(yīng)及時(shí)收集證據(jù)并向所在部門、單位的負(fù)責(zé)人反映,以備訴訟工作的順利開展。
第五十一條法律糾紛所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)全程協(xié)助訴訟代理人員處理糾紛,并對(duì)糾紛的責(zé)任實(shí)行終身負(fù)責(zé)。
第五十二條**公司各單位將本單位當(dāng)年度辦理的訴訟案件統(tǒng)計(jì)情況列表(附表11)在當(dāng)年12月25日前向**公司法律事務(wù)部報(bào)告,列表內(nèi)容包括訴訟案件的件數(shù)、當(dāng)事人情況、案由、標(biāo)的額、立案日期、結(jié)案日期及方式、挽回或避免經(jīng)濟(jì)損失數(shù)額等。
第七章附則
第五十三條 國(guó)家法律、法規(guī)、政策有相關(guān)規(guī)定,本辦法未作詳細(xì)規(guī)定的,應(yīng)按國(guó)家法律、法規(guī)、政策執(zhí)行。
第五十四條 本辦法解釋權(quán)歸**公司企業(yè)管理部。
第五十五條 本辦法自發(fā)文之日起正式施行,**企字[2005]第223號(hào)文件《晉城**建筑工程有限公司合同管理辦法》同時(shí)予以廢止。
附件1:表格1-11法律事務(wù)管理辦法表格.doc
