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酒店裝飾工程資料管理辦法
第一節(jié) 技術(shù)往來文件的管理
一般技術(shù)往來文件是指裝飾工程準(zhǔn)備階段和工程實(shí)施過程中,建設(shè)單位(甲方),施工單位(承包商),設(shè)計(jì)單位和其他有關(guān)單位及人員針對某個特定工程的往來函件,包括各種指示,通知,報告,請示,申請,邀請等文件。
一般技術(shù)往來文件是施工管理和施工索賠的原始依據(jù)之一,由專人統(tǒng)一分類編號后保存,以便于今后核查。
1.技術(shù)往來文件的管理
一般技術(shù)往來文件的種類很多,可按不同的分類方式設(shè)立管理系統(tǒng)。
一般技術(shù)往來文件的分類及管理方法
分類管理方法
甲方按日期保存來自甲方的函件,以及致甲方的函件的副本。
裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工程施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本。
監(jiān)理單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄。
分包商分類,按時間登記保存。
供應(yīng)商分類,按時間登記保存。
包括專家顧問,外來檢查官員,參觀人士,工地服務(wù)機(jī)構(gòu),新聞媒體的評論,觀感,報道及其它資料,按時間順序登記,排列
2.裝飾工程公司在實(shí)施過程中應(yīng)提交的書面通知和文件
一般技術(shù)往來文件的分類入管理方法
分類管理方法
裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工種施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本。
設(shè)計(jì)單位按類保存,并按時間登記,作好分發(fā)記錄。
監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件,報告,請示,申請等的副本。
供應(yīng)商分類,按時間登記保存。
職員關(guān)于職員任命及其它職員事宜的函件,應(yīng)分類保存,但應(yīng)同時按時間,筆劃或漢語拼音編制人員一覽表。
其它包括專家顧問,外來檢查官員,參觀人士,工地服務(wù)機(jī)構(gòu),新聞媒體等的評論,觀感,報道及其它資料,按時間順序登記,排列。
3.施工單位在實(shí)施過程中應(yīng)提交的書面通知和文件
通知內(nèi)容通知的時間限制
書面確認(rèn)甲方的口頭指示應(yīng)在前7天之內(nèi)以書面形式向甲方確認(rèn),而甲方在7天之內(nèi)未以書面形式加以否認(rèn),則此項(xiàng)指示可視為甲方的指示。
若對甲方的書面決定有疑問,可書面通知甲方予以證明或修正。無時間限制,如果工程師在該問題上維持原決定且雙方有爭論時,為了避免爭論,有時間限制。
應(yīng)書面提供進(jìn)一步詳情確和格式符合要求的工程進(jìn)度計(jì)劃圖表在甲方提出要求后的合理時間內(nèi)
擬定一份修訂的工程進(jìn)度計(jì)劃,表明其對工程施工進(jìn)度計(jì)劃所作的必要修改,以保證在竣工期內(nèi)或獲準(zhǔn)的延長竣工期內(nèi)完成本工程。當(dāng)工程的實(shí)際進(jìn)度不符合已經(jīng)同意的工程進(jìn)度計(jì)劃,當(dāng)甲方提出要求后,無論如何應(yīng)盡快修訂
合同文件出現(xiàn)矛盾或含糊不清時,應(yīng)書面通知甲方予以解釋和澄清無論何時出現(xiàn)此類問題,都可以并應(yīng)時發(fā)出通知
通知甲方提供兩套施工圖復(fù)制件(包括原因和時間)需要使用圖紙前三日內(nèi)發(fā)出
當(dāng)遇到不可預(yù)見的不利實(shí)物障礙或自然條件影響工期和費(fèi)用時,書面通知甲方盡可能早地發(fā)出通知
甲方指令引起誤期或誤期的附加費(fèi)用,發(fā)出書面通知給甲方
接到甲方書面指令之后,盡早發(fā)出通知
要求甲方書面出原始基準(zhǔn)點(diǎn),基準(zhǔn)線和參考標(biāo)高,以及放線測量所需的附加數(shù)據(jù)放線之前
若甲方以書面形式提供的不正確數(shù)據(jù)導(dǎo)致工程任何部分的位置標(biāo)高,尺寸或基準(zhǔn)線出現(xiàn)任何差錯,裝飾工程公司應(yīng)書面通知甲方,并要求增加費(fèi)用盡可能早地通知
向甲方提交一份按合同規(guī)定承包商將有機(jī)得到的,全部支付,詳細(xì)的,分季度現(xiàn)金流通量估算表按甲方要求,盡快修訂
向甲方提交承包商的全權(quán)代表資料,使其全權(quán)化表對本工程進(jìn)行監(jiān)督管理,應(yīng)接受甲方的指示,需請甲方書面批準(zhǔn)進(jìn)場前,盡早地提交承包商全權(quán)代表的名字及檔案資料
當(dāng)甲方發(fā)出指令要求進(jìn)行合同之外的施工時,應(yīng)書面通知甲方給予延期或費(fèi)用補(bǔ)嘗施工前
由于甲方的風(fēng)險所造成的損失或損壞,應(yīng)書面通知甲方在甲方的風(fēng)險造成危害后,盡可能早地通知
書面提交辦理本工程保險的保險公司和保險條款以征得甲方的同意在正式辦理工程保險之前
當(dāng)發(fā)生任何人身和財(cái)產(chǎn)損害的事件時,要書面通知甲方,并寫明詳細(xì)原因和經(jīng)過當(dāng)損害事件發(fā)生時,要盡快通知甲方
要書面提交辦理第三方保險的保險公司和保險單及保險費(fèi)的支付票據(jù)正常情況下甲方要求檢查保險單和保險費(fèi)支付票據(jù)
由于甲方,其代理人或其雇員的任何行為過失造成了工人的事故或傷害等,應(yīng)做出書面的詳細(xì)通知當(dāng)這類事件發(fā)生時,應(yīng)盡快通知甲方
向甲方書面提交合同規(guī)定的已辦保險并生效的保險單,及本期保險費(fèi)的支付票據(jù)開工后的15天內(nèi)
書面通知甲方,由于法令和規(guī)章的原因而支付的合同之外費(fèi)用的詳細(xì)單據(jù),應(yīng)包括在下期支付證書中當(dāng)這些合同之外費(fèi)用由裝飾工種公司支出后,盡快發(fā)出通知
由于交通要道公眾的障礙或相鄰房產(chǎn)的人員阻撓使工程誤期及產(chǎn)生附加費(fèi)用在限定時間之內(nèi),提請甲方發(fā)出變更令或給予延長工期及追加費(fèi)用
書面通知甲方,已按要求為其它施工單位提供便利和服務(wù),以及由此導(dǎo)致的額外費(fèi)用和工程誤期按甲方要求,或每月提交一次
當(dāng)合同之外的試驗(yàn)與檢驗(yàn)符合甲方的要求時應(yīng)書面通知甲方給予試驗(yàn)或檢驗(yàn)費(fèi)用補(bǔ)償在試驗(yàn)或檢驗(yàn)之后提出
書面通知甲方對將要覆蓋的工種進(jìn)行檢查在工程覆蓋前合適時間內(nèi)
書面通知甲方,要將不符合合同規(guī)定的材料或設(shè)備從現(xiàn)場運(yùn)走,并附代替材料或設(shè)備的清單在將不合格的材料或設(shè)備從現(xiàn)場運(yùn)走之前通知
因停工導(dǎo)致延期或附加費(fèi)用,應(yīng)盡早發(fā)通知進(jìn)行索賠,要甲方給予書面確認(rèn)在停工事件開始發(fā)生的2天內(nèi),書面通知甲方
如果工程或其任何部分的進(jìn)展暫停了84天,非裝飾工程公司對此暫停負(fù)責(zé),否則裝飾工程公司可書面通知甲方,要求在28天對暫停工程繼續(xù)施工停工等84天起,盡早通知
對暫停工程要求復(fù)工工程未得準(zhǔn)許時,裝飾工程公司應(yīng)書面通知甲方,選擇將暫停的工作視為刪減,或者如果全部工作都被暫停,則將此合同視為無效合同要求復(fù)工未得到準(zhǔn)許第28天后,盡早通知
當(dāng)可能引起要求延期的事件發(fā)生和能被看清事前還是事后并可能查明之時,應(yīng)書面通知甲方,需要延期的,要求有具體詳細(xì)證據(jù)材盡早通知
如果遇到緊急情況或有必須連續(xù)的工程施工之需要,必須在夜間或公休日進(jìn)行施工時,要書面向甲方提出通知,并經(jīng)許可確認(rèn)方能施工加班施工之間
或緊急情況處理之時發(fā)出通知
書面提出申請加快工程進(jìn)度的詳細(xì)步驟和方法當(dāng)甲方通知工程進(jìn)度太慢,為保證按合同竣工之需要而加快進(jìn)度時,發(fā)出通知
整個工程已經(jīng)實(shí)質(zhì)上竣工,并合格地通過最后檢驗(yàn)時,可書面通知甲方,要求簽發(fā)竣工交接證書,并附有在缺陷責(zé)任期內(nèi)盡可能完成任何未完工作的書面保證當(dāng)已經(jīng)達(dá)到實(shí)質(zhì)的要求,可向甲方提出,并在甲方檢驗(yàn)滿意后,21天內(nèi)得到本工程竣工交接證書
書面通知甲方,工程變更后使得原單價或費(fèi)率已不合理,應(yīng)予以調(diào)整變更工程執(zhí)行以前或執(zhí)行以后,盡早發(fā)出通知
書面提供給甲方工程計(jì)量的詳細(xì)資料,并協(xié)助其工作當(dāng)甲方提出要求時
當(dāng)簽發(fā)整個工程的竣工交接證書時,發(fā)現(xiàn)合同價格增加或減少總共超過'有效合同價格的15%',則發(fā)出書面通知,要求對合同金額予以調(diào)整或補(bǔ)償一筆費(fèi)用在竣工交接證書簽發(fā)前或簽發(fā)后,應(yīng)盡早發(fā)出通知給甲方
金額予以調(diào)整或補(bǔ)償一筆費(fèi)用
書面通知甲方,提出需要使用計(jì)日工的原因,人員報表及計(jì)日工勞務(wù)費(fèi)報價表供批準(zhǔn)在計(jì)日工使用前和每天計(jì)日工干完工作后
在每月結(jié)束時,應(yīng)書面向甲方遞交一份計(jì)日工所用勞務(wù),材料和施工單位提供施工機(jī)具的有標(biāo)價的結(jié)帳單 在計(jì)日工工作執(zhí)行后每月發(fā)出通知
書面通知甲方,表明進(jìn)行索賠的意向在索賠事件發(fā)生后7天之內(nèi)
書面提供和保持與索賠事件有關(guān)的當(dāng)時記錄以全理地證實(shí)索賠的有效性當(dāng)甲方要進(jìn)及時提供
如果索賠事件連續(xù)發(fā)生,應(yīng)不間斷的或在合理期限給甲方提供有關(guān)索賠的證據(jù)資料,數(shù)量計(jì)算的具體細(xì)節(jié)賬目,以及在索賠事件終止后的最后帳目索賠事件連續(xù)發(fā)生,以7天間隔報送索賠證據(jù)資料及帳目單,索賠事件終止后28天內(nèi)報送最后帳目
當(dāng)裝飾工程公司需將其施工機(jī)械,裝飾材料等運(yùn)出工地時,應(yīng)書面取得甲方的同意在要運(yùn)出現(xiàn)場之前通知
向甲方書面提交有關(guān)暫定金額支出的所有報價單,發(fā)票,憑證或收據(jù)當(dāng)甲方需要進(jìn),提交書面資料
書面提出對指定分包商的反對意見在提出指定后及下正式指令前,盡快向甲方提出
書面提供分包人已完成的工程或已提供的貨物,材料,設(shè)備或服務(wù)等費(fèi)用清單當(dāng)甲方需要時
書面通知甲方,因指定分包商的錯誤,承包商有下當(dāng)?shù)目哿艋蚓芙^分包商的款項(xiàng),并同時書面通知該指定分包商在考慮拒付指定分包商款額之前通知
在每月末,應(yīng)書面向甲方提交本月已完成工程量等的月結(jié)帳單六份,并出承包商或其代表簽字每月末都按時書面通知
書面向甲方提交一份竣工結(jié)帳單,并附有詳細(xì)資料說明的證實(shí)文件在甲方簽發(fā)了整個工程竣工交接證書后84天之內(nèi)書面通知
書面向甲方提交最后的結(jié)賬單,并附有詳細(xì)的證實(shí)文件在甲方簽發(fā)了缺陷責(zé)任終止證書后的56天之內(nèi)
承包商應(yīng)書面給甲方一份清單,確認(rèn)最后結(jié)帳單的總金額在向甲方提交最后結(jié)帳單的同時
當(dāng)施工單位嚴(yán)重違約并被提前終止合同時,若甲方有指令,裝飾施工單位應(yīng)將合同中已簽有的供貨及材料或服務(wù)的契約利益等轉(zhuǎn)讓給甲方在甲方進(jìn)駐工程現(xiàn)場與終止合同的14天后
當(dāng)特殊風(fēng)險發(fā)生,應(yīng)書面通知甲方,并將費(fèi)用開銷列明當(dāng)特殊風(fēng)險發(fā)生時和發(fā)生后都應(yīng)及時迅速發(fā)出通知
書面通知甲方,解決甲乙雙方之間的爭端沒有時間限制,只要發(fā)生爭端即可發(fā)出通知
如果承包商不滿意甲方解決爭端的決定,可以書面通知甲方,要求對爭端的問題進(jìn)行仲裁在書面通知書甲方和工程師需進(jìn)行仲裁的申請書
當(dāng)甲方違約時,裝飾工程公司應(yīng)及時書面通知甲方,且可在其后采取相應(yīng)措施一旦知道甲方違約,要盡快發(fā)出通知
當(dāng)勞務(wù)和材料或其他影響工程施工成本的價格漲落而引起款項(xiàng)增減時,應(yīng)書面通知甲方一旦發(fā)生,應(yīng)盡快通知
4.圖紙資料
(1)圖紙登記應(yīng)分清不同類別的圖紙
分別為已收到的圖紙,在工地繪制的圖紙和已發(fā)出的圖紙。
(2)登記時應(yīng)標(biāo)明的內(nèi)容
圖紙的連續(xù)號碼:名稱;大小,種類,比例尺;修改日期;分發(fā)清單。
要特別注意修改圖紙的登記和保存。
5.報表監(jiān)理記錄
表報監(jiān)理記錄是甲方,監(jiān)理單位和承包商之間的工作表格或報告的總稱,是裝飾工程施工管理的主要工具。
這部分資料應(yīng)嚴(yán)格按照時間順序保存,并同時編制分類一覽表。
第二節(jié) 工地會議
1、真參加甲方及監(jiān)理工程師組織和主持的第一次工地會議及經(jīng)常性工地會議。了解會議主要內(nèi)容做好充分的準(zhǔn)備。第一次工地會議基本上是工程師和施工單位的第一次正式接觸,要確定許多影響以后工作的制度和原則,并且是決定工程何時或能否開工的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此,第一次工地會議具有極其重要的作用必須認(rèn)真對待并做好記錄。
1.1經(jīng)常工地會議
1.1.1討論施工的問題
1.1.2就有關(guān)問題講座結(jié)果做出決定;
1.1.3記錄有關(guān)事宜。
經(jīng)常工地會議是雙方互相通知重要情況的場所,也是定期檢查計(jì)劃與實(shí)際執(zhí)行情況偏差并著手糾正的良好機(jī)會,有助于避免誤會和分歧。
2.會議主要內(nèi)容
2.1對上次會議記錄的確認(rèn);
2.2工程進(jìn)展情況;
2.3對下一個報告期的進(jìn)度預(yù)測;
2.4施工單位投入的人力情況;
2.5技術(shù)事宜;
2.6財(cái)務(wù)事宜;
2.7現(xiàn)工地其它施工單位,配套工程的協(xié)調(diào)問題;
2.8材料質(zhì)量,供應(yīng)及保管情況及施工現(xiàn)場的管理情況;
2.9對施工單位的通知和指令及對甲方及監(jiān)理單位的請示要求;
2.10索賠。
3、會議記錄
3.1經(jīng)常工地會議的記錄是正式記錄,其重要性不僅在于指導(dǎo)和控制裝飾工程施工的管理,而且在發(fā)生爭議和索賠時會議記錄往往是主要判斷依據(jù),因此會議記錄必須由甲,乙雙方都表示同意才有效。
3.2會議記錄必須忠于事實(shí)及公平,應(yīng)準(zhǔn)確記錄在會議中發(fā)表的全部內(nèi)容。
3.3會議記錄必須清楚地列出:會議地點(diǎn)及時間,出席者姓名及他們所代表的單位,會議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的內(nèi)容,決議事項(xiàng),行動由何人何時執(zhí)行等內(nèi)容。
3.4經(jīng)常工地會議通常由總監(jiān)理工程師主持,裝飾工程施工單位負(fù)責(zé)記錄,整理,并在整理打印好的正式經(jīng)常工地會議文件上簽署完畢,然后交予總監(jiān)理工程師審閱,簽署認(rèn)可,最后分發(fā)各有關(guān)單位存檔。
3.5當(dāng)經(jīng)常工地會議會議記錄需進(jìn)行個修改,或出現(xiàn)某些爭議時,應(yīng)在下次
工地會議上討論與澄清并取得共識。若要對會議中的某個事項(xiàng)作進(jìn)一步的解釋說明時,應(yīng)采用書面的形式通知對方。
4常施工生產(chǎn)中,如落實(shí)工作安排,督促施工生產(chǎn),總結(jié)工作情況,幫助和教育后,都需要通過會議的形式來解決。主要會議形式有:
4.1各工種和班組的班前會
4.2 這一種制度性會議,在上班前開15~30分鐘,由工長主持,項(xiàng)目經(jīng)理和施工負(fù)責(zé)人應(yīng)有選擇地參加一些關(guān)鍵工種班組的班前會,一般要督促落實(shí)兩個問題;
4.2.1總結(jié)前一天的工作。包括完成工作量,進(jìn)度效率,施工質(zhì)量,勞動安全,用料及文明施工;
4.2.2安排當(dāng)天的工作。將當(dāng)天施工內(nèi)容,部位,數(shù)量,質(zhì)量,安全,文明施工,技術(shù)要點(diǎn)的重點(diǎn),相關(guān)施工規(guī)范等注意事項(xiàng)落實(shí)到人。
月,旬,周生產(chǎn)狀況總結(jié)會
4.2.3主要是總結(jié)一段時間內(nèi),全工地范圍在施工進(jìn)度,安全質(zhì)量,文明,效率,紀(jì)律等方面的情況,表揚(yáng)先進(jìn),糾正錯誤行為。此類會議通常由項(xiàng)目副經(jīng)理主持。
5、一般質(zhì)量安全事故調(diào)查分析會
5.1優(yōu)劣時間現(xiàn)場會
裝飾工程施工工藝較為繁雜,當(dāng)出現(xiàn)了先進(jìn)施工工藝,優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品,合理化建議時,應(yīng)及時組織有關(guān)施工班組學(xué)習(xí)和推廣。當(dāng)發(fā)生了典型的違章和冒險工作業(yè),以及野蠻施工時,無論是否已造成損失,均應(yīng)5。5.2及時糾正并召開現(xiàn)場會,對違章班組或個人進(jìn)行批評和處理。
勞動競賽動員和評比會
第三節(jié) 竣工資料
1.竣工資料的主要內(nèi)容及要求
1.1竣工工程項(xiàng)目一覽表:包括竣工工程名稱,位置,結(jié)構(gòu),層次,面積和附有設(shè)備,裝置等。
1.12圖紙會審記錄
1.13材料代用核定單
1.14施工組織方案和技術(shù)交底資料
裝飾工程施工組織方案應(yīng)內(nèi)容齊全,審批手續(xù)完備。如有較大的施工措施和工藝變動,要編入交工驗(yàn)收資料。
技術(shù)交底包括設(shè)計(jì)交底,施工組織設(shè)計(jì)交底,主要分項(xiàng)工程施工技術(shù)交底,合同要點(diǎn)交底等。各項(xiàng)交底要有正式書面文字記錄和雙方簽認(rèn)手續(xù)。
1.5材料,購配件,成品出廠證明和檢驗(yàn)報告。
裝飾材料,材料半成品,成品均有出廠質(zhì)量合格證明,表明出廠日期。
合格證和檢驗(yàn)報告的抄件或復(fù)印件應(yīng)注明原件存放單位,并附抄件人簽字和抄件(復(fù)印件)單位印章。
門窗框,門(窗)扇,石材,瓷磚除要有出廠質(zhì)量合格證外,還應(yīng)附有現(xiàn)場檢驗(yàn)報告。
防火材料要有國家標(biāo)準(zhǔn)的合格證書和消防部門的使用許可證。
防火材料要有合格證或試驗(yàn)報告;水泥出廠要有合格證或檢驗(yàn)報告;焊接要有試驗(yàn)報告和焊條合格證書;鋼材出廠要有合格證及試驗(yàn)報告。
包括現(xiàn)場基準(zhǔn)點(diǎn),樓層基準(zhǔn)線,預(yù)留孔洞和預(yù)埋件位置的檢查記錄。
1.7 隱檢記錄
泛指輕質(zhì)隔斷墻,吊頂,墻紙,地毯,防水等項(xiàng)目的隱檢記錄。
1.8裝飾工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定資料
包括所有分項(xiàng)工程應(yīng)有的質(zhì)量評定表及分布工程匯總評定表。
1.9 交竣工驗(yàn)收書
裝飾工程施工單位(承包方),建設(shè)單位(發(fā)包方)和設(shè)計(jì)單位(設(shè)計(jì)師)三方簽認(rèn)的竣工驗(yàn)收單,送質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行核驗(yàn),合格后簽發(fā)的核定書。
1.10設(shè)計(jì)變更,洽商記錄
設(shè)計(jì)變更,洽商記錄應(yīng)有設(shè)計(jì)單位,施工單位和建設(shè)單位三方代表簽證,經(jīng)濟(jì)洽商可由裝飾工程施工單位和建設(shè)單位兩方代表簽證;
分包工程有關(guān)設(shè)計(jì)變更和洽商記錄應(yīng)通過裝飾總承包單位辦理;
設(shè)計(jì)變更,洽商記錄按簽證日期先后順序編號,做到齊全,完整。
1.11竣工圖
凡原施工圖無變更的,可在新的原施工圖上加蓋'竣工圖'標(biāo)志后作為竣工圖;
無大變更的可在原圖上改繪,有重大變更的應(yīng)重新繪制竣工圖。
1.12施工日記
1.13其他(封面,總目錄)
2.竣工資料的歸檔
凡是移交的工程檔案和技術(shù)資料,必須做到真實(shí),完整,有代表性,能如實(shí)地反映工程和施工中的情況。這些檔案資料不得擅自修改,更不得偽造。同時,凡移交的檔案資料,必須按照技術(shù)管理權(quán)限,經(jīng)過技術(shù)負(fù)責(zé)人審查簽認(rèn),對曾存在的問題,評語要確切,經(jīng)過認(rèn)真的復(fù)查,并做出處理結(jié)論。
