某物業(yè)項目控制中心管理辦法

發(fā)布時間：2024-11-23 查看人數(shù)：21

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某物業(yè)項目控制中心管理辦法

物業(yè)管理有限質(zhì)量管理體系文件

--控制中心管理辦法

1.目的

規(guī)范控制中心的工作,明確控制中心的職責。

2.范圍

適用于公司各業(yè)務部門。

3.職責

責任部門/崗位工作內(nèi)容

管理處經(jīng)理負責控制中心工作的指導、檢查

安全主管/主辦/班長負責控制中心工作的監(jiān)督、檢查

控制中心負責人負責控制中心工作的具體組織、實施

4.方法和過程控制

4.1 控制中心內(nèi)部管理

4.1.1 控制中心值班人員的要求:必須經(jīng)過相關(guān)消防知識、本管理處消防設(shè)備操作的培訓,且考核合格,具備處理緊急事件能力,控制中心人員須持有深圳市消防局頒發(fā)的《消防上崗證》。

4.1.2 控制中心代班、頂班的人員要求:必須經(jīng)過相關(guān)消防知識的培訓,由部門經(jīng)理指定的人員擔任,代班時間盡量不超過30分鐘,并在中心交接班記錄的備注欄填寫代班人姓名、代班時間及代班期間的重要事項。控制中心須保存經(jīng)部門經(jīng)理確認的可在控制中心代班、頂班的人員名單。

4.1.3 控制中心是整個管理服務區(qū)域的控制樞紐,負責對接到的信息進行綜合處理,及時調(diào)度,通過各類通訊設(shè)施,及時通知相關(guān)人員處理有關(guān)事宜,保持通訊聯(lián)系,傳遞信息,重大事件及時向經(jīng)理報告。

4.1.4 協(xié)助受理顧客投訴,及時調(diào)配人員處理,并做好記錄,同時向管理處匯報,及時跟蹤處理結(jié)果。

4.1.5必須熟悉管理服務區(qū)域各類人員的職責范圍及特長,熟悉管理服務區(qū)域環(huán)境、樓宇結(jié)構(gòu)、設(shè)施、設(shè)備、器材布置及其控制范圍。了解管理服務區(qū)域各類人員每天工作安排及行動去向,并協(xié)調(diào)處理。

4.1.6 通過監(jiān)視器密切監(jiān)視出入管理服務區(qū)域人員情況,發(fā)現(xiàn)可疑人員、情況及時通知就近人員監(jiān)視和處理, 并跟蹤處理結(jié)果。監(jiān)督安全管理員嚴格履行物資搬運放行手續(xù)。

4.1.7 大廈控制中心值班人員接班時,必須檢查消防控制主機回路、分區(qū)、報警點、故障狀態(tài)及原因,檢查消防聯(lián)動柜監(jiān)控性能及信號燈狀況。消防主機報火警必須立即核實,如屬誤報,及時復位,如屬真火警,按滅火方案處理。

4.1.8指揮處理各種緊急情況,下達處理方案, 至少有一種有效方式與宿舍安全員及時聯(lián)系,以保證在緊急情況下得到支援。必要時通知上級領(lǐng)導或向社會機構(gòu)求援,事后及時做好詳細記錄。

4.1.9任何時間,控制中心值班人員不得讓無關(guān)人員在控制中心逗留。作好顧客資料及公司質(zhì)量記錄的保密工作。

4.2 控制中心必備的常用聯(lián)系電話、資料和消防設(shè)備

4.2.1 控制中心必備的常用聯(lián)系電話:管理處顧客的聯(lián)系電話(注意保密、禁止外泄)、供水、供電、供氣、轄區(qū)派出所、三防指揮部、居委會等部門的聯(lián)系電話,管理處重要設(shè)備廠家或保養(yǎng)單位的聯(lián)系電話,公司內(nèi)部聯(lián)系電話,常用緊急電話。

4.2.2 控制中心須保存的有關(guān)資料:建設(shè)部、《廣州市城市市容和環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定》、《廣州市物業(yè)管理辦法》、業(yè)主公約、停車場收費標準,有線電視、水、電、煤氣、電話收費標準,市有關(guān)出租屋管理規(guī)定、等資料。

4.2.3 控制中心須配備的防火器材:控制中心應配有防火服兩套、滅火器三瓶、應急燈、三節(jié)電池手電筒各一、消防工具箱一個(內(nèi)有:市政消火栓專用工具、消防板手、斧頭、鐵撬、管鉗、鐵錘、鐵鏨各一、防毒面具兩個以及警戒帶、醫(yī)療箱及常用醫(yī)藥、防煙防毒工具等),大廈須備有兩個或以上的消防工具箱,所有消防設(shè)施、設(shè)備必須保存完好并不得挪做它用。

4.3 對鑰匙的管理(沒有控制中心的由部門指定專人管理)

參見《鑰匙管理程序》

4.4 錄像帶的管理

4.4.1 管理處經(jīng)理必須對錄像帶所錄內(nèi)容進行控制,錄制重點部位(車場、出入口等)的內(nèi)容。各部門需確保錄像帶的錄像效果良好,中心值班人員每周一對上周錄像效果進行抽查。部門經(jīng)理根據(jù)錄像機、錄像帶使用情況決定是否更換。一般情況下錄像帶每兩年更換一次。

4.4.2各管理處應根據(jù)正常使用錄像機的臺數(shù)按每臺錄像機配33盒錄像帶的比例配置錄像帶。錄像帶上須有明確的錄制時間標識,33盒錄像帶中一盒標識為'備用'。

4.4.3除備用錄像帶外,其余32盒錄像帶對應編號為1上、1下、2上、2下……16上、16下。1上表示上半天使用,1下表示下半天使用,每盒錄像帶的錄制時間設(shè)定為12個小時,每天使用兩盒,每日凌晨零時和每天中午12時更換。錄像帶錄制內(nèi)容保存期限為半個月,32盒錄像帶每月1-16日對應使用一遍,

17-31日對應使用一遍。

4.4.4部門如有多臺錄像機使用,錄像帶應有與錄像機對應的標識。錄像帶必須保存在防潮,防陽光直曬的地方。

4.4.5非公司人員觀看、借用錄像帶須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,借用錄像帶必須履行借閱登記手續(xù),在一周內(nèi)予以歸還。

4.5 對拾遺物品的管理

4.5.1 任何員工在管理服務區(qū)域內(nèi)撿獲任何物品都必須及時交到管理處,管理處無人值班時交給控制中心值班人員。

4.5.2 當值人員在接到物品時,必須將所拾物品進行詳細記錄,并交管理處經(jīng)理確認是一般物品還是貴重物品。一般物品交控制中心保管,貴重物品交管理處出納保管。

4.5.3 管理處及時張貼拾遺物品啟事通知顧客。貴重物品保留一年無人認領(lǐng)時,由部門經(jīng)理上報公司另行處理;一般物品保留三個月無人認領(lǐng)時,由部門經(jīng)理決定處理。

4.5.4 顧客認領(lǐng)失物時,須說明失物的內(nèi)容、失物地點和出示其它有效證明后方能簽字認領(lǐng)。

4.6顧客郵件的管理

4.6.1顧客郵件屬于受國家法律保護的私人財產(chǎn),不得私自拆毀。

4.6.2普通郵件由投遞人員直接投入顧客郵箱,當班安全管理員負責監(jiān)督;如由管理處代收,相關(guān)接收人員應在《郵件簽收登記表》中登記,并及時通知顧客領(lǐng)取。

4.6.3特殊郵件(如特快專遞、包裹等)須簽收的,由控制中心或指定人員負責顧客郵件的簽收,并在《郵件簽收登記表》中登記,及時通知顧客領(lǐng)取,并請顧客在記錄本中簽字確認。