非工程類合同管理辦法范本
非工程類合同管理辦法
第一章 總則
第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目公司合同管理,減少失誤,預(yù)防合同糾紛,結(jié)合項(xiàng)目公司的實(shí)際情況,根據(jù)國家有關(guān)法律規(guī)定,特制訂本試行辦法。
第二條本辦法適用于 項(xiàng)目公司(以下統(tǒng)稱“項(xiàng)目公司”)對外簽訂的非工程類合同的管理。
第三條本辦法所稱合同,是指項(xiàng)目公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中,對外簽訂的以設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為內(nèi)容的各類合同、協(xié)議、往來函件、意向書、認(rèn)購書、確認(rèn)書等具有合同性質(zhì)的文件,但工程類合同、勞動(dòng)合同及本辦法二十九條所述文件除外。
第二章 合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條 項(xiàng)目公司法務(wù)部是項(xiàng)目公司合同管理的歸口管理部門,統(tǒng)一負(fù)責(zé)項(xiàng)目公司的合同管理工作。
第五條 項(xiàng)目公司法務(wù)部的合同管理職責(zé)為:
(一)參與合同談判;
(二)負(fù)責(zé)合同的起草、修訂、審核,并監(jiān)督合同的履行;
(三)負(fù)責(zé)并協(xié)助合同糾紛處理,提供相應(yīng)的法律意見和支持;
(四)負(fù)責(zé)制定、推行統(tǒng)一的合同文本,并監(jiān)督統(tǒng)一文本的實(shí)施;
(五)協(xié)助并監(jiān)督合同審批及管理備案工作;
(六)負(fù)責(zé)制訂、完善合同管理制度,并監(jiān)督合同管理制度的實(shí)施;
(七)公司規(guī)定的其他合同管理職責(zé)。
第三章 合同的簽訂
第六條簽訂合同,必須遵守國家的法律法規(guī),貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。
第七條經(jīng)辦部門在簽訂合同之前,必須認(rèn)真了解并嚴(yán)格審查簽約方的情況,審查內(nèi)容如下:
(一) 是否具有法人資格,若為自然人,是否具有合法的身份證明文件;
(二) 經(jīng)營范圍;
(三) 履約能力;
(四) 資信情況;
(五) 是否具有合法的委托代理權(quán)限;
(六) 其他需審核的內(nèi)容。
簽約前,經(jīng)辦部門應(yīng)要求簽約方提供身份證明文件(簽約方為自然人的)、營業(yè)證照(簽約方為單位法人的)、授權(quán)委托書、代理人身份證明、資質(zhì)證書、資信情況證明等與前述簽約審核相關(guān)的文件資料。該文件資料應(yīng)作為合同附屬資料,由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)保管,并與合同一并報(bào)送審批。
第八條合同除即時(shí)清結(jié)者外,均應(yīng)采用書面形式,有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第九條項(xiàng)目公司規(guī)定采用統(tǒng)一合同文本的,則必須采用統(tǒng)一文本。除可約定部分,未經(jīng)法務(wù)部審核和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),經(jīng)辦部門不得擅自對統(tǒng)一文本進(jìn)行修改或增減,亦不得在文本上作出任何形式的解釋和說明。
第十條 經(jīng)辦部門在簽訂合同時(shí),應(yīng)注意合同必須符合如下要求:
(一)部首部分:注意寫明當(dāng)事人雙方的全稱、住所。對方是單位的,應(yīng)按照營業(yè)執(zhí)照上的名稱填寫全稱和住所,不得隨意簡化。合同上有其他需要填寫事項(xiàng)的,經(jīng)辦部門必須據(jù)實(shí)填寫。
(二)正文部分:注意寫明標(biāo)的物名稱、規(guī)格、型號、內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法。
(三)結(jié)尾部分:簽約方是自然人的,應(yīng)由其親筆簽名;簽約方是單位法人的,應(yīng)加蓋公章或合同專用章,不得使用部門章等不合格印章;同時(shí),應(yīng)注明合同簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)。
第十一條合同擬定完畢并經(jīng)簽約方簽章后,由項(xiàng)目公司經(jīng)辦部門填寫《合同審批表》,按照《合同審批表》的審批程序,經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部及有最終審批權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。
第十二條合同簽訂完成后,由經(jīng)辦部門對合同進(jìn)行編號,合同編號完成后,經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)將部分合同原件交由簽約方。簽約方領(lǐng)取合同文本時(shí),應(yīng)予以簽收。
第十三條合同簽訂后,公司應(yīng)保留至少兩份原件,分別由財(cái)務(wù)部、行政部留存。經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)在合同完成簽訂并編號后將原件及時(shí)流轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)部和行政部,將復(fù)印件一份交法務(wù)部,一份自行留存?zhèn)洳椤?/p>
第四章 合同的履行
第十四條合同依法簽訂后,即具有法律效力,應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行。
第十五條經(jīng)辦部門應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺帳,每一合同設(shè)一臺帳,分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。有關(guān)臺帳設(shè)定要求參見本辦法第二十八條規(guī)定。
第十六條有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)并通知法務(wù)部。
第五章 合同的變更和解除
第十七條變更或解除合同必須依照合同簽訂審批程序經(jīng)經(jīng)辦部門、相關(guān)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部和有最終審批權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)審核通過方可。
第十八條項(xiàng)目公司變更或解除合同的通知或協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式,并按合同審批程序經(jīng)審核后加蓋印章。
第十九條經(jīng)辦部門收到簽約方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)并通知法務(wù)部。
第二十條變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分由經(jīng)辦部門保存。
第二十一條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規(guī)定的管理范圍。
第二十二條 合同變更后,合同編號不予改變。
第六章 合同資料管理及備案
第二十三條合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
第二十四條各經(jīng)辦部門對合同簽訂和履行過程中的各種文件資料(包括合同及與合同有關(guān)的變更、解除文件、圖表、傳真件、電子郵件、往來函、簽收憑證及履行情況記錄、《合同審批表》等),均應(yīng)妥善保管,并對文件資料的完整性負(fù)責(zé),不得隨意處置、銷毀、遺失。
第二十五條 經(jīng)辦部門根據(jù)當(dāng)月簽約情況據(jù)實(shí)填寫合同簽約備案表(見附件),并于每月20日向法務(wù)部提供,以便法務(wù)部及時(shí)了解和掌握簽約情況。
第二十六條 經(jīng)辦部門根據(jù)當(dāng)月履約情況據(jù)實(shí)填寫合同履行跟進(jìn)表(見附件),并于每月20日提供給法務(wù)部,以便于法務(wù)部及時(shí)掌握履行情況,并向相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)即時(shí)提供法律意見和建議。
第二十七條經(jīng)辦部門應(yīng)于每月20日將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料按合同編號整理匯總,由法務(wù)部確認(rèn)后交行政部,由行政部會(huì)同留存的合同原件一并存檔。
第二十八條 合同臺帳的主要內(nèi)
容包括:序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標(biāo)的、價(jià)金、對方公司、履行情況及備注等。臺帳應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。
第七章 附則
第二十九條商品房買賣合同、租賃合同的編號、保管、歸檔以及通知對方領(lǐng)取事宜仍按原辦法執(zhí)行,除此以外因退房(租)、退訂、換房、更名、補(bǔ)償、整改保修等而簽署的合同,參照本辦法執(zhí)行。
第三十條《合同簽約備案表》、《合同履行跟進(jìn)表》作為本辦法附件,在試行過程中予以適用。
第三十一條本辦法解釋權(quán)歸屬于法務(wù)部。法務(wù)部有權(quán)根據(jù)執(zhí)行情況對本辦法進(jìn)行修訂。
