營(yíng)銷(xiāo)檔案管理辦法
營(yíng)銷(xiāo)檔案管理規(guī)定
第一條客戶(hù)基本信息檔案管理
現(xiàn)有來(lái)往的老客戶(hù)的基本信息一年進(jìn)行一次調(diào)查,每月溝通復(fù)檢,由責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員執(zhí)行,年檢的每年度3月底前把客戶(hù)基本信息表交市場(chǎng)分部歸檔。
新客戶(hù)的資料在第一次交易結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi),責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員把客戶(hù)基本信息表交市場(chǎng)部分,下一年歸入老客戶(hù)。
交基本信息表時(shí)市場(chǎng)分部負(fù)責(zé)登記,并對(duì)各責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員完成情況進(jìn)行記錄,作為考核依據(jù)。
市場(chǎng)分部把客戶(hù)基本信息表錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),供相關(guān)人員查詢(xún)。年度進(jìn)行系統(tǒng)備份,交公司檔案室。
第二條商務(wù)文件檔案管理
客戶(hù)訂貨傳真、訂貨電話(huà)等,責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員應(yīng)作臺(tái)賬登記,市場(chǎng)分部每半年組織檢查一次。
銷(xiāo)售合同一式肆份簽訂,雙方蓋章后各執(zhí)2份原件,我方客戶(hù)服務(wù)部合同管理人員保存一份,財(cái)務(wù)保存一份,并由客戶(hù)服務(wù)分部錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),便于查詢(xún)。傳真簽訂的合同雙方蓋章后責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員復(fù)印1份交客戶(hù)服務(wù)部保存?？蛻?hù)服務(wù)部把合同裝訂歸檔,年底交公司檔案室。
合同評(píng)審相關(guān)手續(xù)完成后,合同評(píng)審單由客戶(hù)服務(wù)部合同管理人員統(tǒng)一保管,一定時(shí)間后裝訂成冊(cè)歸檔處理。年終交公司檔案室。
發(fā)生退換貨的,相關(guān)手續(xù)辦理結(jié)束后,客戶(hù)服務(wù)部要保留一份退換貨單,并建立客戶(hù)退換貨臺(tái)賬。
以電話(huà)、傳真形式向客戶(hù)服務(wù)分部進(jìn)行投訴的,客戶(hù)服務(wù)分部要按要求填寫(xiě)客戶(hù)投訴單交有關(guān)部門(mén)和人員處理,客戶(hù)服務(wù)分部還要做好客戶(hù)投訴臺(tái)賬,詳細(xì)記錄投訴情況和處理情況。
第三條交易檔案管理
產(chǎn)品發(fā)出后二天內(nèi),客戶(hù)服務(wù)分部統(tǒng)計(jì)人員按發(fā)貨單錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),核對(duì)人員進(jìn)行核對(duì)。發(fā)貨單裝訂歸檔,年底交公司檔案室。
客戶(hù)來(lái)款到達(dá)后二天,客戶(hù)服務(wù)分部統(tǒng)計(jì)人員按財(cái)務(wù)提供的信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),核對(duì)人員進(jìn)行核對(duì)。
統(tǒng)計(jì)人員按月給各產(chǎn)品部、責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員提供銷(xiāo)售和來(lái)款數(shù)據(jù)。
第四條其他檔案管理
會(huì)議時(shí),指定人員做好會(huì)議記錄,會(huì)議結(jié)束后客戶(hù)服務(wù)分部?jī)?nèi)勤人員進(jìn)行整理,和會(huì)議的議案、決議一起進(jìn)行分類(lèi)歸檔。
市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部對(duì)外的發(fā)文以及公司各部門(mén)對(duì)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部的發(fā)文,客戶(hù)服務(wù)分部?jī)?nèi)勤人員進(jìn)行分類(lèi)歸檔。
市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部的各種規(guī)定、制度、方案等,客戶(hù)服務(wù)分部要進(jìn)行歸檔備份。
各種市場(chǎng)反饋信息、調(diào)查結(jié)果等,市場(chǎng)分部都要按期進(jìn)行分析、作出報(bào)告文件,并進(jìn)行歸檔。
市場(chǎng)分部進(jìn)行的各種宣傳策劃、培訓(xùn)等,要做好記錄并歸檔。
第五條各相關(guān)部門(mén)和人員要按規(guī)定傳遞和保管檔案文件,以便于記錄和查詢(xún),并遵循公司規(guī)定做好保密工作。市場(chǎng)分部每半年檢查一次檔案情況,檢查結(jié)果作為考核相關(guān)部門(mén)和人員的指標(biāo)?？己税础?004年市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部績(jī)效考核辦法》中日常工作質(zhì)量考核的規(guī)定執(zhí)行。
