項目工程造價檔案管理辦法
項目工程造價檔案的管理辦法
1 注重造價檔案電子化管理
1.工程造價檔案以各種文字、圖表和多媒體、電子文件等多種形式表現(xiàn),是造價管理過程中的歷史記錄,是公司十分重要的檔案資料,建立科學的造價檔案管理辦法是十分必要的。
2.應重點進行造價檔案管理信息化的建設,應以先進科學技術手段和科學管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的進行有機結合,提高檔案工作的整體水平。
3.要注重要運用電子計算機對檔案進行編目、檢索、借閱管理和綜合利用,提高檔案信息資源開發(fā)能力,應注重造價業(yè)務文件電子版與紙質版雙版制度的實施。
2造價文件的收文管理
1.造價管理人員應對乙方單位報審的造價資料審查,審查資料的完整性、充分性。對于未按《造價業(yè)務須知》規(guī)定的格式及版本、份數(shù)等方面的要求的資料提供者,資料審核人員可行使否決權,應不予收文受理。
2.造價管理人員應對接收的造價業(yè)務處理文件進行電子臺帳的登錄工作,形成統(tǒng)一規(guī)范的電子信息庫。
3.為了提高工作效率,造價管理部可對外接收資料的時間進行集中時段受理制度理,可告知地產合作商在約定的時段內受理造價檔案資料。
3 造價業(yè)務內部流轉管理
1.造價信息工程師應負責將已辦理簽收手續(xù)的項目錄入電子臺帳,再先交部門經理閱處,部門經理根據(jù)各業(yè)務板塊的分工,對造價業(yè)務進行分級受理或交經辦人進行具體業(yè)務實施。該項業(yè)務完成后,經辦人再交信息工程師登錄度對外分發(fā)并存檔。
2.造價工程師在處理具體造價業(yè)務時,應妥善保管領取的造價業(yè)務資料。對于在造價業(yè)務受理過程丟失造價資料的造價工程師,將按公司制度進行處理。
3.造價工程師在處理完成造價業(yè)務后應形成統(tǒng)一要求的造價業(yè)務成果文件,再交信息工程師進行統(tǒng)一存檔。
4造價檔案對外移交管理
1.造價業(yè)務處理完成后,由造價管理部每月5日向公司檔案室或部門外相關部門移交造價檔案,移交時,移交人與接收人須辦理簽收手續(xù)
2.造價檔案資料存放、保管按下表
層次
發(fā)放部門
一審項目
二審項目
原件
復印件
電子件
原件
復印件
電子件
a1
造價管理部
1
1
1
1
a2
公司財務部
1
1
a3
公司檔案室
1
1
a4
公司審計監(jiān)察部
1
b
乙方單位
1
1
合計
總份數(shù)
5
6
5造價工具的保管
1.造價工具是整個造價管理部門的資產,必須做到電子臺帳登錄制度、對造價工具的使用動向必須做到可追溯性。
2.造價管理部應有合理的造價工具保管辦法,以確保造價工具的不丟失同時又能做到造價工具資源共享。
名 稱保 管 辦 法
書 籍 類集中保管,工程師根據(jù)需要領用,但應建立借閱臺帳
定額依據(jù)
造價期刊
專業(yè)書籍
軟 件 類集中保管,工程師根據(jù)需要領用,但應建立領用臺帳
專業(yè)軟件
管理軟件
配 置 類個人登記領用,納入固定資產管理
可移支配置
3.造價工具的品種、配置數(shù)量應與造價管理人員的人數(shù)、造價業(yè)務量相匹配,既要足夠又要盡量共享
