連鎖門店發(fā)票收據(jù)的管理辦法

發(fā)布時間：2024-11-25 查看人數(shù)：98

連鎖門店發(fā)票及收據(jù)的管理辦法

發(fā)票作為交易的合法憑證、銷售收入的主要依據(jù),在購銷的環(huán)節(jié)都是最重要有效憑據(jù)之一,為保證公司資產(chǎn)的完整,避免產(chǎn)生不必要的損失,必須加強對發(fā)票的購買、領用、保管的管理,根據(jù)公司財務制度現(xiàn)制定如下操作規(guī)定和管理辦法,望相關部門和人員嚴格執(zhí)行規(guī)范流程和遵守發(fā)票管理制度。

一、費用發(fā)票的管理

1、定義。費用發(fā)票指因購管理用品或獲取的勞務(各種費用)而取的的發(fā)票。

2、管理規(guī)定。

1)凡購管理用品或獲取的勞務(各種費用)必須取得合法的發(fā)票,取得的發(fā)票根據(jù)費用性質(zhì)粘貼于公司印制的相應報銷憑證后。

2)對于真實、合法、合理但內(nèi)容不完整、計算有誤的發(fā)票,應將其退回經(jīng)辦人,由其負責將發(fā)票調(diào)換后再行報支報銷。

3)收到真實、合法、合理的發(fā)票,但發(fā)票金額小于報支金額的,按發(fā)票實際金額報支。

4)收到不真實、不合法的發(fā)票,財務必須拒絕報支。

5)財務將費用憑證和原始發(fā)票作為入帳的依據(jù)和附件,與記帳憑證裝訂成冊,按規(guī)定年限保管。

3、禁止條例。

1)對于無法提供合法正確的原始發(fā)票的費用,不得報銷;對于無法取得發(fā)票的,必須經(jīng)主管部門經(jīng)理證明,財務部門審核、相關領導人員審批后方可報支。

2)對于無原始憑證的付款憑證(修正分錄除外),不得進行帳務處理,即不得虛列支出。

4、處罰條例。

1)費用申報人提供虛假發(fā)票且造成公司損失的,除全額補償公司損失外,另處損失金額30%且不低于100元的罰款。

2)現(xiàn)金出納不嚴格保管原始發(fā)票,使費用申報人無法進行報銷的,由出納承擔該筆費用。

二、銷售發(fā)票的管理

(一)定義。指銷售商品或提供勞務后向客戶開具的發(fā)票,公司銷售發(fā)票主要指代理費發(fā)票。

(二)換票。

1)換票指客戶需要增值稅發(fā)票,但因條件限制無法當即開出,或事后客戶要求換票的,先給客戶小票,等增票開具后再換回小票的行為。

2)對顧客要求開具的增票,自收到日起,保管期最多為二個星期,二星期內(nèi)顧客未換取的,將增票還與開票人,不得積壓。

3)小票的換票期限為一個月,超過一個月的不得更換。

4)門店應在收銀臺顯要位置張貼以上二項須知。

5)對于換回的小票,應進行紅沖,并將原小票貼粘于紅沖發(fā)票后,紅沖發(fā)票記帳聯(lián)與增票記帳聯(lián)捏對,隨對帳單上交財務。不得將原小票與增票直接捏對。

6)門店收到待換增票,需進行登記,交付客戶時,由其在登記簿上簽收。

7)換票工作由門店財務主管操作,門店財務主管嚴格保管增票,不得有遺失現(xiàn)象。

(三)發(fā)票和收據(jù)的管理

1、購買。

1)發(fā)票和收據(jù)由指定會計購買,財務人員根據(jù)實際用量進行購買,其他任何人員無權購買;

2、分公司領用。

1)管理發(fā)票的會計必須設置“發(fā)票領用收回登記簿”。

2)發(fā)票由管理發(fā)票的會計負責發(fā)放,若發(fā)票管理員不在應授權指定人進行發(fā)放工作。

3)分公司要領用和開具發(fā)票必須事先通知總部相關人員。

4)門店領用發(fā)票后,必須由領用人在“發(fā)票領用收回登記簿”上簽收。

5)發(fā)票應由門店財務主管(無財務主管的,由臺賬負責,下同)進行領用,填寫“小票申領單”,若無法直接親自領用的,必須在申領單上注明授權人,經(jīng)授權的人員方可進行代為領用,否則發(fā)票管理不得發(fā)放。獨立核算門店若小票購買、印制后存放于門店的,可不必填寫“小票申領單”,若由分公司統(tǒng)一保管的,也需填寫“小票申請單”。

6)門店財務主管應注意發(fā)票的用量和庫存,制定小票安全庫存量(庫存足以滿足3天以上銷售需要),對于低于安全庫存量的應立即提出申領。

7)門店財務主管根據(jù)銷售需要(滿足2天的銷售量),向收銀發(fā)放小票,必須由收銀在“門店發(fā)票領用收回登記簿”上簽收。臺帳根據(jù)后臺開票需要按需領用,即開具幾份領用幾份,辦理簽收。除收銀、臺帳外,其他人一律不得領用。

8)收銀領用小票后應登記“發(fā)票領用歸還登記簿”,登記領用日期、小票號碼、份數(shù)或本數(shù)。

3、開具。

1)小票實行“誰領用誰開具”,不得互相借用,收銀應直接向門店財務主管領用。

2)使用機打小票的,嚴格按操作要求進行開具,有贈品的應注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示,機打小票不得手工涂改,凡涂改的發(fā)票一律無效。

3)手工開票的,嚴格按規(guī)定開具,開票內(nèi)容必須齊全,準確填寫商品id、品名規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、營業(yè)員、收款人,大小寫金額一致,有贈品的應注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示。

4)小票必須按真實的銷售單開具,不得虛開小票,對于不符規(guī)定的銷售單或違規(guī)開票指示,收銀必須拒絕,并向門店財務主管匯報。

5)收銀開具小票同時必須保證貨款全額收到,對于預收款的一律不得開具,嚴格禁止應收款銷售。

4、小票的紅沖與作廢

基本同增票,對于不提供原始小票的,不得開具紅字小票。

5、保管。

1)發(fā)票管理員和門店財務主管必須嚴格保管未開具的小票,并根據(jù)使用需要加蓋發(fā)票專用章,小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內(nèi),不得隨意擺放。

2)營業(yè)終了,對于未開具的小票應存放在財務室內(nèi),不得放在收銀臺,各門店財務室應提供帶鎖的柜子供收銀存放,門店財務主管(或臺帳)必須每天對發(fā)票進行清對,為明確各收銀責任,對未開具的小票應包扎后存放,注明收銀員姓名,收銀應自行進行登記存放數(shù)量。次日領取時,收銀進行檢查封口和實際數(shù)量的完整性。

3)收銀將一批次已開具完小票存根聯(lián)交回門店財務主管,機打小票每100份為一冊,裝訂成冊,加蓋封面;門店財務主管審核發(fā)票的連續(xù)性、開票的規(guī)范性,審核無誤在收銀的“發(fā)票領用歸還登記簿”上簽收,同時在自身的“門店發(fā)票領用收回登記簿”上進行登記工作。

4)門店財務主管對于收回存根聯(lián)按序排列,并按月按號存放。小票存根聯(lián)在門店的保管期限為半年至一年,半年后將小票上交公司發(fā)票管理員,上交小票時排列必須與領用時的批次一致,以便于勾銷登記。上交時間為每年3月和9月。例:3月份上交上年4月至9月的小票

5)公司發(fā)票管理員按門店按序號存放存根聯(lián),便于以后查用。

6)公司發(fā)票管理員和門店財務主管每日必須清點庫存小票與登記簿庫存是否一致,發(fā)生不一致必須查明原因,發(fā)生遺失必須立即報分公司財務部副經(jīng)理

(核算)。

7)小票遺失必須立即發(fā)布公告,通知相關倉庫人員,嚴密注意遺失小票,防止虛假提貨現(xiàn)象,發(fā)現(xiàn)用遺失小票提貨的,立即通知門店經(jīng)理和財務主管,倉管人員對異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的,應及時和收銀人員核實,收款情況;如屬支票付款的,必須在財務主管簽字確認支票必須到帳后,方可發(fā)貨。

(四)獎懲條例

1、獎勵條例

1)每年對門店進行發(fā)票管理檢查,門店嚴格執(zhí)行上述規(guī)定,安全有序完整的保管發(fā)票,發(fā)票的收發(fā)領用和監(jiān)控嚴密清晰,發(fā)票庫存與登記簿一致,嚴格執(zhí)行增票的調(diào)換工作,小票不缺號、填寫準確完整、裝訂整齊,查詢方便,且門店從不發(fā)生發(fā)票管理不善狀況的,對門店財務主管獎勵500元,由分公司財務副經(jīng)理(分管核算)簽發(fā);受獎勵的門店中,若收銀、臺帳積極配合財務主管做好相關的工作的,對門店收銀和臺帳獎勵100元,由門店財務主管提出申請,由分公司財務副經(jīng)理(分管核算)簽發(fā)。

2)發(fā)票管理員嚴格保管各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián),并對門店加強監(jiān)控,存根聯(lián)保存有序、整齊,發(fā)票庫存量與登記簿一致,當年未發(fā)生發(fā)票遺失現(xiàn)象,對發(fā)票管理員獎勵500元。

2、處罰條例

1)不按實、完整、連續(xù)進行發(fā)票收發(fā)領用的登記工作,每發(fā)現(xiàn)一次對相關登記責任人(發(fā)票管理員、財務主管、收銀)扣罰100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。

2)未開具的發(fā)票隨意擺放,每發(fā)現(xiàn)一次,對保管責任人扣款100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。

3)發(fā)票存根聯(lián)保管凌亂、不按序排號、裝訂的,每發(fā)現(xiàn)一次,根據(jù)情節(jié)對門店財務主管扣罰50―100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。

4)發(fā)生小票遺失的,對責任人每缺一份處100元以上罰款;造成公司損失的,必須全額賠償,情節(jié)嚴重的直接除名。

5)虛開發(fā)票,對開票人和開票指示人各處罰500元以上罰款,并除名。

6)開票不規(guī)范,視情況對開票人扣款10~100元,造成損失的,除補償損失外,處損失金額30%以上不低于100元罰款。

7)門店財務主管不按規(guī)定進行增票換票工作和保管待換取的增票的,每發(fā)現(xiàn)一次,對臺帳扣款100元。

8)增票未經(jīng)客戶或供應商簽字就交付的,對責任人扣款50元。

三、適用與執(zhí)行

1、外省分公司門店財務主管一般為主辦會計或臺賬。