連鎖門店發(fā)票收據(jù)的管理辦法
連鎖門店發(fā)票及收據(jù)的管理辦法
發(fā)票作為交易的合法憑證、銷售收入的主要依據(jù),在購銷的環(huán)節(jié)都是最重要有效憑據(jù)之一,為保證公司資產(chǎn)的完整,避免產(chǎn)生不必要的損失,必須加強(qiáng)對(duì)發(fā)票的購買、領(lǐng)用、保管的管理,根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度現(xiàn)制定如下操作規(guī)定和管理辦法,望相關(guān)部門和人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范流程和遵守發(fā)票管理制度。
一、費(fèi)用發(fā)票的管理
1、定義。費(fèi)用發(fā)票指因購管理用品或獲取的勞務(wù)(各種費(fèi)用)而取的的發(fā)票。
2、管理規(guī)定。
1)凡購管理用品或獲取的勞務(wù)(各種費(fèi)用)必須取得合法的發(fā)票,取得的發(fā)票根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)粘貼于公司印制的相應(yīng)報(bào)銷憑證后。
2)對(duì)于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不完整、計(jì)算有誤的發(fā)票,應(yīng)將其退回經(jīng)辦人,由其負(fù)責(zé)將發(fā)票調(diào)換后再行報(bào)支報(bào)銷。
3)收到真實(shí)、合法、合理的發(fā)票,但發(fā)票金額小于報(bào)支金額的,按發(fā)票實(shí)際金額報(bào)支。
4)收到不真實(shí)、不合法的發(fā)票,財(cái)務(wù)必須拒絕報(bào)支。
5)財(cái)務(wù)將費(fèi)用憑證和原始發(fā)票作為入帳的依據(jù)和附件,與記帳憑證裝訂成冊(cè),按規(guī)定年限保管。
3、禁止條例。
1)對(duì)于無法提供合法正確的原始發(fā)票的費(fèi)用,不得報(bào)銷;對(duì)于無法取得發(fā)票的,必須經(jīng)主管部門經(jīng)理證明,財(cái)務(wù)部門審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員審批后方可報(bào)支。
2)對(duì)于無原始憑證的付款憑證(修正分錄除外),不得進(jìn)行帳務(wù)處理,即不得虛列支出。
4、處罰條例。
1)費(fèi)用申報(bào)人提供虛假發(fā)票且造成公司損失的,除全額補(bǔ)償公司損失外,另處損失金額30%且不低于100元的罰款。
2)現(xiàn)金出納不嚴(yán)格保管原始發(fā)票,使費(fèi)用申報(bào)人無法進(jìn)行報(bào)銷的,由出納承擔(dān)該筆費(fèi)用。
二、銷售發(fā)票的管理
(一)定義。指銷售商品或提供勞務(wù)后向客戶開具的發(fā)票,公司銷售發(fā)票主要指代理費(fèi)發(fā)票。
(二)換票。
1)換票指客戶需要增值稅發(fā)票,但因條件限制無法當(dāng)即開出,或事后客戶要求換票的,先給客戶小票,等增票開具后再換回小票的行為。
2)對(duì)顧客要求開具的增票,自收到日起,保管期最多為二個(gè)星期,二星期內(nèi)顧客未換取的,將增票還與開票人,不得積壓。
3)小票的換票期限為一個(gè)月,超過一個(gè)月的不得更換。
4)門店應(yīng)在收銀臺(tái)顯要位置張貼以上二項(xiàng)須知。
5)對(duì)于換回的小票,應(yīng)進(jìn)行紅沖,并將原小票貼粘于紅沖發(fā)票后,紅沖發(fā)票記帳聯(lián)與增票記帳聯(lián)捏對(duì),隨對(duì)帳單上交財(cái)務(wù)。不得將原小票與增票直接捏對(duì)。
6)門店收到待換增票,需進(jìn)行登記,交付客戶時(shí),由其在登記簿上簽收。
7)換票工作由門店財(cái)務(wù)主管操作,門店財(cái)務(wù)主管嚴(yán)格保管增票,不得有遺失現(xiàn)象。
(三)發(fā)票和收據(jù)的管理
1、購買。
1)發(fā)票和收據(jù)由指定會(huì)計(jì)購買,財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購買,其他任何人員無權(quán)購買;
2、分公司領(lǐng)用。
1)管理發(fā)票的會(huì)計(jì)必須設(shè)置“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”。
2)發(fā)票由管理發(fā)票的會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)發(fā)放,若發(fā)票管理員不在應(yīng)授權(quán)指定人進(jìn)行發(fā)放工作。
3)分公司要領(lǐng)用和開具發(fā)票必須事先通知總部相關(guān)人員。
4)門店領(lǐng)用發(fā)票后,必須由領(lǐng)用人在“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。
5)發(fā)票應(yīng)由門店財(cái)務(wù)主管(無財(cái)務(wù)主管的,由臺(tái)賬負(fù)責(zé),下同)進(jìn)行領(lǐng)用,填寫“小票申領(lǐng)單”,若無法直接親自領(lǐng)用的,必須在申領(lǐng)單上注明授權(quán)人,經(jīng)授權(quán)的人員方可進(jìn)行代為領(lǐng)用,否則發(fā)票管理不得發(fā)放。獨(dú)立核算門店若小票購買、印制后存放于門店的,可不必填寫“小票申領(lǐng)單”,若由分公司統(tǒng)一保管的,也需填寫“小票申請(qǐng)單”。
6)門店財(cái)務(wù)主管應(yīng)注意發(fā)票的用量和庫存,制定小票安全庫存量(庫存足以滿足3天以上銷售需要),對(duì)于低于安全庫存量的應(yīng)立即提出申領(lǐng)。
7)門店財(cái)務(wù)主管根據(jù)銷售需要(滿足2天的銷售量),向收銀發(fā)放小票,必須由收銀在“門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。臺(tái)帳根據(jù)后臺(tái)開票需要按需領(lǐng)用,即開具幾份領(lǐng)用幾份,辦理簽收。除收銀、臺(tái)帳外,其他人一律不得領(lǐng)用。
8)收銀領(lǐng)用小票后應(yīng)登記“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”,登記領(lǐng)用日期、小票號(hào)碼、份數(shù)或本數(shù)。
3、開具。
1)小票實(shí)行“誰領(lǐng)用誰開具”,不得互相借用,收銀應(yīng)直接向門店財(cái)務(wù)主管領(lǐng)用。
2)使用機(jī)打小票的,嚴(yán)格按操作要求進(jìn)行開具,有贈(zèng)品的應(yīng)注明,贈(zèng)送禮金券或讓利必須加以注示,機(jī)打小票不得手工涂改,凡涂改的發(fā)票一律無效。
3)手工開票的,嚴(yán)格按規(guī)定開具,開票內(nèi)容必須齊全,準(zhǔn)確填寫商品id、品名規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、營(yíng)業(yè)員、收款人,大小寫金額一致,有贈(zèng)品的應(yīng)注明,贈(zèng)送禮金券或讓利必須加以注示。
4)小票必須按真實(shí)的銷售單開具,不得虛開小票,對(duì)于不符規(guī)定的銷售單或違規(guī)開票指示,收銀必須拒絕,并向門店財(cái)務(wù)主管匯報(bào)。
5)收銀開具小票同時(shí)必須保證貨款全額收到,對(duì)于預(yù)收款的一律不得開具,嚴(yán)格禁止應(yīng)收款銷售。
4、小票的紅沖與作廢
基本同增票,對(duì)于不提供原始小票的,不得開具紅字小票。
5、保管。
1)發(fā)票管理員和門店財(cái)務(wù)主管必須嚴(yán)格保管未開具的小票,并根據(jù)使用需要加蓋發(fā)票專用章,小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內(nèi),不得隨意擺放。
2)營(yíng)業(yè)終了,對(duì)于未開具的小票應(yīng)存放在財(cái)務(wù)室內(nèi),不得放在收銀臺(tái),各門店財(cái)務(wù)室應(yīng)提供帶鎖的柜子供收銀存放,門店財(cái)務(wù)主管(或臺(tái)帳)必須每天對(duì)發(fā)票進(jìn)行清對(duì),為明確各收銀責(zé)任,對(duì)未開具的小票應(yīng)包扎后存放,注明收銀員姓名,收銀應(yīng)自行進(jìn)行登記存放數(shù)量。次日領(lǐng)取時(shí),收銀進(jìn)行檢查封口和實(shí)際數(shù)量的完整性。
3)收銀將一批次已開具完小票存根聯(lián)交回門店財(cái)務(wù)主管,機(jī)打小票每100份為一冊(cè),裝訂成冊(cè),加蓋封面;門店財(cái)務(wù)主管審核發(fā)票的連續(xù)性、開票的規(guī)范性,審核無誤在收銀的“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”上簽收,同時(shí)在自身的“門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上進(jìn)行登記工作。
4)門店財(cái)務(wù)主管對(duì)于收回存根聯(lián)按序排列,并按月按號(hào)存放。小票存根聯(lián)在門店的保管期限為半年至一年,半年后將小票上交公司發(fā)票管理員,上交小票時(shí)排列必須與領(lǐng)用時(shí)的批次一致,以便于勾銷登記。上交時(shí)間為每年3月和9月。例:3月份上交上年4月至9月的小票
5)公司發(fā)票管理員按門店按序號(hào)存放存根聯(lián),便于以后查用。
6)公司發(fā)票管理員和門店財(cái)務(wù)主管每日必須清點(diǎn)庫存小票與登記簿庫存是否一致,發(fā)生不一致必須查明原因,發(fā)生遺失必須立即報(bào)分公司財(cái)務(wù)部副經(jīng)理
(核算)。
7)小票遺失必須立即發(fā)布公告,通知相關(guān)倉庫人員,嚴(yán)密注意遺失小票,防止虛假提貨現(xiàn)象,發(fā)現(xiàn)用遺失小票提貨的,立即通知門店經(jīng)理和財(cái)務(wù)主管,倉管人員對(duì)異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的,應(yīng)及時(shí)和收銀人員核實(shí),收款情況;如屬支票付款的,必須在財(cái)務(wù)主管簽字確認(rèn)支票必須到帳后,方可發(fā)貨。
(四)獎(jiǎng)懲條例
1、獎(jiǎng)勵(lì)條例
1)每年對(duì)門店進(jìn)行發(fā)票管理檢查,門店嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定,安全有序完整的保管發(fā)票,發(fā)票的收發(fā)領(lǐng)用和監(jiān)控嚴(yán)密清晰,發(fā)票庫存與登記簿一致,嚴(yán)格執(zhí)行增票的調(diào)換工作,小票不缺號(hào)、填寫準(zhǔn)確完整、裝訂整齊,查詢方便,且門店從不發(fā)生發(fā)票管理不善狀況的,對(duì)門店財(cái)務(wù)主管獎(jiǎng)勵(lì)500元,由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理(分管核算)簽發(fā);受獎(jiǎng)勵(lì)的門店中,若收銀、臺(tái)帳積極配合財(cái)務(wù)主管做好相關(guān)的工作的,對(duì)門店收銀和臺(tái)帳獎(jiǎng)勵(lì)100元,由門店財(cái)務(wù)主管提出申請(qǐng),由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理(分管核算)簽發(fā)。
2)發(fā)票管理員嚴(yán)格保管各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián),并對(duì)門店加強(qiáng)監(jiān)控,存根聯(lián)保存有序、整齊,發(fā)票庫存量與登記簿一致,當(dāng)年未發(fā)生發(fā)票遺失現(xiàn)象,對(duì)發(fā)票管理員獎(jiǎng)勵(lì)500元。
2、處罰條例
1)不按實(shí)、完整、連續(xù)進(jìn)行發(fā)票收發(fā)領(lǐng)用的登記工作,每發(fā)現(xiàn)一次對(duì)相關(guān)登記責(zé)任人(發(fā)票管理員、財(cái)務(wù)主管、收銀)扣罰100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
2)未開具的發(fā)票隨意擺放,每發(fā)現(xiàn)一次,對(duì)保管責(zé)任人扣款100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
3)發(fā)票存根聯(lián)保管凌亂、不按序排號(hào)、裝訂的,每發(fā)現(xiàn)一次,根據(jù)情節(jié)對(duì)門店財(cái)務(wù)主管扣罰50―100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
4)發(fā)生小票遺失的,對(duì)責(zé)任人每缺一份處100元以上罰款;造成公司損失的,必須全額賠償,情節(jié)嚴(yán)重的直接除名。
5)虛開發(fā)票,對(duì)開票人和開票指示人各處罰500元以上罰款,并除名。
6)開票不規(guī)范,視情況對(duì)開票人扣款10~100元,造成損失的,除補(bǔ)償損失外,處損失金額30%以上不低于100元罰款。
7)門店財(cái)務(wù)主管不按規(guī)定進(jìn)行增票換票工作和保管待換取的增票的,每發(fā)現(xiàn)一次,對(duì)臺(tái)帳扣款100元。
8)增票未經(jīng)客戶或供應(yīng)商簽字就交付的,對(duì)責(zé)任人扣款50元。
三、適用與執(zhí)行
1、外省分公司門店財(cái)務(wù)主管一般為主辦會(huì)計(jì)或臺(tái)賬。
2、上述規(guī)定均以商業(yè)類核算分公司為基礎(chǔ),其他行業(yè)分公司參照?qǐng)?zhí)行。
