集團(tuán)公司會計檔案管理辦法
1. 目的
為了加強集團(tuán)財務(wù)會計檔案的科學(xué)管理,統(tǒng)一會計檔案工作制度,更好地為集團(tuán)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算服務(wù),以保證財務(wù)核算資料的安全完整,特制定本辦法。
2. 應(yīng)用范圍
本制度適用于集團(tuán)各職能部門及各子公司。
3. 職責(zé)
3.1集團(tuán)財務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及集團(tuán)所屬各子公司財務(wù)核算檔案的使用與保管工作,必須保證財務(wù)檔案的安全完整。
3.2 因保管需要,財務(wù)部需定期將財務(wù)檔案移交總裁辦檔案室,檔案室要保證財務(wù)檔案的安全,并隨時保證財務(wù)部門的查詢語調(diào)檔。
4. 具體規(guī)定
4.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表的會計核算專業(yè)資料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)核算業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。集團(tuán)財務(wù)部負(fù)責(zé)建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理工作。
4.2集團(tuán)財務(wù)部各子公司財務(wù)會計人員對本公司的財務(wù)核算資料,必須按照會計歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計檔案,在會計年度終了,可暫由低柜架擺放,超過一年以上的會計檔案應(yīng)存放到高柜架擺放。三年以上的會計檔案,全部移交到集團(tuán)總裁辦的檔案庫保管,并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。
4.3檔案部門對接收保管的會計檔案,必須認(rèn)真負(fù)責(zé)保管,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的裝訂,個別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)會同原財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。檔案管理人員必須對所管檔案進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便,同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.4會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,必須經(jīng)上級主管批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,由財務(wù)部門派專人攜帶隨同辦理,借出檔案必須在當(dāng)日歸還,次日再借。
4.5各種會計檔案的保管期限,根據(jù)起特點,分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。
4.6會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由本單位會計檔案部門提出銷毀意見,編造會計檔案銷毀清冊,并報集團(tuán)董事會同意后方可實施銷毀。
4.7監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽字蓋章,并將銷毀情況向集團(tuán)董事會報告。
4.8會計檔案保管期限規(guī)定如下:
4.8.1會計憑證:原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年;其中涉及外事的會計憑證永久保存。
4.8.2銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限3年。
4.8.3會計賬簿:日記賬、明細(xì)賬、總賬輔助賬簿保管期限15年;其中固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年,涉及外事的會計帳簿永久保存。
4.8.4會計報表:月、季度財務(wù)報表,包括文字分析保存期5年,年度會計報表(決算)永久保存。
4.8.5會計移交清冊保管期15年;會計檔案清冊保管期25年。
