某公司聲像檔案管理辦法
公司聲像檔案管理辦法
(一)總則
第一條 為加強(qiáng)本公司的聲像檔案,特制定本辦法。
第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門(mén)或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說(shuō)明兩部分組成。
第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分,必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
(二)聲像檔案資料的收集
第四條 收集范圍
1.反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料;
2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;
3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議,會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料。
4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。
5.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。
6.其它具有保存價(jià)值的聲像資料。
第五條 收集時(shí)間
1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門(mén)其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔;如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。
2.檔案部門(mén)應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。
第六條 收集要求
1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說(shuō)明要收集齊全,按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo),以防散失;
2.接收原版、原件,特殊情況下可接收復(fù)制件;
3.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí),底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。
第七條 聲像檔案資料的征集
1.檔案部門(mén)有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料;
2.在征集的聲像資料中,凡涉及國(guó)家和全國(guó)郵電部門(mén)重大事件的,應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。
第八條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)
本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用,只要將檔案資料按要求向檔案歸檔,經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可,財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。
(三)聲像檔案的整理〖ht〗
第九條 聲像檔案的整理,包括分類(lèi)、組合、排列和編目,使其系統(tǒng)起來(lái),便于保管和利用。
第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé),檔案部門(mén)協(xié)助。
第十一條 分類(lèi)、編號(hào)
1.照片檔案按年代、問(wèn)題分類(lèi)。同屬一類(lèi)的照片按時(shí)間順序編號(hào),同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式:全宗號(hào)-流水號(hào)。
2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問(wèn)題分類(lèi),按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷,編一個(gè)案卷號(hào),然后每盤(pán)再依次編排序號(hào)。
3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。
第十二條 保管期限:應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱(chēng)、可靠程度、有效性等因素,劃定保管期限。
第十三條 文字說(shuō)明的編寫(xiě)
1.文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
2.編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求:
(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全;
(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫(xiě)文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明。
一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明:
(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順;
(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
第十四條 編制格式
1. 照片編制采用橫寫(xiě)格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-參見(jiàn)號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。
2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求逐項(xiàng)填寫(xiě)。
第十五條 案卷要求
1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷,集中編放。
2.卷內(nèi)目錄:
照片、底片以自然張為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄;
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。
3.卷內(nèi)備考表,用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。
第十六條 編目
聲像檔案的著錄依照gb3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。
(四)聲像檔案的保管
第十七條 聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查,對(duì)已被污損的,要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。
第十八條 保管條件
底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13-15℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%;
照片庫(kù)溫應(yīng)保持14-24℃,相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%;錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18-24℃,相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。
第十九條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫(kù)必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng),磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十條 對(duì)庫(kù)存的照片檔案,要兩年檢查一次。
第二十一條 歸檔保存的聲像檔案,任何人不得私自撤銷(xiāo)、抽出、清洗、消磁和涂改;銷(xiāo)毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定,征得歸檔單位同意,報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,登記造冊(cè)。
第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。
(五)聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用
第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,為利用提供方便條件。
第二十四條 建立聲像檔案借閱,利用制度,嚴(yán)格審批手續(xù),根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度,確定利用范圍。
第二十五條 具有專(zhuān)利的聲像檔案,外單位利用時(shí),應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專(zhuān)利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的,所得專(zhuān)利收益,原則上應(yīng)撥給原移交單位,檔案館收取保管費(fèi)。
第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借;外單位借用或復(fù)制聲像檔案,由檔案室負(fù)責(zé)辦理,并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi),實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞,則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。
