檢疫局辦公自動化系統(tǒng)使用及管理辦法
檢驗檢疫局辦公自動化系統(tǒng)使用及管理辦法
第一章 總則
第一條 為進一步加強對*檢驗檢疫辦公自動化系統(tǒng)(以下簡稱oa系統(tǒng))的管理,打造安全快捷的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺,充分發(fā)揮oa系統(tǒng)作用,切實提高工作質(zhì)量和工作效率,根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合本局工作實際,制定本《辦法》。
第二條 oa系統(tǒng)主要分為公文處理、政務(wù)管理、個人事務(wù)、歷史數(shù)據(jù)、快捷操作等五大功能區(qū),包括局發(fā)文、收文管理、內(nèi)部簽報、信息宣傳、督查督辦、休假管理、公告板、內(nèi)部資料、電子郵件、文檔查詢、個人設(shè)置、外出授權(quán)、常用工具下載等20個功能模塊。
第三條 所有非涉密公文無特殊情況均應(yīng)使用oa系統(tǒng)進行辦理。
第二章 系統(tǒng)的管理
第四條 oa系統(tǒng)的管理和維護工作由*局辦公室和信息化處共同負責。
(一)*局辦公室主要職責:
1、負責oa系統(tǒng)總體管理與協(xié)調(diào)工作;
2、負責oa系統(tǒng)的規(guī)劃、構(gòu)建、優(yōu)化、完善工作;
3、負責制定相關(guān)管理規(guī)定和辦法,并監(jiān)督執(zhí)行;
4、負責oa系統(tǒng)各模塊工作流程的設(shè)計、審核等工作;
5、負責oa系統(tǒng)培訓(xùn)和使用指導(dǎo)工作。
(二)*局信息化處主要職責:
1、保障oa系統(tǒng)設(shè)備正常運轉(zhuǎn);
2、負責oa系統(tǒng)人員調(diào)整、權(quán)限變更及日常維護工作,并解決系統(tǒng)運行中的各種問題;
3、負責oa系統(tǒng)數(shù)據(jù)清理、備份工作,確保系統(tǒng)效能及數(shù)據(jù)安全;
4、負責oa系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持及網(wǎng)絡(luò)安全工作。
第五條 *局所屬各單位為oa系統(tǒng)的使用單位,各單位須明確一名分管領(lǐng)導(dǎo),指定一名綜合人員(文書),負責公文處理和日常工作。
第六條 除休假管理模塊由人事處負責日常使用管理外,系統(tǒng)其他模塊均由辦公室負責日常使用管理。
第七條 未經(jīng)許可或授權(quán),任何人不得以任何方式以他人名義登陸oa系統(tǒng)進行任何操作,對盜用他人密碼冒名使用者,*局將給予嚴肅處理,冒名使用人將承擔一切后果。
第三章 系統(tǒng)的使用
第八條 為保證oa系統(tǒng)切實發(fā)揮作用,各單位綜合人員至少保證在每天的8:30-9:30、10:30-11:30、13:30-14:30、15:30-16:30 這四個時段登陸到oa系統(tǒng),嚴格按照規(guī)定時限處理公文及其它待辦事項,確保政令暢通。
其他工作人員至少每天上、下午各登陸一次oa系統(tǒng),接收、處理各類文件,處理待辦事項。
第九條 各單位應(yīng)嚴格執(zhí)行外出授權(quán)制度,人員外出前應(yīng)明確外出時分管工作的委托授權(quán)人,做好外出授權(quán)工作,并在回崗后第一時間收回授權(quán),確保各項工作正常運轉(zhuǎn)。
第十條 各單位人員調(diào)動、工作調(diào)整由本單位綜合人員負責提出申請,按要求填寫《*出入境檢驗檢疫局辦公自動化系統(tǒng)事項變更申請表》(詳見附件,以下簡稱《申請表》)后,向*局信息化處提出申請,由信息化處統(tǒng)一進行調(diào)整。
各單位綜合人員發(fā)生變動時,除按規(guī)定填寫《申請表》外,必須同時報*局辦公室備案。
第十一條 為保障系統(tǒng)運行穩(wěn)定,oa系統(tǒng)中電子郵件功能僅限于進行工作交流使用,任何與工作無關(guān)的內(nèi)容禁止使用oa系統(tǒng)電子郵件進行發(fā)送。
第十二條 系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題,應(yīng)及時報*局辦公室及信息化管理處進行處理。
第四章 系統(tǒng)的安全及保密
第十三條 oa系統(tǒng)上以任何形式傳遞、刊載、發(fā)布的公文、信息、公告等各種資料應(yīng)符合國家有關(guān)法律、法規(guī)及*檢驗檢疫局有關(guān)規(guī)定的要求,不得在oa系統(tǒng)上傳遞違背國家法律、法規(guī)的任何信息、資料,違者將嚴肅處理。
第十四條 凡涉及國家秘密的文件、信息等資料一律不得在連接oa系統(tǒng)的計算機上處理、存儲、傳遞,以確保國家秘密安全,防止網(wǎng)上泄密事件發(fā)生。
第十五條 各單位使用oa系統(tǒng)的計算機不得使用調(diào)制解調(diào)器等工具登錄互聯(lián)網(wǎng)。
第十六條 所有使用人員應(yīng)不定期修改密碼,密碼應(yīng)設(shè)6位以上字符,由于個人原因致使密碼信息泄漏,造成的任何后果由泄密者本人承擔。
第十七條 嚴禁向外單位提供我局oa系統(tǒng)辦公軟件、技術(shù)文檔、操作手冊等相關(guān)資料。
第十八條 各單位的電子印章應(yīng)等同于實物印章管理,由負責保密工作的部門指定專人保管及使用。
第五章 電子公文的處理
第十九條 oa系統(tǒng)中的公文也稱電子公文,與紙質(zhì)公文具有同等效力。
第二十條 *局電子公文處理工作由*局辦公室歸口管理,各類電子公文處理程序和時限應(yīng)按照《*檢驗檢疫局公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定辦理。
如承辦單位對公文辦理有不同意見,應(yīng)及時向主管局領(lǐng)導(dǎo)報告,并同時將相關(guān)情況電話反饋辦公室。
第二十一條 接收電子公文前,各單位綜合人員應(yīng)對公文正文、格式等進行認真核對,確認無誤后方可進行打印、接收,并負責本部門公文的催辦;接收失敗的,應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系。
第二十二條 *局處(室)函的使用范圍為,在本部門工作職責權(quán)限內(nèi)與各部門、各分支機構(gòu)就具體行政和業(yè)務(wù)問題進行商洽、征詢和答復(fù)意見,要求上報情況、材料、數(shù)據(jù)以及聯(lián)系工作,辦理一般性事項時使用。涉密文件及轉(zhuǎn)發(fā)文件不可使用處(室)函。
第二十三條 公告板用于向其他單位或部門發(fā)布公示及一般告知性通知,其他如會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)文件、上報材料、聯(lián)系工作等事項要求一律使用辦公室文件或局發(fā)函下發(fā)。
各單位發(fā)布公告時應(yīng)準確選擇發(fā)布范圍,除特殊情況外,禁止向*局全體人員發(fā)布公告;重要公告由局領(lǐng)導(dǎo)審批,一般性公告由本部門主要領(lǐng)導(dǎo)審批。
為減少系統(tǒng)占用空間,每年年底將對所有公告進行清理,重要內(nèi)容請及時自行保存。
第六章 附則
第二十四條 本《辦法》由*局辦公室負責解釋。
第二十五條 本《辦法》自發(fā)布之日起實施并生效。原《*檢驗檢疫局辦公自動化系統(tǒng)使用及管理辦法》(遼檢辦〔2007〕62號)同時廢止。
