某大學后勤處公文管理辦法
大學后勤處公文管理辦法
第一章總則
第一條為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,根據(jù)學校有關文件精神,結(jié)合后勤實際情況,制定本辦法。
第二條公文是在后勤管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條公文處理工作應貫徹統(tǒng)一領導、分級管理的原則,計劃科分管領導負責公文處理工作,并經(jīng)常檢查督促和給予指導。重要公文必須經(jīng)后勤處領導處理。
第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到準確、及時、安全。
第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定,確保國家秘密的安全。
第六條后勤處計劃科是后勤公文處理工作的管理部門,主管后勤處及各實體的日常公文處理工作。
第二章公文種類
第七條后勤處及各實體適用的公文種類主要有:
(一)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級部門不適當?shù)臎Q定事項。
(二)公告
適用于向校內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
(三)通告
適用于公布學校各有關方面應當遵守或者周知的事項。
(四)通知
適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文,傳達要求下級部門辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。
(五)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(六)報告
適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(七)請示
適用于向上級部門請求指示、批準。
(八)批復
適用于答復下級部門的請示事項。
(九)意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十一)會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第八條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,'請示'可在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(二)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文部門。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(三)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(四)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。
(五)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負責人的簽發(fā)日期為準。會議通過的文件,以通過日期為準。
(六)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(七)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
第九條公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十條行文應當確有必要,注重效用。
第十一條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十二條后勤處及各實體對外正式行文需經(jīng)主管領導批準。
第十四條“請示”應當一文一事,“報告”不得夾帶請示事項。上行文一般應經(jīng)過部門蓋章,對學校上行文由后勤處呈遞。
第五章發(fā)文辦理
第十五條發(fā)文辦理指以后勤處名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第十六條草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出的新政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結(jié)構(gòu)嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、相關職能部門的職權與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。
第十七條擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項,主辦單位應當主動與有關單位協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦單位的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦單位可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關單位會簽后報請校領導協(xié)調(diào)或裁定。
第十八條公文送處領導簽發(fā)前,應當由計劃科進行審核并編制文號。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第十九條由職能部門草擬的公文如在核稿過程中改動較大,主辦單位應根據(jù)計劃科提出的修改意見進行修改,修改后主辦單位負責人應再次審核。
第二十條以后勤處名義制發(fā)的上行文,一般由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以后勤處名義制發(fā)的下行文或平行文,屬分管處領導職權范圍內(nèi)的一般由分管處領導簽發(fā)。
第二十一條公文正式印制前,計劃科工作人員應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一規(guī)范等。
第二十二條以后勤處名義簽發(fā)公文,由計劃科統(tǒng)一安排印制和分發(fā)。公文原稿及時存檔,需歸檔公文定時移交校檔案室。
第六章收文辦理
第二十三條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。
第二十四條對收到的公文,計劃科應當及時送處領導圈閱批示,不得延誤。緊急公文,應當明確辦理時限,對有具體工作事項的公文,需貼公文處理單。
第二十五條審批公文時,對有具體工作事項的,主批人應當在處理單上明確簽署意見,其他審批人簽名視為同意;沒有具體工作事項的,簽名表示已閱知。
第二十六條送處領導批示或者交有關部門辦理的公文,計劃科要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章公文歸檔
第二十七條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第二十八條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第二十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關規(guī)定定期向檔案室移交。
第三十條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章公文管理
第三十一條后勤處公文由計劃科統(tǒng)一收發(fā)、用印、歸檔和銷毀。
第三十二條上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,經(jīng)處領導或者計劃科科長批準,可以翻印。
第三十三條公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第三十四條不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)計劃科科長批準,可以按照銷毀程序銷毀。
第三十五條銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第三十六條工作人員調(diào)離工作崗位,應當將其本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。
第九章附則
第三十七條本辦法自2023年1月31日起施行。
