食品銷售省級辦事處管理辦法
食品銷售公司省級辦事處管理辦法
總則
辦事處是銷售公司在各省區(qū)市場設立的辦公事務地點,負責協(xié)調公司對所管省區(qū)的事務管理。加強并規(guī)范省級辦事處管理,是公司提高工作效率和管理水平,實現公司管理科學化的途徑,加強對各省辦事處的規(guī)范管理,對公司的發(fā)展將起積極的促進作用。
選址及變更事項管理
2.辦事處的選擇要遵循科學原則,綜合考慮各因素,經過認真分析篩選后在確定。
1)、辦事處的選址設計活動地域、社會公共設施、經濟基礎設施、地點知名度、可供擴展空間、成本以及其他因素,需要根據公司要求對各因素做出評估。
2)、辦事處基本選定以后,由省級經理簽字并上報公司,經過公司統(tǒng)一后方可簽訂租用合同。
3)、所簽訂的合同必須符合法律文本格式,手續(xù)完成后,辦事處必須在三日之內將各法律文件以及稅票上報公司備案。
3.辦事處一旦選定后,如無其他客觀因素,原則上不允許經常遷移。
1)、因主觀因素需要遷移辦公地點,該辦事處必須提前三天上報公司,闡明變動原因。
2)、在上報公司變動原因之時,以必須及時考察選擇新的辦公地點,一般要求同時考察三處或以上地點,經所比較后在決定。
3)、新的辦事處地址變換后,各項手續(xù)及要求同第2條。
人員配置管理
4.人員的配置、招聘、錄用以及培訓,遵循公司的有關規(guī)定,結合市場的具體實際,做到不缺不濫。
1)、辦事處的人員配置要遵循公司'因需設崗'的原則設置崗位并配備人員。
2)、辦事處的人員招聘需求必須經過省級主管上報公司同意,由公司指派或經公司同意后由辦事處在當地招聘。
3)、新錄用人員要按照正常規(guī)定將其檔案資料保送公司及人力資源部備案,同時各辦事處留存一份備檔。
4)、新招的人員培訓工作由公司負責,或由公司委托各辦事處完成,經考核合格,即可正式錄用。
辦公消耗品管理
5.省級辦事處的辦公消耗品的訂購、采購、分發(fā)等工作均由省辦事處內務助理統(tǒng)一負責。
1)、一般情況下,一季度采購消耗品一次,若出現特殊情況必須經省級經理簽字同意主可提前采購。
2)、訂購物品送到后,負責人要核對、規(guī)格、數量和質量,確保沒有存在問題后,簽字驗收。
6、消耗品的使用要盡可能節(jié)儉,同時要加以妥善保管。
1)、所以購入的用品,都必須一一填寫清單。
2)、必須清楚地掌握辦公用品上庫存情況,經常整理,必要時實行防蟲防潮等措施。
3)、每年6月和12月要對各區(qū)域辦事處的使用情況進行檢查統(tǒng)計,若存在問題應該及時指出并相應地整改。
文書管理
7.各省辦事處需要負責管理相應的文書,加強保密制度的規(guī)范實施。
1)、所有文書包括經銷商業(yè)務統(tǒng)計、會議決議、通報、合同或協(xié)議、廣告投放調查表、各種帳本、統(tǒng)計圖表等一切業(yè)務相關的用書或公文。
2)、全部文書歸公司所有并收藏,任何個人不得私自占有,任何人都必須嚴格遵守公司的保密制度。
3)、文書的收發(fā)、領取與寄送,原則上由各辦事處內務助理負責。
4)、文書負責人必須按照公司的要注對其按照密級分類,并按照保密制度處理。
5)、文書按照內容進行整理后,按尚未完成的文書和可以歸檔的文書二類進行管理,全部完結的文書,分別按照所屬部門、機密程度、整理編號保存年限進行整理與編輯,做好登記并且歸檔保存。
會議管理制度
8.辦事處的會議包括例會以及因特殊情況需要臨時召開的會議。
1)、省級主管將會議相關文件內容通知內務助理后,內務助理應該及時組織會議地點,材料等,并及時準備通知每一位出席人員。
2)、每一次會議,內務助理或主管都必須做好會議記錄。會議記錄要盡可能詳盡,能反映當時的真實情況。
3)、對于因故缺席人員,內務助理要正確了解原因,做好記錄,按照公司相關規(guī)定給予處罰,對于無故缺席者,要及時向省級主管報告上報公司備檔。
4)、會議要求講究效率,杜絕'文山會海'現象。
出差考勤管理
9、省級辦事處所負責所在區(qū)域各業(yè)務員的出差考勤管理,對業(yè)務員的考勤要不時抽查,做好出差費用報銷工作。
1)、省級辦事處接到公司通知相關業(yè)務員回杭州開會的文件后,應該及時通知各人員并做好記錄。
2)、回總部出差的各業(yè)務員應到辦事處辦理出差手續(xù),包括從總部出差歸來后的報銷手續(xù)等等。
3)、到各地市、縣出差的業(yè)務員,辦事處要做好記錄,了解每位業(yè)務員的出勤情況。
4)|出差費用報銷,嚴格遵守《銷售公司銷售人員出差費用報銷的規(guī)定》。
10、由于銷售工作的特殊性,各辦事處應該不定期抽查所屬業(yè)務員的業(yè)務考勤情況。要求區(qū)域經理考核一月二次,客戶經理一月四次,銷售代表及及跑單員一月至少一次,同時要求客戶經理配合對銷售代表以及跑單員的抽查。
安全、衛(wèi)生制度
11、集團公司的安全保衛(wèi)制度同樣適用于各辦事處。
1)、由于各辦事處未配備門衛(wèi)保安人員,故應該加強安全工作,每天下班時都要鎖好門窗。若上半時發(fā)現異常及時報告處理。
2)、各業(yè)務員不得帶無關人員進入辦事處,若因需要則必須做出口頭說明并做好登記。
3)、由于各辦事處所在地域氣候以及周圍環(huán)境的特殊性,因此必須謹防火災等情況發(fā)生。
12、各辦事處要切實搞好衛(wèi)生,維護員工健康以及工作場所環(huán)境衛(wèi)生。
1)、辦事處的工作場所,至少每日清掃一次,并采用適當方法減少灰塵的飛揚,不得亂堆放垃圾或亂扔紙屑。
2)、工作場所內,嚴禁隨地吐痰。
3)、飲水機必須保持清潔。
4)、各辦事處應定期對公共場所進行大掃除,確保光線明亮、空氣流通,保證工作人員的健康。
