職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理辦法
職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理辦法
一、總則
第一條 為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好發(fā)揮其在質(zhì)量糾偏、績效考評(píng)、決策咨詢及教學(xué)研究中的作用，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及《歸檔文件整理規(guī)則》相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院實(shí)際，特制定本管理辦法。
第二條 本辦法所稱的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案，是指學(xué)院在評(píng)教、評(píng)學(xué)、評(píng)管等質(zhì)量監(jiān)控過程中所形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式或載體的材料。
二、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)
第三條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案是學(xué)院檔案的一個(gè)重要組成部分，由教學(xué)督導(dǎo)處設(shè)立教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室，作為保存和提供利用檔案的專門機(jī)構(gòu)，接受院長辦公室綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第四條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室的管理職責(zé)是：
1．?dāng)M訂教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；
2．負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、立卷、統(tǒng)計(jì)、保管教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控相關(guān)的各類檔案及有關(guān)資料；
3．編制檢索工具，及時(shí)編輯檔案文件匯集和各種參考資料，開發(fā)檔案信息資源；
4．組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；
5．開展檔案的開放和利用工作；
6．指導(dǎo)各系部教學(xué)督導(dǎo)室的檔案管理工作。
第五條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室設(shè)檔案管理人員1名，主要負(fù)責(zé)檔案室管理工作。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備以下條件：遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守；具有檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。
第六條 各系部由教學(xué)督導(dǎo)室主任分管教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案工作，由聯(lián)絡(luò)員兼任檔案員，負(fù)責(zé)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控材料的收集、整理、立卷、歸檔，按期向教學(xué)督導(dǎo)處檔案室移交，檔案員受教學(xué)督導(dǎo)處檔案室管理人員的指導(dǎo)與督查。
三、檔案的管理
第七條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的歸檔范圍：在教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控過程中形成的各類具有保存價(jià)值和查考價(jià)值的各種文件、圖表和聲像載體材料，均應(yīng)立卷歸檔，具體按“教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案歸檔范圍及保管期限”（見附件）辦理。
第八條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的保管期限分永久、長期、短期三類，其中短期的保管時(shí)間為5年，長期的保管時(shí)間為20年。對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)部門鑒定并登記造冊(cè)報(bào)院長批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。
第九條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的收集：
1．學(xué)院組織的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控活動(dòng)完成后1周內(nèi)相關(guān)人員應(yīng)將形成的材料送交教學(xué)督導(dǎo)處檔案室；各系部日常評(píng)課材料按月移交，規(guī)定移交的其它材料應(yīng)在當(dāng)學(xué)期結(jié)束至下學(xué)期開學(xué)1周內(nèi)向教學(xué)督導(dǎo)處檔案室移交完畢；
2．無論是個(gè)人還是部門之間移交檔案應(yīng)編制移交清冊(cè)，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)后履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說明，檔案接收部門應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。
第十條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的歸檔要求：
1．歸檔的各種文件材料必須反映教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控活動(dòng)的全過程，保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并且其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求；
2．歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。非紙質(zhì)文件材料必須與其文字說明一并歸檔。文件材料歸檔后不得更改；
3．歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性；
4．教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案對(duì)紙制檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。微縮膠片、照片、磁帶、光盤、磁盤的保管要符合規(guī)定要求。電子檔案應(yīng)注意備份，備份的磁盤、光盤等重要數(shù)據(jù)資料需異地存放和保管。
第十一條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控歸檔文件的整理：
1．歸檔的文件材料組卷時(shí)必須遵循其自然形成的規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件應(yīng)放在一起，并按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，以及批復(fù)在前、請(qǐng)示在后的要求排列；
2．文件按其形成或針對(duì)的年度分開，一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)歸入復(fù)文年度；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃一般歸入文件針對(duì)的第一年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度，跨年度的會(huì)議文件一般歸入會(huì)議開幕的年度；法規(guī)性文件應(yīng)歸入公布或批準(zhǔn)年度；
3．歸檔的案卷，部門立卷人員應(yīng)用碳素墨水認(rèn)真填寫或計(jì)算機(jī)打印卷內(nèi)目錄和備考表。卷內(nèi)材料按順序編排頁號(hào)，只要有書寫文字的頁面均一面編寫一個(gè)頁號(hào)，頁號(hào)編在右上角或左上角；
4．對(duì)文件材料的題名不能隨意更改和簡(jiǎn)化，對(duì)雖有題名但不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬定；沒有責(zé)任者或日期的材料要考證清楚。有關(guān)卷內(nèi)文件的情況說明，均應(yīng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時(shí)間填上；
5．因利用頻繁、數(shù)量龐大，專設(shè)課堂評(píng)價(jià)檔案。其歸檔范圍包括在聽課評(píng)議活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，以教師個(gè)人為單位立卷，立卷時(shí)應(yīng)按教師代號(hào)編制檔案盒號(hào)。一般一次聽課評(píng)議活動(dòng)形成的材料為一件，盒內(nèi)材料按時(shí)間先后順序存檔，應(yīng)將一學(xué)期材料統(tǒng)一存檔，一般放在學(xué)期結(jié)束后或下學(xué)期開學(xué)初。教師代號(hào)按所在部門編制流水號(hào)；
6．被監(jiān)控部門的材料歸檔實(shí)行代碼制，具體如下：00行政管理；01 機(jī)械工程系；02 計(jì)算機(jī)系；03 電氣電子工程系；04 建筑工程系；05 財(cái)會(huì)系；06 工商管理系；07 人文系；08 輕工學(xué)院；09 公共教學(xué)部；10 分院；
7．檔案裝盒后每盒編制架、層、號(hào)，并以阿拉伯?dāng)?shù)字來命名。具體編制時(shí)，檔案架號(hào)按從左到右的順序編制，每個(gè)檔案架內(nèi)各層號(hào)按從上到下的順序編制，檔案盒號(hào)則為相應(yīng)條目下所在部門的流水號(hào)。
四、檔案的利用
第十二條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室應(yīng)注意相關(guān)材料的保密性，任何個(gè)人不得保存、轉(zhuǎn)讓或者拒絕歸檔，不得弄臟、亂劃、涂抹、剪裁和拆毀。
第十三條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室將定期以一定形式公布不屬于涉密、個(gè)人隱私或限制利用的檔案。凡本院各部門單位或教師個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。若需調(diào)閱、摘錄、復(fù)制未公布的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)教學(xué)督導(dǎo)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第十四條 調(diào)閱檔案的時(shí)限為7天，用后應(yīng)及時(shí)歸還，如期滿未能歸還，應(yīng)續(xù)辦調(diào)閱手續(xù)。特殊情況（如出差、生?。┰斐裳悠?，調(diào)閱者可通過各種方式（電話、短信、網(wǎng)絡(luò)）提前與檔案管理人員協(xié)商解決，視為特殊情況處理。
第十五條 檔案室提供利用的重要、涉密檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)教學(xué)督導(dǎo)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。加蓋教學(xué)督導(dǎo)處公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。
第十六條 檔案室應(yīng)積極開展檔案的編研工作。匯編檔案資料和公布檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位同意，并報(bào)請(qǐng)?jiān)洪L批準(zhǔn)。
五、檔案的保護(hù)
第十七條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。
1．室內(nèi)應(yīng)設(shè)專柜，排列整齊，排距科學(xué)，便于查找和管理；
2．室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常通風(fēng)，保持整潔衛(wèi)生，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防有害氣體等工作；
3．應(yīng)經(jīng)常檢查永久性檔案和課堂評(píng)價(jià)檔案的安全及保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；
4．對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管。
六、附則
第十八條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，由教學(xué)督導(dǎo)處負(fù)責(zé)解釋。原溫職院〔2006〕12號(hào)文件同時(shí)廢止。
附件: 職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案歸檔范圍及
保管期限
職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案歸檔范圍及保管期限
序號(hào) 類目 名稱 保管期限
1教學(xué)工作規(guī)定、規(guī)章、通知永 久
2教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作規(guī)定、規(guī)章、通知永 久
3教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控用表永 久
4教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控報(bào)告、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)長 期
5課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)議材料短 期
6教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控記錄、記要短 期
7教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息匯編長 期
8教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控專題工作材料短 期
9異議仲裁、信息跟蹤材料短 期
10教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控調(diào)研材料短 期
11其他部門提供的綜合材料短 期
12學(xué)生學(xué)期網(wǎng)上測(cè)評(píng)材料短 期
13人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)踐環(huán)節(jié)考核標(biāo)準(zhǔn)永 久
14校歷、作息時(shí)間表短 期
15學(xué)期授課計(jì)劃、總功課表短 期
