附屬中學(xué)文書類檔案管理辦法
附屬中學(xué)文書類檔案管理辦法
為了加強(qiáng)z師范大學(xué)附屬中學(xué)文書類檔案（以下簡稱文書檔案）業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案工作的規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為學(xué)校工作和社會(huì)服務(wù)，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本管理方法。
一、文書檔案歸檔和不歸檔范圍
凡是學(xué)校在黨務(wù)、行政、外事、出版、設(shè)備等管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表等文件材料，均屬文書檔案。
（一）歸檔范圍
1.反映學(xué)校管理職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。主要包括黨務(wù)、行政、出版、外事、設(shè)備五個(gè)系統(tǒng)職能活動(dòng)的內(nèi)容，具體范圍見附表。
2.本校工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。
3.本校需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。
4.其他對(duì)本校工作具有查考價(jià)值的文件材料。
（二）不歸檔范圍
1.上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)供參閱、不辦的文件材料，征求意見未定稿的文件。
2.重份文件。
3.無參考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿。
4.無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來信、電話記錄。
5.本校負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料。
6.同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。
7.下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。
8.未生效的合同、協(xié)議書。
二、文書檔案工作崗位責(zé)任制
（一）部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1.組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入議事日程，定期研究檔案工作。
2.加強(qiáng)同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3.對(duì)文秘工作人員和兼職檔案人員，提出檔案工作的具體要求，幫助他們解決工作中的實(shí)際困難。
（二）各部門兼職檔案人員職責(zé)
1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作。
2.按文書材料的歸檔范圍，負(fù)責(zé)形成與積累階段各環(huán)節(jié)的文件材料并及時(shí)向檔案室移交。
3.做好存放在本部門的文件材料的裝訂、分類、編目、登記、保管、利用等工作。
三、文書材料的歸檔流程
（一）形成與積累
1.年初各部門布置工作時(shí)，同時(shí)布置形成積累文件材料的任務(wù)。
2.部門兼職檔案員按文書檔案歸檔范圍和保管期限表分別積累文件材料，并定期進(jìn)行整理。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡模糊或易褪變的文件材料應(yīng)予復(fù)制。
4.部門產(chǎn)生的文件材料，一般整理一份送檔案室，一份自存檔。
（二）整理方法
1.裝訂
歸檔文件材料應(yīng)按件裝訂，一般在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對(duì)齊。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。文件材料用不銹鋼釘或線裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。
2.分類
分類方案：分年度──分二級(jí)類目──分保管期限
（1）分年度
先將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開，一般文件材料歸入其形成年度；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度。
（2）分二級(jí)類目（分問題）
每個(gè)年度下按問題分類，一級(jí)類目是文書類檔案實(shí)體分類的最高層位，標(biāo)識(shí)為“WS”。文書檔案劃分為二級(jí)類目的，其分類標(biāo)識(shí)規(guī)定如下：
二級(jí)類目名稱標(biāo)識(shí)代號(hào)
黨務(wù)WS11
行政WS12
外事WS13
出版WS14
設(shè)備WS15
（3）分保管期限
歸檔文件材料在二級(jí)類目內(nèi)劃分保管期限，分為永久、定期兩種，其中永久用“Y”表示，定期一般分為30年、10年，具體保管期限見附表。
3.排列
歸檔文件材料應(yīng)在二級(jí)類目下同一保管期限內(nèi)排列，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件材料可集中排列。
4.編號(hào)
歸檔文件材料按排列順序逐件編號(hào)。
5.編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號(hào)的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下表：
歸檔文件目錄
2011-WS11-Y
件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁數(shù) 備注
上述表中各項(xiàng)填寫要求如下：
件號(hào)：檔案室編件號(hào)；
責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；
文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；
題名：文件材料標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)；
日期：文件材料形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日；
頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)（需在對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體件的最后一頁的右上角標(biāo)注頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁；
備注：注釋文件需說明的情況。
6.裝盒
將歸檔文件材料按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。
7.備考表
備考表置于盒內(nèi)文件材料之后，并填寫表內(nèi)項(xiàng)目內(nèi)容：
（1）盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；
（2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔材料文件的人員姓名；
（3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時(shí)間
文書材料于次年三月前，由文件材料形成和積累部門初步整理后送檔案室，由檔案室于六月底前整理歸檔并制作全引目錄。
