附屬中學(xué)基本建設(shè)類檔案管理辦法
附屬中學(xué)基本建設(shè)類檔案管理辦法
為了提高z師范大學(xué)附屬中學(xué)基本建設(shè)類檔案（以下簡稱基建檔案）工作的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮基建檔案在學(xué)校建設(shè)工作中的作用，依據(jù)《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校的實際，制定本管理方法。
一、基建檔案歸檔和不歸檔范圍
凡在基本建設(shè)管理和工程項目建設(shè)過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表等文件材料，均屬基建檔案。
（一）歸檔范圍
1.歸檔的基建管理和項目建設(shè)中形成的文件材料必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。
2.歸檔的基建文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，與實物完全一致并具有成套性。
3.歸檔的主要內(nèi)容和重點：項目工程可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、竣工驗收文件和全套圖紙、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面，具體范圍見附表。
（二）不歸檔的范圍
1.上級關(guān)于基建工作普發(fā)、不辦的文件材料。
2.正式施工前的草圖、未定型圖紙。
3.重份文件和重份圖紙。
4.無查考價值的臨時性、事務(wù)性文件。
二、基建檔案工作崗位責(zé)任制
（一）基建管理部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1.制定和健全基建檔案工作管理制度，并將其納入日常管理工作之中，監(jiān)督有關(guān)部門執(zhí)行。
2.加強同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3.負(fù)責(zé)組織基建項目形成的應(yīng)歸檔的文件材料的整理歸檔工作。
4.指導(dǎo)基建檔案的鑒定工作。
5.指導(dǎo)本部門兼職檔案人員的工作，關(guān)心其工作條件的改善和工作質(zhì)量的提高。
（二）基建管理部門兼職檔案人員職責(zé)
1.負(fù)責(zé)基建文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
2.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交基建檔案。
三、基建文件材料的歸檔流程
（一）形成與積累
1.基建部門接到基建項目后，于項目申請立項時，即應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。
2.所收集的工程資料必須真實有效，各種簽字、蓋章手續(xù)齊全，字跡工整，圖象清晰符合標(biāo)準(zhǔn)。
（二）整理方法
1.裝訂
歸檔文件材料按件裝訂，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對齊。裝訂時，正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；批復(fù)在前，請示在后；圖紙可以一組有機聯(lián)系的圖紙為一件或單張為一件，藍(lán)圖大于檔案盒的，以手風(fēng)琴式折疊成A4紙型的規(guī)格；成冊材料為自然件，使用不銹鋼釘或線裝訂。對破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補。
2.分類
分類方案：分年度──分二級類目──分保管期限
（1）分年度
綜合管理的文件材料歸入其形成年度；項目的全套文件材料歸入其竣工年度。
（2）分二級類目（分問題）
在每個年度下按問題分類，一級類目是基建檔案實體分類的最高層位，標(biāo)識為“JJ”。基建檔案劃分至二級類目，即分為綜合管理和按單項工程設(shè)置類目，其分類標(biāo)識規(guī)定如下：
二級類目名稱標(biāo)識代號
綜合管理JJ11
單項工程JJ12
單項工程從JJ12開始編制二級類目，1個單項工程為1個二級類目。在歸檔年度內(nèi)第1個單項工程設(shè)置為 “JJ12”、第2個單項工程設(shè)置為“JJ13”、 第3個單項工程設(shè)置為“JJ14”，以此類推，但10、20......等帶“0”的數(shù)字不用。
（3）分保管期限
基建文件材料在二級類目內(nèi)劃分保管期限，分為永久、長期、短期三種。永久標(biāo)識為“Y”，長期標(biāo)識為“C”，短期標(biāo)識為“D”，具體保管期限見附表。
3.排列
歸檔文件材料在二級類目下同一保管期限內(nèi)排列。項目中的報建圖、用地通知書、建設(shè)規(guī)劃許可證等管理性文件排列在項目材料的前面；圖紙按圖的類別序號排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工竣工圖、結(jié)構(gòu)施工竣工圖、水工竣工圖、電工竣工圖、氣管竣工圖、更改圖）。
4.編號
歸檔文件材料按排列順序逐件編號。
5.編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應(yīng)依據(jù)檔號的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：
歸檔文件目錄
2011-JJ11-C
件號 責(zé)任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注
上述表中各項填寫要求如下：
件號：填寫檔案室編件號；
責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者；
文號：文件的發(fā)文字號；
題名：文件材料標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號；
日期：文件材料形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日；
頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)（需在對應(yīng)檔案實體件的最后一頁的右上角標(biāo)注頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁；
備注：注釋文件材料需說明的情況。
6.裝盒
將歸檔文件材料按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。
7.備考表
備考表置于盒內(nèi)文件材料后，并填寫表內(nèi)項目內(nèi)容：
（1）盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；
（2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件材料的人員姓名；
（3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時間
綜合管理的文件材料于次年三月前，由文件形成和積累部門初步整理后送檔案室整理歸檔；單項工程項目在竣工驗收后兩個月內(nèi)歸檔。檔案室于六月底前全部整理歸檔和制作全引目錄。
附表：基本建設(shè)類檔案歸檔范圍和保管期限表
JJ[11]綜合
序號 歸檔范圍 保管期限
1 上級有關(guān)基建工作的文件 短期
2 本?；üぷ鞯囊?guī)章制度、工作計劃、總結(jié) 長期
3 本?；üぷ骺傮w規(guī)劃、統(tǒng)計報表 永久
4 全校性總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖 永久
5 基建投資的請示、報告與批復(fù) 永久
JJ[12]單項工程項目
序號 歸檔范圍 保管期限
1 可行性研究
（1）項目建議書及上級批復(fù) 永久
（2）可行性研究報告 永久
（3）項目評估 永久
（4）環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告 永久
（5）設(shè)計任務(wù)書及計劃任務(wù)書 永久
2 設(shè)計基礎(chǔ)
（1）工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明 永久
（2）地形、地貌控制點建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀察記錄 永久
（3）水文、氣象、地震等其它設(shè)計基礎(chǔ)材料 永久
3 設(shè)計文件
（1）初步設(shè)計 永久
（2）技術(shù)設(shè)計 永久
（3）施工圖設(shè)計 短期
（4）技術(shù)秘密材料、專利文件 永久
（5）設(shè)計計算書 長期
（6）關(guān)鍵技術(shù)實驗 永久
（7）總體規(guī)劃設(shè)計 永久
（8）水、電、氣管道分布圖 永久
（9）設(shè)計評價、鑒定及審批 長期
4 工程管理文件
（1）征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書 永久
（2）承包合同、協(xié)議、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件 永久
（3）施工執(zhí)照 永久
（4）環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣供應(yīng)協(xié)議書 永久
（5）產(chǎn)權(quán)證、土地證 永久
5 施工
（1）土地施工文件
[1]開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要 短期
[2]施工組織、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝 長期
[3]原材料及購件出廠證明、質(zhì)量鑒定 長期
[4]建筑材料實驗報告 長期
[5]設(shè)計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批 永久
[6]土建施工定位測量地質(zhì)勘察 永久
[7]土、巖試驗報告、基礎(chǔ)工程、基礎(chǔ)工程施工圖 永久
[8]隱蔽工程驗收記錄 永久
[9]工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告 永久
[10]分項、分單位工程抽量檢查、評定 長期
[11]交工驗收記錄證明 長期
[12]施工報告、施工驗收報告 永久
（2）設(shè)備及管線安裝施工文件
[1]開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要 短期
[2]設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批 長期
[3]焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄 長期
[4]隱蔽工程檢查驗收記錄 長期
[5]強度、密閉性試驗報告 長期
[6]設(shè)備調(diào)試記錄 短期
[7]施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查評定、事故處理報告 長期
[8]系統(tǒng)調(diào)試、實驗記錄 長期
[9]管線清洗、通水、消毒記錄 短期
[10]中間交工驗收記錄證明，工程質(zhì)量評定 長期
[11]竣工報告、竣工驗收報告 長期
（3）電氣、儀表安裝施工文件
[1]開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審 短期
[2]設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批 長期
[3]調(diào)試、整定記錄 長期
[4]性能測試和校核 長期
[5]施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報告 長期
[6]操作、聯(lián)動試驗 短期
[7]電氣裝置交接記錄 短期
[8]中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定 長期
[9]竣工報告、竣工驗收報告 長期
6 竣工驗收
（1）竣工驗收報告 永久
（2）全部竣工圖紙 永久
（3）質(zhì)量評審材料 永久
（4）工程現(xiàn)場聲像材料 永久
（5）竣工驗收會議決議文件 永久
7 基建財務(wù)、器材管理
（1）財務(wù)計劃、年度計劃 短期
（2）工程概算、預(yù)算、決算 永久
（3）主要材料消耗、器材管理文件短期
（4）交付使用固定資產(chǎn)文件 永久
