工學(xué)院教學(xué)院系部檔案資料管理辦法
原中工學(xué)院教學(xué)院系(部)檔案資料管理辦法
(試行)
為了加強我校教學(xué)院系(部)檔案資料的管理，維護檔案的完整與安全，更好地為教學(xué)、科研和各項管理活動提供及時有效的服務(wù)，依據(jù)《原中工學(xué)院檔案管理辦法》，結(jié)合我校實際情況，特制定本辦法。
一、基本原則
(一)根據(jù)國家教育部《普通高校檔案管理辦法》關(guān)于“高校檔案實行分級管理”的精神，我校檔案分為校級綜合檔案和院系(部)級檔案資料兩級管理。
(二)凡是教學(xué)院系(部)在教學(xué)、科研、黨政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等各種載體的文件材料，均屬院系(部)級檔案資料范疇。
(三)教學(xué)院系(部)檔案資料中，除按規(guī)定移交學(xué)校檔案部門的，其余應(yīng)歸入院系(部)級檔案。教學(xué)院系(部)檔案實行統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于學(xué)校各項工作的開發(fā)利用。
(四)院系(部)檔案資料的管理實行“三納入”，即：納入院系(部)的工作計劃;納入院系(部)的管理制度;納入院系(部)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的職責(zé)范圍。做到“四同步”，即：布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
二、領(lǐng)導(dǎo)體制及職責(zé)
(一)教學(xué)院系(部)檔案工作由教學(xué)行政管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)，同時接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。
(二)各院系(部)必須明確1名領(lǐng)導(dǎo)分管本部門的檔案工作，并配備1～2名兼職檔案員。各院系(部)兼職檔案員，應(yīng)認真做好本部門檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計、利用等工作。
分管檔案工作的院系(部)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍：
1.將檔案工作納入本院系(部)管理工作計劃，制定有關(guān)制度并認真執(zhí)行。
2.支持部門檔案工作，定期檢查、研究部門檔案工作情況，并幫助解決檔案工作中遇到的實際問題。
院系(部)兼職檔案員的職責(zé)范圍：
1.認真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案工作各項規(guī)章制度;
2.負責(zé)做好本部門的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作：
(1)統(tǒng)一管理本部門形成的全部檔案材料;
(2)負責(zé)收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計本部門的檔案資料工作;
(3)整理的案卷齊全、完整，質(zhì)量符合規(guī)范;
(4)按期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。
3.接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，參加學(xué)校檔案部門組織的有關(guān)活動;
4.會同學(xué)校綜合檔案室對本部門歸檔后的檔案進行調(diào)整、補充、復(fù)制及鑒定、銷毀工作。
三、教學(xué)院系(部)檔案資料歸檔范圍
教學(xué)院系(部)檔案資料歸檔范圍主要分為：黨群類、行政類、教學(xué)類、研究生工作類、科研類及其它工作類。具體類目見附表。
教學(xué)院系(部)其它有保存價值的材料，除了應(yīng)移交校綜合檔案室的材料外，可根據(jù)具體內(nèi)容自行劃定院系(部)保管類目。內(nèi)部行文參照學(xué)校黨字[2002]16號《原中工學(xué)院公文處理辦法(修訂)》執(zhí)行。院系(部)保存教師個人基本信息資料，可依據(jù)各教學(xué)院系(部)具體情況設(shè)置分類。
四、教學(xué)院系(部)檔案資料保管期限
除移交學(xué)校綜合檔案室的檔案材料外，各類教學(xué)院系(部)的檔案資料自產(chǎn)生之日起至少應(yīng)在本部門保存5年，設(shè)備檔案資料隨設(shè)備保存。
五、教學(xué)院系(部)檔案資料整理要求
(一)根據(jù)材料的形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系和便于利用查考的原則，同時視檔案資料的內(nèi)容、數(shù)量和載體形式等情況，對檔案資料進行系統(tǒng)整理，組成卷式或盒式;
(二)卷(盒)內(nèi)材料一律拆掉金屬物，對破損的材料應(yīng)進行修補;
(三)同類紙質(zhì)材料的紙型應(yīng)保持一致，文中密不可分的插圖、照片應(yīng)插入文字材料內(nèi);
(四)按順序編寫頁號;
(五)規(guī)范填寫卷內(nèi)文件目錄;
(六)填寫案卷標題，制作檢索工具;
(七)按規(guī)定應(yīng)移交學(xué)校綜合檔案室的案卷,需辦理移交手續(xù)。一式二份填寫移交目錄，部門和學(xué)校綜合檔案室各執(zhí)一份備查。
附表：教學(xué)院系(部)檔案資料積累范圍
附表：
教學(xué)院系(部)檔案資料積累范圍
黨群類
序號類目名稱
1總支工作計劃、總結(jié)、會議記錄、重要報告、調(diào)查材料
2總支改選工作請示、批復(fù)
3黨建工作及有關(guān)材料
4人員獎懲及有關(guān)材料
5師德師風(fēng)建設(shè)材料
6其它有保存價值的材料
行政類
1上級部門及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到院系(部)檢查工作的記錄及整改方案
2工作計劃、總結(jié)、請示、報告、批復(fù)、會議記錄
3開展各類重要學(xué)術(shù)活動和工作調(diào)研的文件材料
4與外單位簽訂的合同、協(xié)議及協(xié)作材料
5基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、大事記及重要資料
6師資建設(shè)規(guī)劃
7學(xué)校及本院系(部)各項工作規(guī)章制度
8學(xué)生二課活動材料
9畢業(yè)生合影照片
10學(xué)生思想工作、獎懲等材料
11內(nèi)部自辦的刊物、簡報
12其它有保存價值的材料
教學(xué)類
1專業(yè)綜合培養(yǎng)計劃、教學(xué)執(zhí)行計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進程表、總課表
2院(系)級學(xué)位評定委員會名冊及學(xué)位委員會會議記錄、決定、計劃、總結(jié)
3專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、實驗室建設(shè)規(guī)劃
4專業(yè)設(shè)置、專業(yè)調(diào)整的請示、報告、批復(fù)(復(fù)印件)
5畢業(yè)設(shè)計(論文)題目及成績匯總
6課程設(shè)計、畢業(yè)設(shè)計(論文)及評審意見、優(yōu)秀實習(xí)報告、總結(jié)
7教師工作量核算表及相關(guān)登記材料
8教學(xué)檢查、評估和各類教學(xué)競賽評獎材料
9修改教學(xué)執(zhí)行計劃審批單、教學(xué)日歷、典型教案
10各專業(yè)校考課程試卷樣卷、標準答案及評分標準
11學(xué)生原始成績單、期末考試試卷、期初補考試卷，試卷分析，更改學(xué)生成績申請單，系考課程評分依據(jù)
12本部門任課教師名冊、班級學(xué)生名單(各學(xué)期學(xué)籍異動后的空白名單)、各學(xué)期學(xué)籍異動資料(各類審批表及匯總表)
13各專業(yè)畢業(yè)答辯工作計劃、總結(jié)、答辯記錄
14學(xué)科競賽有關(guān)材料(通知、進程安排、試卷、結(jié)果)
15有關(guān)學(xué)科建設(shè)、實驗室建設(shè)的方案、評估材料
16實習(xí)基地建設(shè)有關(guān)材料
17聽課記錄等有關(guān)材料
18各專業(yè)教材使用一覽表，本院系(部)教師自編、主編教材、教學(xué)指導(dǎo)書、實習(xí)指導(dǎo)書樣書及獲獎情況
19教學(xué)改革方案、項目評獎材料
20實驗室任務(wù)及人員增減變動情況
21其它有保存價值的材料
研究生工作類
1學(xué)校及本院(系)研究生工作發(fā)展規(guī)劃、培養(yǎng)計劃、教學(xué)大綱、方案
2學(xué)校及本院(系)研究生學(xué)位工作、學(xué)科建設(shè)的規(guī)定、辦法、條例
3博士、碩士學(xué)位授權(quán)點、重點學(xué)科申報和管理工作請示、批復(fù)、檢查、評估材料
4本部門研究生工作計劃、總結(jié)及各類統(tǒng)計表
5院(系)級研究生學(xué)位評定委員會名冊及會議記錄、決議
6研究生導(dǎo)師名冊
7研究生培養(yǎng)工作量核算材料
8碩士學(xué)位答辯工作計劃、總結(jié)、答辯記錄、畢業(yè)審批及學(xué)位授予材料
9研究生學(xué)位論文及題目、成績匯總
10研究生教學(xué)專題會議記錄、紀要
11研究生獎懲及學(xué)籍處理有關(guān)材料
12研究生名冊
13其它有保存價值的材料
科研類
1院系(部)教職工科研項目、著作、作品及發(fā)表論文一覽
2學(xué)校及本院系(部)關(guān)于科研工作的規(guī)章制度
3教師申請專利的受理通知書、授權(quán)證書(復(fù)印件)及統(tǒng)計表
4教師科研獎勵有關(guān)材料(包括獎狀、證書復(fù)印件)
5教師科研項目和成果應(yīng)用于教學(xué)過程及學(xué)生培養(yǎng)的有關(guān)材料
6教學(xué)院系(部)學(xué)術(shù)委員會記錄、決定等材料
7其它有保存價值的材料
設(shè)備類
1開箱記錄及裝箱單
2安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單
3驗收報告及文件材料
4索賠來往函件及結(jié)果文件
5設(shè)備說明書及全套隨機文件
6使用、檢修、故障事故記錄
7重大事故的調(diào)查分析及處理意見
8技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件
注：此類特指單價在5萬元以下的儀器設(shè)備材料
